Бо қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз 2 сентябри соли 1998 № 345
тасдиқ шудааст
Дастурамали коргузорӣ бо муроҷиатҳои шаҳрвандон
1. Дастуруламали коргузори бо муроҷиатҳои шаҳрвандон дар асоси қарори Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон аз 14 декабри соли 1996 № 344 ,Оид ба мавриди амал қарор додани Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи муроҷиатҳои шаҳрвандон" тартиб дода шудааст.
2. Ҳамин Дастуруламал тартиби пешбурди коргузориро аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон дар корхона, муассиса ва ташкилот (минбаъд муассиса) сарфи назар аз шакли моликият муайян мекунад.
3. Пешбурди коргузорӣ аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон аз дигар намудҳои коргузори ҷудо буда, ба зиммаи шахсони мансабдори махсуси барои ин кор таъиншуда гузошта мешавад, ки онҳо тартиби пешбурди коргузориро дар муассиҳои дахлдор мунтазам тафтиш карда, барои такмил додани ин кор чораҳо меандешанд.
4. Тамоми муроҷиатномаҳое, ки ба муассисаҳо ворид мешаванд, бояд қабул карда, ба ҳисоб гирифта, дар варақаи бақайдгирию назорати (замимаи № 1) ва дар дафтари алоҳида (замимаи № 2) дар рӯзи воридшавии онҳо ба таври марказонидашуда ба қайд гирифта шавад. Дар муроҷиатҳо бояд фамилия, ном ва номи падар, суроғаи шаҳрванд нишод дода шавад, дар акси ҳол чунин муроҷиатҳо номаълум дониста, барраси намешаванд.
Ҳангоми ворид шудани миқдори начандон зиёди муроҷиатномаҳо (соле то 100 дона) онҳо танҳо дар дафтар ба қайд гирифта мешаванд.
Лифофаи онҳо дар мавридҳое нигоҳ дошта мешаванд, ки агар фақат аз рӯи он суроғаи фиристонандаро муқаррар кардан мумкин шавад, ё агар санаи мӯҳри почта барои тасдиқ мамудани вақти фиристодан ва гирифтани муроҷиатнома, инчунии дар дигар мавридҳо зарур шуда монад.
Дар сурати шахсан қабул кардани шаҳрвандон муроҷиатҳои хаттию даҳонии онҳо низ бояд дар дафтарҳои дахлдор ё варақаҳои бақайдгирию назорати ба таври марказонидашуда қайд карда шаванд.
Шохиси (индекси) бақайдгирии муроҷиат дар мӯҳри бақайдгири нишон дода мешавад, ки ҷои гузориш ва шакли онро ГОСТ-и 6,38-90 муайян мекунад. Шохиси бақайдгири аз ҳарфи аввали фамилияи муаллиф ва рақами тартибии муроҷиати воридшуда (масалан, А-117) иборат мебошад. Шохси бақайдгирии бо дигар аломатҳое, ки батартибандози, ҷустуҷӯ, таҳлил ва эҳтиёткунии ин муроҷиатҳои шаҳрвандонро таъмин менамояд, пурра шуда метавонад.
5. Ба муроҷиатҳои такрории шаҳрвандон ҳангоми ворид шудани онҳо шохиси навбатии бақайдгири дода мешавад ва дар ҷадвали дахлдори варақаҳои бақайдгирию назорати шохиси бақайдгирии муроҷиати якум нишон дода мешавад. Дар кунҷи рости болои муроҷиати такрори ва варақаҳои бақайдгирию назорати аломати "такроран" гузошта шуда, аз рӯи он тамоми мукотибаи пештара бардошта мешавад.
Муроҷиатҳое, ки аз ҳамон як шахсе ва аз рӯи ҳамон як масъала ворид шудаанд, бояд такрори ҳисоб карда шаванд, агар аз вақти додани муроҷиати якум мӯҳлат бо қонун муқарраршудаи дида баромадани он тамом шуда, ё аризадиҳанда аз ҷавоби ба вай додашуда қаноатманд нашуда бошад.
Муроҷиатҳои ҳамон як шахс аз рӯи ҳамон як масъала, ки ба суроғаҳои гуногун фиристода шудаанд ва барои дида баромадан ба ҳамон як муассиса ворид шудаанд, дар зери шохиси бақайдгирии муроҷиати якум ба ҳисоб гирифта, рақами тартиби бо касра (масалан, А-117/1, А117/2) илова карда мешавад.
6. Миқдори нусхаҳои варақаҳои бақайдгирию назорати дар асоси зарурати таъмин намудани баҳисобгири, кори маълумотгири, назорати иҷрои супориш аз рӯи муроҷиат ва таҳлили онҳо муайян карда мешавад. Баргадонҳо (картотекаҳо) мувофиқи фамилияи аз рӯи алифбо ҷойгиршудаи шахсоне, ки аз онҳо муроҷиатномаҳо ворид, шудаанд, ва аз рӯи мавзӯи масъалаҳои дар муроҷиат ба миён гузошташуда тартиб дода мешаванд.
7. Назорати сари вақт ҳал намудани муроҷиатҳои шаҳрвандон дар муассисаҳо ба зиммаи ашхоси мансабдор гузошта мешавад, ки онҳо вазифадоранд, сари вақт, дуруст ва пурра дида баромадани муроҷиатҳо, иҷро намудани қарорҳоеро, ки аз рӯи онҳо қабул карда шудаанд, таъмин намоянд.
Муроҷиатҳои шаҳрвандоне, ки ба муассисаҳо аз ҷойҳои гуногун фиристода шуда, маълум кардани натиҷаҳои дида баромадани муроҷиатро талаб мекунанд, таҳти назорати махсус гирифта мешаванд. Дар ин маврид дар ҳамаи нусхаҳои варақаҳои бақайдгирию назорати ва муроҷиатҳо дар ҷои муқарраркардаи ГОСТ-и 6.38-90 мӯҳри "Назорат" ё аломати "Н" гузошта мешавад.
Муроҷиатҳое, ки ба онҳо ҷавоби пешаки дода мешаванд, аз назорат гирифта намешаванд. Назорат танҳо баъди баровардани қарор ва дидани ҳамаи чораҳо аз рӯи ҳалли муроҷиат ба анҷом мерасад. Қарор дар бораи аз назорат бардоштани муроҷиатҳои шаҳрвандон аз тарафи роҳбарон ва дигар ашхоси мансабдори муассисаҳое, ки барои сари вақт ва дуруст дида баромадани муроҷиатҳои шаҳрвандон масъуланд, қабул карда мешавад.
8. Ба муроҷиатҳои шаҳрвандон роҳбарон ва дигар ашхоси мансабдори ваколатдори муассисаҳо ҷавоб медиҳанд. Ҷавоб ба шакли хатти ё шифоҳи дода мешавад. Дар сурати додани ҷавоби шифоҳи ба варақаи бақайдгирию назорати қайди дахлдор гузошта мешавад.
Шохиси ҷавоб аз шохиси бақайдгири ва рақами парванда (аз рӯи феҳраст) иборат буда, ба он мукотиба аз рӯи ҳамин масъала дӯхта мешавад.
Муроҷиатҳои шаҳрвандон ҳамон вақт ҳалшуда ҳисоб меёбанд, ки агар ҳамаи масъалаҳои дар онҳо ба миён гузошташуда барраси шуда, аз рӯи онҳо чораҳои зарури дида ва мувофиқи қонунҳои амалкунанда ҷавобҳои пурра дода шуда бошанд.
Мазмуни мухтасари ҷавоб аз рӯи муроҷиат, инчунин сана ва рақами он дар дафтар ва варақаҳои бақайдгирию назорати навишта мешавад. Муроҷиатҳои баррасишуда якҷоя бо мукотибаи ба онҳо тааллуқдошта, аз рӯи тартиби муқарраршуда дар бойгонии муассиса нигоҳ дошта мешавад.
9. Роҳбарон ва ё бо супориши онҳо ашхоси дигари мансабдори муассисаҳо муроҷиатҳои шаҳрвандон ва мулоҳизаҳои амалии дар онҳо баёнёфтаро ба мақсади сари вақт ошкор ва бартараф намудани вайронкунии ҳуқуқу манфиатҳои бо қонун муҳофизатшавандаи шаҳрвандон, инчунин такмил додани кори муассисаҳо мунтазам таҳлил ва ҷамъбаст менамоянд.
Маводҳоро барои таҳлил ва ҷамъбаст ашхоси мансабдори пешбарандаи коргузори аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон тайёр мекунанд ва онҳоро дар шакли маълумотномаҳои таҳлили ба расмият дароварда, ба роҳбарони муассисаҳо ҳар сол то 15 январ пешниҳод менамоянд. Маълумотномаҳои таҳлили аз рӯи масъалаҳои ҷори ба қадри зарурат тартиб дода мешаванд.
10. Муроҷиатҳои шаҳрвандон бояд баъди ҳалли онҳо ба ашхоси мансабдоре, ки аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон коргузориро пеш мебаранд, бо ҳамаи маводи ба онҳо тааллуқдошта ва нусхаи варақаи бақайдгирию назорати барои ба таври мутамарказ тартиб додани парванда ва баргадон баргардонда шаванд. Тартиб додан ва дар дасти иҷрокунанда нигоҳ доштани парвандаҳо манъ карда мешавад.
Ҳар як муроҷиат баъди ҳалли ниҳои ва иҷрои он бояд навиштаҷоти "ба парванда" дошта, он аз тарафи шахси мансабдори ин қарорро қабулкарда шахсан имзо карда шавад.
Муроҷиати шаҳрвандон, нусхаҳои ҷавобҳои вобаста ба ҳалли онҳо, инчунин ҳуҷҷатҳои оид ба қабули шахсии шаҳрвандон дар парванда мувофиқи феҳрасти тасдиқшудаи парвандаҳои муассисаҳо ба тартиб андохта мешаванд.
Ҳуҷҷатҳо дар ин парвандаҳо аз рӯи тартиби хронологи ё алифбои ҷойгир кунонида мешаванд. Ҳар як муроҷиат ва ҳамаи ҳуҷҷатҳои вобаста ба ҳалли он дар парванда гурӯҳи мустақилро ташкил менамоянд. Дар мавриди гирифтани муроҷиати такрори ё пайдо шудани ҳуҷҷатҳои иловаги онҳо ба ҳамин гурӯҳи ҳуҷҷатҳо дӯхта мешаванд.
Ҳангоми ба тартиб андохтани парвандаҳо дурустии дар парванда ҷой додани ҳуҷҷатҳо, пуррагии онҳо (дараҷаи ҷиҳозонида шуданашон) тафтиш карда мешавад. Муроҷиатҳои ҳалнашудаи шаҳрвандон, инчунин ҳуҷҷатҳои нодуруст ба тартиб андохташударо ба парванда дӯхтан манъ аст. Муқоваи парванда бояд мувофиқи ГОСТ-и 17914-72 тартиб дода шавад.
11. Муассиса муроҷиатҳоро нигоҳ дошта, ҳамчун маълумотнома ва мақсадҳои дигар истифода мебарад.
Масъулият барои нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳои шаҳрвандон ба зиммаи роҳбарони муассисаҳо ва ашхоси мансабдори бо ҳамин категорияи ҳуҷҷатҳо коркунанда гузошта мешавад. Мӯҳлатҳои нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳои оид ба муроҷиатҳои шаҳрвандон мувофиқи тартиби муқарраршудаи рӯйхатҳои тасдиқшудаи ҳуҷҷатҳое, ки дар фаъолияти муассисаҳо ба вуҷуд меояд, муайян карда мешаванд.
Чун қоида, мӯҳлати панҷсолаи нигоҳ доштани муроҷиати шаҳрвандон аз тарафи ҲТМ (ҳайати тафтишотию муоинави) муайян карда мешавад, яъне пас аз хатми мӯҳлати панҷсолаи нигоҳ доштани муроҷиатҳо, ҳуҷҷатҳо аз нав барраси шуда, мӯҳлати ниҳоии нигоҳдории онҳо муайян карда мешавад, ё қарор дар бораи несткунии онҳо бароварда мешавад.
12. Парвандаҳое, ки доими, инчунин дарозмуддат (бештар аз 10 сол) нигоҳ дошта мешаванд, ба бойгонии муассиса баъди як соли анҷом ёфтани коргузории онҳо супорида мешаванд. Парвандаҳое, ки муваққатан (10 сол) нигоҳ дошта мешаванд, бо салоҳдиди роҳбари муассиса ба бойгони супорида мешаванд.
Баробари тамом шудани мӯҳлатҳои муқарраршудаи нигоҳдории ҳуҷҷатҳо аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон мувофиқи тартиби муқарраркардаи Идораи кулли бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон бояд нест карда шаванд.
13. Амали ҳамин Дастуруламал ба пешбурди коргузори аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон, ки тартиби дида баррмадани онҳо бо қонунҳои мурофиаи ҷинояти ва мурофиаи маҳалли Ҷумҳурии Тоҷикистон муқаррар карда шудааст, ҷори намегардад.
Заминаи № 1
ба Дастуруламали коргузорӣ
бо муроҷиатҳои шаҳрвандон
Намунаи варақаи бақайдгирию назорати (дастур барои пуркуни илова шудааст)
0229140 варақаи бақайдгирию назорати
Мухбир __________________________________________________________ (фамилия, ном ва номи падар, суроға, телефон)
_________________________________________________________________
Муроҷиати пештара № ___________________ аз № ____________________
Навъи ҳуҷҷат дар варақ __________________________________________
Муаллиф, сана, шохиси мактуби иловаги
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Сана, шохиси воридшави
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Мазмуни мухтасар ________________________________________________
Иҷрокунандаи масъул _____________________________________________
Амри хатти
Муаллифи амри хатти
Мухлати иҷро ____________________________________________________ андозаи А5 (148Х210)
_________________________________________________________________ Ҷараёни иҷро
_________________________________________________________________
Санаи ба иҷро додан Иҷрокунанда Қайд дар бораи ҷавоби Қайдҳои
пешаки ё пурсиши пешаки
иловаги
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Сана, шохиси иҷро (ҷавоб) _______________________________________
_________________________________________________________________
Гиранда _________________________________________________________
Мазмун __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Аз назорат гирифта шуд Имзои назоратчи
Парвандаи Ҷилди Варақаи Хазинаи
Рӯйхати
Парванда
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
ДАСТУР БАРОИ ПУР КАРДАНИ ВАРАҚАИ БАҚАЙДГИРИЮ НАЗОРАТИ (ВБН)
Тарафи рӯи варақаи бақайдгирию назоратӣ
Мухбир - фамилия, ном, номи падар, ҷои истиқомат ё кор, телефони муроҷиаткунанда.
Муроҷиати пештара - сана ва шохиси бақайдгирии муроҷиатҳои пештараи муроҷиаткунанда.
Намуди ҳуҷҷат - муроҷиат, ки ба воситаи почта дохил гардидааст, ё ҳангоми қабули шахси дода шудааст ва миқдори варақаҳои он.
Муаллиф, сана, шохиси мактуби иловаги - номи ташкилоте, ки муроҷиатро фиристодааст.
Сана, шохиси воридшави - санаи воридшавии муроҷиат (ба воситаи почта ё ҳангоми қабули шахси ва шохиси бақайдгирии онҳо).
Мазмуни мухтасари муроҷиат.
Иҷрокунандаи масъул - номи ташкилот ё воҳиди сохторие, ки барои ҳалли муроҷиат масъул мебошад.
Амри хатти (резолютсия) - аз ҳуҷҷат кӯчонда мешавад ё ҳангоми қабули шахси навишта мешавад.
Муллифи амри хатти - вазифа, фамилия, ном ва номи падари роҳбар, муаллифи амри хаттии аввала.
Мӯҳлати иҷро - мувофиқи амри хатти ё мӯҳлатҳои иҷрои бо қонунҳо муқарраршуда нишон дода мешавад.
Қайд дар бораи тағйир додани мӯҳлат дар хатти ояндаи сатр бо нишон додани мӯҳлати нав, вазифа ва фамилияи роҳбаре, ки дар бораи тағйир додани он қарор қабул кардааст, гузошта мешавад.
Дар кунҷи рости боло ҳангоми бақайдгирии муроҷиатҳои такрори мӯҳри "такрори" гузошта мешавад.
Тарафи ақиби варақаҳои бақайдгирию назорати Ҷараёни иҷро
Сутуни "Санаи додан барои иҷро" - санаи супоридани ҳуҷҷат ба иҷрокунандаи бевосита нишон дода мешавад.
Сутуни "иҷрокунанда" - фамилия, ном ва номи падар, телефони иҷрокунандаи бевосита (сутунҳо ҳар дафъа ҳангоми ҳаракати ҳуҷҷат пур карда мешаванд).
Сутуни "Қайд дар бораи ҷавоби пешаки ё пурсиши иловаги"гиранда, сана, шохис, мазмуни мухтасари ҷавоби пешаки ё пурсиш.
Сутуни "Қайди тафтиши" - қайд дар бораи хотиррасонкунии вазъияти иҷро ва ғайра.
Сана, шохиси иҷро - сана ва шохиси бақайдгирии ҳуҷҷате, ки аз рӯи онҳо қарори охирин қабул карда шудааст.
Гиранда - ҳамаи гирандаҳое, ки ба онҳо ҳуҷҷатҳо бо қарорҳои охирин фиристода шудаанд, нишон дода мешаванд.
Мазмун - сарлавҳаи ҳуҷҷати асоси бо нишон додани "қарори қабулкардашуда (қонеъ гардонда шуд, рад карда шуд, фаҳмонда дода шуд).
Аз назорат гирифт - вазифа, фамилия, ном ва номи падари роҳбар ё шахси дигари мансабдоре, ки дар бораи аз назорат гирифтани муроҷиат қарор қабул кардааст.
Имзои назоратчи - имзои шахси масъул барои назорат аз рӯи муроҷиатҳо.
Парвандаи _________________, ҷилди ______________, варақи _____________, шохиси парванда аз рӯи феҳраст, рақами ҷилд ва варақаҳо (баъди ҳалли масъала ва ба парванда дӯхтан гузошта мешавад).
Хазинаи рӯйхати парвандаи баъди ба бойгони супоридани парванда гузошта мешавад.
Тавсия дода мешавад, ки андозаи варақаҳо А5 (148Х210) ва А6 (105Х148) бошад.
Эзоҳ: Дар мавриди истифода бурдани техникаи электронию ҳисоббарори ҳангоми ташкили коргузори аз рӯи муроҷиатҳои шаҳрвандон варақаҳои бақайдгирию назоратиеро истифода бурдан мумкин аст, ки онҳо нишондиҳандаҳои пай дар ҳам ҷойгиршудаи дар боло зикр гардидаро, барои татбиқи воситаҳои техникаи ҳисоббарори муносибанд, дар бар мегиранд.
Замимаи № 2
ба Дастуруламали коргузорӣ
бо муроҷиатҳои шаҳрвандон
ДАФТАРИ БАҲИСБОГИРИИ МУРОҶИАТҲОИ ХАТТИИ ШАҲРВАНДОН
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------ҷ
|Рақами |Санаи |Аз кучо|Фамилия,|Мазмуни| Ба |Натичаи|Ракам, |Кайд |
|бақайд-|ворид-|омад ва|ном, ва |мухта- |кучо |тафтиш.|санаи |дар |
|гири |шави |санаи |номи |сари |ва ба|Мазмуни|чавоб, |бораи |
| | |мактуби|падари |муро- |ки |чавоби |раками |ворид-|
| | |иловаги|муро- |чиат |барои|ба му- |парван-|шавии |
| | | |чиатку- | |хал |рочиат-|дае, ки|такро-|
| | | |нанда ва| |дода |кунанда|дар он |ри |
| | | |сурогаи | |шуд |дода- |мавод | |
| | | |он | | |шуда |нигох | |
| | | | | | | |дошта | |
| | | | | | | |меша- | |
| | | | | | | |вад | |
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
+-------+------+-------+--------+-------+-----+-------+-------+------+
ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по обращениям граждан
1. Инструкция о ведении делопроизводства по обращениям граждан составлена в соответствии с постановлением Маджлиси Оли Республики Таджикистан от 14 декабря 1996 года № 344 "О введении в действие Закона Республики Таджикистан "Об обращениях граждан".
2. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее учреждениях), независимо от форм собственности.
3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц, которые систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих учреждениях и принимают меры к совершенствованию этой работы.
4. Все поступающие в учреждение обращения должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (приложение № 1) и в отдельном журнале (приложение № 2), в день их поступления. В обращениях должны быть указаны фамилия, имя, отчество, адрес гражданина. В противном случае такие обращения признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
При небольшом количестве (до 100 в год) поступающих обращений, их регистрация производится в журнале.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в соответствующих журналах или на регистрационно-контрольных карточках.
Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяется ГОСТом 6.38-90. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, А-177). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращения граждан.
5. Повторным обращениям граждан, при их поступлении, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка по ним.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения, истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одно и то же учреждение, учитываются под регистрационным индексом первого обращения, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-117/1, А-117/2).
6. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили обращения, по тематике вопросов, затронутых в обращениях.
7. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в учреждениях возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по ним.
Обращения граждан, направленные в учреждения различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращений, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек н на обращениях в месте, установленном ГОСТом 6.38-90, проставляется штамп "контроль" или знак "К".
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица учреждения, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
8. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица учреждений. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
Краткое содержание ответа по обращениям, а также его дата и номер записываются в журнал и регистрационно-контрольную карточку. Рассмотренные обращения, вместе с относящейся к ним перепиской, хранятся в установленном порядке в архиве учреждения.
9. Руководители или, по их поручению, другие должностные лица учреждений должны систематически анализировать и обобщать обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы учреждений.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, которые оформляют в виде аналитических справок и представляют руководителям учреждений ежегодно к 15 января. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.
10. Обращения граждан должны быть возвращены, после их разрешения, должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки, для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается.
На каждом обращении, после окончательного решения и его исполнения, должна быть надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждений.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы, подшивать в дело запрещается. Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом 17914-72.
11. Учреждение осуществляет хранение и использование обращений в справочных и других целях.
Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей учреждений и должностных лиц, работающих с данной категорией документов. Сроки хранения документов по обращениям граждан, определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности учреждений.
Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) обращений граждан, т. е., по истечении пятилетнего срока хранения обращений, документы вновь пересматриваются и устанавливается окончательный срок их хранения или выносится решение об их выделении к уничтожению.
12. Дела, подлежащие постоянному, а также, долговременному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив учреждения через год, после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя учреждения.
По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Главным архивным управлением при Правительстве Республике Таджикистан.
13. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным и гражданско-процессуальным законодательством Республики Таджикистан.
Приложение №1
к инструкции
о ведении делопроизводства
по обращениям граждан
ФОРМА
Регитсрационно-контрольной карточки
(указание по заполнению прилагаются)
________________________________________________________________
0229140 РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
________________________________________________________________
Корреспондент __________________________________________________
(ф.и.о.адрес,телефон)
Предыдущие обращение от № от №
Вид документа________________ на__________л.____________________
Автор, дата,индекс сопроводительного письма ____________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Дата,индекс поступления
________________________________________________________________
Краткое содержание
Ответственный исполнитель____________________________________
Резолюция
Автор Резолюции
Срок исполнения _____________________________________________
формат А5 (148х210)
_____________________________________________________________
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
________________________________________________________________
Дата передачи Исполнитель Отметка о промежу- Контрольные
на исполнение точном ответе или отметки
дополнит запросе
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Дата,индекс исполнителя (ответа)________________________________
________________________________________________________________
Адресат_________________________________________________________
Содержание______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
С контроля снял: Подпись контролера
________________________________________________________________
Дело том листы фонд
опись
дело
________________________________________________________________
________________________________________________________________
УКАЗАНИЯ
по заполнению регистрационно-контрольной карточки (РКК) Лицевая
сторона регистрационно-контрольной карточки
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или
работы, телефон заявителя или заявителей.
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих
обращений заявителя.
Вид документа - обращения, поступившие по почте или поданные при
личном приеме и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название
организации, переславшей обращение.
Дата, индекс поступления - дата поступления обращения (по почте
или на личном приеме и их регистрационные индексы).
Краткое содержание обращения.
Ответственный исполнитель - наименование организации или
структурного подразделения, отвечающего за разрешение обращения.
Резолюция - переносится с документа или записывается на личном
приеме.
Автор резолюции - должности, фамилия и инициалы руководителя,
автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или
сроками исполнения, установленными законодательством.
Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки
с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего
решение о его изменении.
В правом верхнем углу проставляется штамп "повторно" при
регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки.
Ход исполнения
Графа "Дата передачи на исполнение" -указывается дата вручения
документа непосредственному исполнителю.
Графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон
непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом
перемещении документа).
Графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе"
- адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или
запроса.
Графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии
исполнения и т. п.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс
документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с
окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого
решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или
другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля.
Подпись контролера -подпись ответственного за контроль по
обращениям.
Дело______том_________листы__________индекс дела по номенклатуре,
номер тома и листов (проставляется после завершенич и подшивки в
дело).
Фонд______опись__________дело_________представляются после сдачи
дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148х210) и А6 (105х148)
Приложение №2
к инструкции
о ведении делопроизводства
по обращениям граждан
ЖУРНАЛ
учета письменных обращений граждан
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------ҷ
|№№ |Дата |Откуда |Ф.И.О |Краткое |Куда и |Резуль-|Номер, |Отмет-|
|реги-|посту-|прибыло |заяви-|содержа-|кому |тат |дата |ка о |
|стра-|пления|№ и дата|теля |ние |пере- |прове- |ответа |повто-|
|ции | |сопрово-| |обраще- |дано на|рки |Номер |рном |
| | |дитель- | |ния |разре- |Содер- |дела в |посту-|
| | |ного | | |шение |жание |котором|плении|
| | |письма | | |Задание|ответа |хранит-| |
| | | | | |и дата |данного|ся | |
| | | | | | |заяви- |мате- | |
| | | | | | |телю |риал | |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
| | | | | | | | | |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
+-----+------+--------+------+--------+-------+-------+-------+------+
