ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по обращениям граждан
1. Инструкция о ведении делопроизводства по обращениям граждан составлена в соответствии с постановлением Маджлиси Оли Республики Таджикистан от 14 декабря 1996 года № 344 "О введении в действие Закона Республики Таджикистан "Об обращениях граждан".
2. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее учреждениях), независимо от форм собственности.
3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц, которые систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих учреждениях и принимают меры к совершенствованию этой работы.
4. Все поступающие в учреждение обращения должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (приложение № 1) и в отдельном журнале (приложение № 2), в день их поступления. В обращениях должны быть указаны фамилия, имя, отчество, адрес гражданина. В противном случае такие обращения признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
При небольшом количестве (до 100 в год) поступающих обращений, их регистрация производится в журнале.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в соответствующих журналах или на регистрационно-контрольных карточках.
Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяется ГОСТом 6.38-90. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, А-177). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращения граждан.
5. Повторным обращениям граждан, при их поступлении, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка по ним.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения, истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одно и то же учреждение, учитываются под регистрационным индексом первого обращения, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-117/1, А-117/2).
6. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили обращения, по тематике вопросов, затронутых в обращениях.
7. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в учреждениях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по ним.
Обращения граждан, направленные в учреждения различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращений, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек н на обращениях в месте, установленном ГОСТом 6.38-90, проставляется штамп "контроль" или знак "К".
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица учреждения, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
8. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица учреждений. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
Краткое содержание ответа по обращениям, а также его дата и номер записываются в журнал и регистрационно-контрольную карточку. Рассмотренные обращения, вместе с относящейся к ним перепиской, хранятся в установленном порядке в архиве учреждения.
9. Руководители или, по их поручению, другие должностные лица учреждений должны систематически анализировать и обобщать обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы учреждений.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, которые оформляют в виде аналитических справок и представляют руководителям учреждений ежегодно к 15 января. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.
10. Обращения граждан должны быть возвращены, после их разрешения, должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки, для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
На каждом обращении, после окончательного решения и его исполнения, должна быть надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждений.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы, подшивать в дело запрещается. Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом 17914-72.
11. Учреждение осуществляет хранение и использование обращений в справочных и других целях.
Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей учреждений и должностных лиц, работающих с данной категорией документов. Сроки хранения документов по обращениям граждан, определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности учреждений.
Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) обращений граждан, т. е., по истечении пятилетнего срока хранения обращений, документы вновь пересматриваются и устанавливается окончательный срок их хранения или выносится решение об их выделении к уничтожению.
12. Дела, подлежащие постоянному, а также, долговременному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив учреждения через год, после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя учреждения.
По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Главным архивным управлением при Правительстве Республике Таджикистан.
13. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством Республики Таджикистан.
Приложение №1
к инструкции
о ведении делопроизводства
по обращениям граждан
ФОРМА
Регитсрационно-контрольной карточки
(указание по заполнению прилагаются)
________________________________________________________________
0229140 РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
________________________________________________________________
Корреспондент __________________________________________________
(ф.и.о.адрес,телефон)
Предыдущие обращение от № от №
Вид документа________________ на__________л.____________________
Автор, дата,индекс сопроводительного письма ____________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Дата,индекс поступления
________________________________________________________________
Краткое содержание
Ответственный исполнитель____________________________________
Резолюция
Автор Резолюции
Срок исполнения _____________________________________________
формат А5 (148х210)
_____________________________________________________________
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
________________________________________________________________
Дата передачи Исполнитель Отметка о промежу- Контрольные
на исполнение точном ответе или отметки
дополнит запросе
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Дата,индекс исполнителя (ответа)________________________________
________________________________________________________________
Адресат_________________________________________________________
Содержание______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
С контроля снял: Подпись контролера
________________________________________________________________
Дело том листы фонд
опись
дело
________________________________________________________________
________________________________________________________________
УКАЗАНИЯ
по заполнению регистрационно-контрольной карточки (РКК) Лицевая
сторона регистрационно-контрольной карточки
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или
работы, телефон заявителя или заявителей.
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих
обращений заявителя.
Вид документа - обращения, поступившие по почте или поданные при
личном приеме и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название
организации, переславшей обращение.
Дата, индекс поступления - дата поступления обращения (по почте
или на личном приеме и их регистрационные индексы).
Краткое содержание обращения.
Ответственный исполнитель - наименование организации или
структурного подразделения, отвечающего за разрешение обращения.
Резолюция - переносится с документа или записывается на личном
приеме.
Автор резолюции - должности, фамилия и инициалы руководителя,
автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или
сроками исполнения, установленными законодательством.
Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки
с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего
решение о его изменении.
В правом верхнем углу проставляется штамп "повторно" при
регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки.
Ход исполнения
Графа "Дата передачи на исполнение" -указывается дата вручения
документа непосредственному исполнителю.
Графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон
непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом
перемещении документа).
Графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе"
- адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или
запроса.
Графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии
исполнения и т. п.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс
документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с
окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого
решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или
другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля.
Подпись контролера -подпись ответственного за контроль по
обращениям.
Дело______том_________листы__________индекс дела по номенклатуре,
номер тома и листов (проставляется после завершенич и подшивки в
дело).
Фонд______опись__________дело_________представляются после сдачи
дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148х210) и А6 (105х148)
Приложение №2
к инструкции
о ведении делопроизводства
по обращениям граждан
ЖУРНАЛ
учета письменных обращений граждан
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------ҷ
|№№ |Дата |Откуда |Ф.И.О |Краткое |Куда и |Резуль-|Номер, |Отмет-|
|реги-|посту-|прибыло |заяви-|содержа-|кому |тат |дата |ка о |
|стра-|пления|№ и дата|теля |ние |пере- |прове- |ответа |повто-|
|ции | |сопрово-| |обраще- |дано на|рки |Номер |рном |
| | |дитель- | |ния |разре- |Содер- |дела в |посту-|
| | |ного | | |шение |жание |котором|плении|
| | |письма | | |Задание|ответа |хранит-| |
| | | | | |и дата |данного|ся | |
| | | | | | |заяви- |мате- | |
| | | | | | |телю |риал | |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
| | | | | | | | | |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
