Правила организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета

1. Общие положения

1. Настоящие Правила организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета (далее - Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Таджикистан "О персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования" и "Об обязательном пенсионном страховании" и устанавливают единые требования к организации хранения, обеспечения сохранности, комплектования, описания, учета, использования и уничтожения документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования.

2. В целях своевременного приема документов персонифицированного учета от низовых структурных подразделений страховщика, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами создаются архивы документов персонифицированного учета.

3. Архив документов персонифицированного учета создается как структурное подразделение в составе территориального Регионального центра персонифицированного учета, осуществляющего прием и хранение документов персонифицированного учета с целью их дальнейшего использования в процессе назначения и выплаты страховых пенсий.

4. Страховщик обеспечивает архив документов персонифицированного учета необходимым помещением и оборудованием в соответствии с настоящими Правилами.

5. Численность и квалификация специалистов архива документы персонифицированного учета определяется, исходя из объёма и сложности выполняемых работ в переделах установленной численности и фонда оплаты труда.

6. Формы учетных и иных документов архива документов персонифицированного учета, упоминаемые в настоящих Правилах, устанавливаются страховщиком.

7. Должностные лица страховщика несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

2. Основные понятия

8. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

- архив документов персонифицированного учета - структурное подразделение страховщика, осуществляющее прием, комплектование и хранение документов, образовавшихся в результате ведения персонифицированного учета;

- документы персонифицированного учета - документы, содержащие персональные сведения о застрахованных лицах и страхователях, сформированных на основании первичных документов персонифицированного учета или индивидуальных лицевых счетов;

- застрахованное лицо - физическое лицо, в пользу которого осуществляется обязательное пенсионное страхование в соответствии с законодательством Республики Таджикистан;

- картонирование - способ хранения архивных документов, обеспечивающий их сохранность и защиту от вредного воздействия окружающей среды;

- конфиденциальные документы - документы, не подлежащие огласке и разглашению;

- нормативно-справочный аппарат - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации;

- первичные документы персонифицированного учета - документы, сформированные на основе паспортных данных, данных бухгалтерского учета или организационно-распорядительской документации, подтверждающие достоверность и полноту сведений о застрахованных лицах, их заработке и других доходах, социальных выплатах, страховом стаже и семейном положении;

- персонифицированный учет - метод сбора, обработки и хранения сведений, необходимых для назначения пенсий в системе обязательного пенсионного страхования;

- страховое учреждение (страховщик) - уполномоченный государственный орган, осуществляющий персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования;

- страхователь - физическое и юридическое лицо, которое в соответствии с законодательством Республики Таджикистан выплачивает взносы на обязательное пенсионное страхование;

- топографирование - рациональное размещение и закрепление места хранения документов в хранилище в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск;

- топографический указатель - совокупность признаков, упорядоченных по алфавитному, систематическому, хронологическому, нумерационному или какому-либо другому признаку описаний, характеризующих местонахождение документа персонифицированного учета;

- фонд пользования - совокупность копий документов, хранящихся в архиве документов персонифицированного учета;

- хранилище - помещение, предназначенное для хранения документов персонифицированного учета и оборудованное соответствующими средствами хранения и поиска;

- электронный документ персонифицированного учета - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

3. Основные задачи и функции архива документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

9. Основными задачами архива документов персонифицированного учета являются:

- комплектование архива первичными документами персонифицированного учета, предусмотренные нормативными актами и документами, регулирующими порядок организации и ведения персонифицированного учёта о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования;

- организация учёта и обеспечение сохранности первичных документов персонифицированного учёта, принятых на хранение;

- соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в первичных документах персонифицированного учёта, хранящихся в архиве;

- организация использования документов персонифицированного учета;

- создание автоматизированной базы данных по документам архива и системы поиска документов персонифицированного учёта.

10. Архив документов персонифицированного учета в целях выполнения возложенных на него задач осуществляет следующие функции:

- учитывает, комплектует и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов персонифицированного учёта;

- осуществляют прием электронных документов персонифицированного учета, обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на постоянное или долговременное хранение;

- обеспечивает топографирование и картонирование принятых на хранение документов персонифицированного учёта;

- обеспечивает использование документов персонифицированного учёта в практической деятельности при назначении и выплате пенсий и пособий;

- обеспечивает конфиденциальность сведений документов персонифицированного учёта, принятых на хранение;

- осуществляет подготовку и выдачу документов застрахованным лицам по их заявлениям в соответствии с действующим законодательством Республики Таджикистан;

- осуществляет подготовку документов персонифицированного учёта к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

- организует работу по составлению номенклатуры дел для низовых структурных подразделений страховщика;

- участвует в разработке номенклатур дел, положений, рекомендаций и инструкций по архивному делу и организации документов в делопроизводстве низовых структурных подразделений страховщика;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива документов персонифицированного учета;

- проводит экспертизу ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по уничтожению документов персонифицированного учета;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в низовых структурных подразделениях страховщика - источниках комплектования;

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений страховщика, осуществляет использование документов по запросам страхователей и застрахованных лиц, ведет учет и анализ использования документов, хранящихся в архиве документов персонифицированного учета;

- оказывает методическую и практическую помощь низовым структурным подразделениям страховщика в работе с документами персонифицированного учета.

4. Права архива документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

11. В целях выполнения задач и функций архиву документов персонифицированного учета предоставляется право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений страховщика материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на архив документов персонифицированного учета, требовать своевременного представления всех необходимых документов и материалов;

- возвращать исполнителям в низовые структурные подразделения страховщика для доработки документов персонифицированного учета, оформленные с нарушением утверждённых нормативно правовых документов;

- осуществлять контроль соблюдения установленного порядка приёма-сдачи документов персонифицированного учета, правила работы с документами персонифицированного учета в низовых структурных подразделениях страховщика;

- получать от структурных подразделений страховщика правильно оформленные запрашиваемые документы;

- требовать обеспечения условий для надлежащего хранения и сохранности документов персонифицированного учета;

- ограничивать доступ в архив документов персонифицированного учета лиц, указанных в Перечне лиц, имеющих право доступа в архив документов персонифицированного учета, определенном руководством страховщика;

- требовать от низовых структурных подразделений страховщика своевременной передачи в архив документов персонифицированного учета документов в упорядоченном состоянии;

- принимать меры по привлечению к административной (уголовной) ответственности лиц, виновных в потере, утечке или хищении документов персонифицированного учета (электронных и бумажных форм документов, отчётов, баз данных и т.п.);

- требовать от должностных лиц устранения нарушений, допущенных при обработке документов персонифицированного учета;

- вносить предложения своему непосредственному руководителю по вопросам, направленным на улучшение работы архива документов персонифицированного учета;

- участвовать в определении потребности в оборудовании для хранения документов персонифицированного учета;

- принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению и организации хранения документов персонифицированного учета.

5. Ответственность архива документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

12. Архив документов персонифицированного учета совместно с руководителем Регионального центра персонифицированного учета несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов персонифицированного учета;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов персонифицированного учета;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов персонифицированного учета, документов по личному составу страхователей, при реорганизации, ликвидации или изменении формы собственности страхователей;

- нарушение правил использования документов персонифицированного учета и доступа пользователей к ним, установленных законодательством Республики Таджикистан.

13. Виновные в нарушении режима доступа к документов персонифицированного учета или нарушениях требований по обеспечению конфиденциальности информации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Таджикистан.

6. Организация комплектования архива документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

§ 1. Комплектование архива документов персонифицированного учета

14. Комплектование архива документов персонифицированного учета-это систематическое пополнение архива документами персонифицированного учета первичными и электронными документами персонифицированного учета, а также документами структурных подразделений страховщика, страхователей и застрахованных лиц, являющихся источниками комплектования архива документов персонифицированного учета.

15. Комплектование архива документов персонифицированного учета включает:

- определение источников комплектования архива документов персонифицированного учета;

- определение состава документов, подлежащих приему в архив документов персонифицированного учета;

- организация передачи документов в архив документов персонифицированного учета.

§ 2. Источники комплектования архива документов персонифицированного учета

16. Основными источниками комплектования архива документов персонифицированного учета являются:

- структурные подразделения страховщика;

- страхователи;

- застрахованные лица;

- другие   государственные   органы   (Налоговый   комитет    при Правительстве  Республики  Таджикистан,  Министерство  иностранных дел Республики  Таджикистан,  Министерство  здравоохранения  и  социальной защиты   населения   Республики   Таджикистан,   отделы  записи  актов гражданского состояния (ЗАГС), Агентство труда и занятости населения и Миграционная служба Министерства труда, миграции и занятости населения Республики  Таджикистан   и   т.   д.)   (в   редакции   постановления Правительства РТ от 05.11.2014г.№709) .

17. Состав документов, подлежащих передаче в архив документов персонифицированного учета.

18. Архив документов персонифицированного учета в соответствии с положением о нем комплектуется первичными документов персонифицированного учета, а также документами, необходимыми для назначения и выплаты пенсий и пособий.

19. В архив документов персонифицированного учета передаются документы страхователей-предшественников, документы реорганизованных и ликвидированных страхователей, умерших застрахованных лиц и пенсионеров.

20. Электронные документы персонифицированного учета передаются в архив документов персонифицированного учета на хранение в составе фондов низовых структурных подразделений - источников комплектования архивов документов персонифицированного учета.

§ 3. Составление и оформление описей первичных документов персонифицированного учета

21. Для обеспечения комплектования архива документов персонифицированного учета на все первичные документов персонифицированного учета низовым структурным подразделением страховщика составляются архивная опись. Архивная опись (далееопись)- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно и представляют собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

22. В каждом низовом структурном подразделении страховщика описи составляются ежеквартально под непосредственным методическим руководством архива документов персонифицированного учета. По этим описям первичные документы персонифицированного учета передаются в архив документов персонифицированного учета. Описи первичных документов персонифицированного учета низового структурного подразделения страховщика составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив документов персонифицированного учета.

§ 4. Порядок передачи документов персонифицированного учета в архив документов персонифицированного учета

23. Низовыми структурными подразделениями страховщика все первичные документов персонифицированного учета передаются в архив документов персонифицированного учета не позднее чем через один месяц после их приема и обработки.

24. Передача документов персонифицированного учета в архив документов персонифицированного учета осуществляется по графику, составленному архивом документов персонифицированного учета, согласованному с руководителями низовых структурных подразделений страховщика и утвержденному руководителем территориального Регионального центра персонифицированного учета страховщика.

25. При передаче документов персонифицированного учета низовым структурным подразделением в архив документов персонифицированного учета сотрудником архива документов персонифицированного учета предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении документов персонифицированного учета низовое структурное подразделение страховщика обязано устранить. При обнаружении отсутствия документов персонифицированного учета составляется соответствующая справка.

26. Прием документов персонифицированного учета по каждому страхователю производится лицом, ответственным за архив документов персонифицированного учета (специальным сотрудником) в присутствии работника низового структурного подразделения страховщика. При этом на обоих экземплярах описи против каждого документа персонифицированного учета, включенного в нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых документов персонифицированного учета в архив документов персонифицированного учета, номера отсутствующих документов персонифицированного учета, дата приема-передачи документов персонифицированного учета, а также подписи ответственного за архив документов персонифицированного учета (сотрудника архива документов персонифицированного учета) и лица, передавшего документ персонифицированного учета.

27. Первичные документы персонифицированного учета доставляются в архив документов персонифицированного учета работниками низовых структурных подразделений страховщика.

§ 5. Порядок передачи электронных документов персонифицированного учета в архив документов персонифицированного учета

28. Подготовка электронных документов персонифицированного учета к передаче в архив документов персонифицированного учета состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив документов персонифицированного учета;

- запись электронных документов персонифицированного учета на носители информации;

- проверка качества записи;

- описание электронных документов персонифицированного учета;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов персонифицированного учета постоянного хранения:

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

29. Сопроводительная документация электронных документов персонифицированного учета должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных, сайтов и т.п.), объем документа (для базы данных также количество записей).

30. При приеме электронных документов персонифицированного учета на хранение в архив документов персонифицированного учета учитываются следующие факторы:

- ограничения на прием электронных документов персонифицированного учета;

- завершенность процесса создания электронных документов персонифицированного учета;

- стоимость возможного перевода электронных документов персонифицированного учета в другой формат при приеме в архив документов персонифицированного учета;

- наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов персонифицированного учета;

- наличие необходимой сопроводительной документации;

- соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов персонифицированного учета;

- затраты на обеспечение хранения.

§ 6. Требования к оформлению документов персонифицированного учета, принимаемых в архив документов персонифицированного учета

31. Оформление документов персонифицированного учета проводится работниками архива документов персонифицированного учета или другими структурными подразделениями страховщика, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива документов персонифицированного учета.

32. Оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия страхователя, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

7. Организация учета в архиве документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

33. Учет первичных документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

34. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов персонифицированного учета в единицах учета.

35. Учет первичных документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля наличия.

36. Учету подлежат все хранящиеся первичные документов персонифицированного учета, а также копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

37. Учет производится путем присвоения архивным документам персонифицированного учета учетных номеров, являющихся частью архивного шифра, наносимого на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

38. Номер архивного фонда присваивается архивом документов персонифицированного учета после оформления первого поступления первичных документов персонифицированного учета от низового структурного подразделения страховщика.

§ 1. Порядок ведения основных учетных документов в архиве документов персонифицированного учета

39. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

а) при поступлении документов в архив документов персонифицированного учета:

- сдаточные описи структурных подразделений страховщика;

- номенклатура дел низового структурного подразделения страховщика с оформленной итоговой записью о количестве принятых и сданных документов персонифицированного учета;

- акт приема-передачи документов из другого архива документов персонифицированного учета, от страхователя или застрахованного лица.

б) при выбытии документов из архива документов персонифицированного учета:

- акт приема-передачи документов в архив документов персонифицированного учета или архив документов персонифицированного учета другого территориального Регионального Центра персонифицированного учета;

- акт возврата документов исполнителю;

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акт о необнаруженных документах, пути розыска которых исчерпаны;

- акт о неисправимых повреждениях документов.

40. По результатам выполнения внутри архивных работ (составления сводных описей, описания документов персонифицированного учета, составления описей и документов, фонда пользования, проверки наличия и состояния документов персонифицированного учета, выверки учетных документов) оформляются:

- сводная опись дел;

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

§ 2. Книга учета поступления и выбытия документов персонифицированного учета

41. Книга учета поступления и выбытия документов персонифицированного учета предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве документов персонифицированного учета, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в другой архив документов персонифицированного учета. Книга учета поступления и выбытия документов персонифицированного учета служит основой для составления листов фондов, паспорта архива документов персонифицированного учета.

42. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов персонифицированного учета нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета, хранящем один фонд, ведется по листу фонда. Архив документов персонифицированного учета может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов персонифицированного учета самостоятельно поступление или выбытие первичных документов персонифицированного учета каждого низового структурного подразделения страховщика.

43. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов персонифицированного учета подводится итог количества поступивших и выбывших за год первичных документов персонифицированного учета (дел).

§ 3. Ведение учетных баз данных

44.Учетные базы данных (БД) ведутся для:

- составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

- подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

- оперативного представления сведений о наличии в архиве документов персонифицированного учета документов за определенный период времени.

45. Учетные базы данных заполняются на основе учетных документов архива документов персонифицированного учета. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения базы данных.

46. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

47. В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной базы данных по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную базы данных.

8. Организация хранения документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

§ 1. Система мер обеспечения сохранности документов персонифицированного учета

48. Организация хранения документов персонифицированного учетасистема мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойствам и внешних признаков документов персонифицированного учета, подвергшихся повреждению или разрушению.

49. Для обеспечения сохранности первичных документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов персонифицированного учета (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения первичных документов персонифицированного учета (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

50. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность первичных документов персонифицированного учета и контроль их физического состояния при поступлении первичных документов персонифицированного учета в архив документов персонифицированного учета, при их хранении и передаче на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава первичных документов персонифицированного учета.

§ 2. Требования к зданиям и помещениям архива документов персонифицированного учета

51. Архив документов персонифицированного учета размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов документов персонифицированного учета должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий страховщика.

52. При отсутствии специального помещения для архива документов персонифицированного учета выделяется приспособленное помещение в административном здании структурного подразделения страховщика. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

53. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

54. К помещениям основного назначения архива документов персонифицированного учета относятся:

- хранилища для хранения документов персонифицированного учета;

- помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов персонифицированного учета и вспомогательных работ с ними;

- помещения для использования документов персонифицированного учета (читальный зал);

- помещения для уничтожения документов персонифицированного учета;

- рабочие комнаты сотрудников архива документов персонифицированного учета.

55. Допускается многофункциональность отдельных помещений с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

56. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-х кратный воздухообмен в час.

57. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки -герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

58. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

59. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов персонифицированного учета.

§ 3. Режимы хранения документов персонифицированного учета

60. Документы персонифицированного учета должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату.

§ 4. Световой режим

61. Постоянное хранение первичных документов персонифицированного учета должно осуществляться в темноте. Все виды работ с первичными документов персонифицированного учета должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

62. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

63. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты первичных документов персонифицированного учета применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

64. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

65. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах -100 лк (люкс).

§ 5. Температурно-влажностный режим

66. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов первичных документов персонифицированного учета: для бумажных документовтемпература 17 - 19 шС, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 шС и 5065 %.

67. Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

68. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

69 Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

§ 6. Санитарно-гигиенический режим

70. Помещения архива документов персонифицированного учета должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

71. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

72. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

73. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

74. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2 %-ный формалин, 5 %-ный катамин АБ и т.п.).

75. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

76. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

77. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

§ 7. Охранный режим

78. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива документов персонифицированного учета в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации и видеонаблюдения, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива документов персонифицированного учета оборудуют охранной сигнализацией, внерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют начальник Регионального центра персонифицированного учёта и работник данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива документов персонифицированного учета осуществляется только по специальным пропускам в установленном страховщиком порядке.

79. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документов персонифицированного учета.

§ 8. Размещение первичных документов персонифицированного учета в хранилище

80. Первичные документы персонифицированного учета в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения первичных документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета определяется планом (схемой) их размещения.

§ 9. Средства хранения

81. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

82. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

83. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см;

- расстояние(проход) между стеллажами - 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход)45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

84. Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

85. Первичные документы персонифицированного учета размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

86. Бумажные документы постоянного хранения размещают в специальных папках, а документы временного хранения - в связках.

87. Место хранения электронных документов определяет руководитель Регионального центра персонифицированного учёта. Электронные документы могут храниться в архиве документов персонифицированного учета или в специализированном подразделении (серверной комнате).

88. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

- наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др;

- обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

89. Обеспечение хранения электронных документов предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей электронных документов.

90. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронных документов на новые носители.

91. Не допускается размещение документов персонифицированного учета на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

§ 10. Топографирование

92. Все помещения архива документов персонифицированного учета, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

93. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

94. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

95. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

96. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом документов персонифицированного учета может проводиться топографирование, хранящихся в архиве документов персонифицированного учета, с учетом низовых структурных подразделений страховщика.

§ 11. Порядок выдачи дел из хранилищ

97. Дела выдаются из хранилищ для:

- использования работниками Регионального центра персонифицированного учета;

- использования гражданами в читальном зале;

- проведения архивных работ с документами персонифицированного учета;

- проведения копирования и специальной обработки документов персонифицированного учета с целью улучшения их физического состояния.

98. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

- 1 месяц для использования работниками страховщика;

- 3 месяца во временное пользование для работников территориального Регионального центра персонифицированного учета;

- органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

99. Продление установленных сроков выдачи документов персонифицированного учета во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, допускается в особых случаях с разрешения руководства страховщика по письменному подтверждению обратившихся о сохранности документов персонифицированного учета.

100. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал;

- актами о выдаче дел во временное пользование сотрудникам территориального Регионального центра персонифицированного учета, органам суда и прокуратуры;

- заказами на проведение работ по копированию и реставрации документов.

101. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов персонифицированного учета:

- выдачи дел работникам структурных подразделений страховщика;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры.

102. Исполненные заказы (требования) хранятся в делах до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить для проведения проверок наличия и состояния дел.

103. Выдача дел во временное пользование оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве документов персонифицированного учета, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем территориального Регионального центра персонифицированного учета, передающий дела, и получателем. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается у получателя, другой хранится в деле фонда в архиве документов персонифицированного учета, выдававшем дела.

104. Направление на копирование, восстановление, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве документов персонифицированного учета по форме акта о выдаче во временное пользование.

105. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по копированию, восстановлению, переплету только в обработанном виде.

106. Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.

107. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заменитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заменитель изымается.

108. Состояние дел, возвращаемых в архив документов персонифицированного учета после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива документов персонифицированного учета составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется лицу, использовавшего документов персонифицированного учета, для привлечения к ответственности, а второй - остается в архиве документов персонифицированного учета.

109. При перемещении документов персонифицированного учета за пределами архива документов персонифицированного учета должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

11О. При транспортировке документов персонифицированного учета соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

§ 12. Обеспечение физико-химической сохранности документов

111. Выявленные первичные документы персонифицированного учета с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов персонифицированного учета, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (восстановление, дезинфекция, копирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов персонифицированного учета.

112. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы персонифицированного учета, пораженные плесенью и насекомыми.

§ 13. Проверка наличия и состояния документов персонифицированного учета

113. Проверка наличия и состояния документов персонифицированного учета проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления первичных документов персонифицированного учета, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов персонифицированного учета, находящихся на хранении в архиве документов персонифицированного учета;

- выявление и устранение недостатков в учете документов персонифицированного учета;

- выявление отсутствующих документов персонифицированного учета и организация их розыска;

- выявление и учет документов персонифицированного учета, требующие восстановления, консервации, профилактической и технической обработки.

114. Проверка наличия и состояния документов персонифицированного учета проводится не реже чем один раз в 5 лет. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве документов персонифицированного учета:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив документов персонифицированного учета;

- при реорганизации страховщика.

115. При проверке наличия и состояния документов персонифицированного учета необходимо:

- сохранять порядок расположения документов персонифицированного учета на стеллажах и первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы персонифицированного учета;

- изымать дела, не внесенные в опись;

- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

116. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

117. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

118. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

119. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

120. Дела, выданные сотрудникам страховщика, в читальный зал и временное пользование органам суда и прокуратуры, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

121. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

122. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается производившими проверку работниками с указанием их должностей.

123. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов персонифицированного учета, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется:

- изучить все учтенные документы персонифицированного учета по выдаче дел из хранилища;

- организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

- проверить дела находящихся рядом фондов;

- изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

124. Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица. Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на экспертной комиссии и утверждения ее решения руководителем Регионального центра персонифицированного учёта необнаруженные документы снимаются с учета.

125. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

§ 14. Фонд пользования

126. Совокупность копий документов, хранящихся в архиве документов персонифицированного учета, составляет фонд пользования. Фонд пользования создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения первичных документов персонифицированного учета.

127. Фонд пользования создается по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов персонифицированного учета на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

9. Организация использования документов архива документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

128 Использование архивных документов персонифицированного учета-применение информации архивных документов персонифицированного учета для обеспечения законных социальных прав и интересов граждан.

129. Основными формами использования документов архива документов персонифицированного учета являются:

- информирование руководства и структурных подразделений страховщика о наличии в архивах документов персонифицированного учета тех или иных документах и их содержании;

- исполнение запросов граждан и страхователей социально-правового характера;

- выдача документов персонифицированного учета для работы в читальном зале архива документов персонифицированного учета;

- выдача документов персонифицированного учета во временное пользование.

130. Исполнение запросов страхователей и застрахованных лиц

131. Информация социально-правового характера по запросам страхователей и застрахованных лиц выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

132. Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

133. Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

134. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

135. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

136. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

137. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

138. Срок исполнения запросов с использованием только научносправочного аппарата архива документов персонифицированного учета - не более 15 дней с момента регистрации обращения.

139. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

140. Архивные справки составляются на основании первичных документов персонифицированного учета (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве документов персонифицированного учета; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

141. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке страховщика.

142. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

143. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

144. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

145. Архивная справка подписывается руководителем Регионального центра персонифицированного учёта, в состав которого входит архив документов персонифицированного учета, и руководителем архива документов персонифицированного учета; право подписи справки устанавливается в положении об архиве документов персонифицированного учета. Справка заверяется печатью Регионального центра персонифицированного учета; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива документов персонифицированного учета и хранится в делах архива документов персонифицированного учета.

146. Архивные копии и выписки из первичных документов персонифицированного учета выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя Регионального центра персонифицированного учёта или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив документов персонифицированного учета) и печатью Регионального центра персонифицированного учёта.

147. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

148. Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма Регионального центра персонифицированного учёта с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксерокопий документа бланк, как правило, не используется.

149. После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом документов персонифицированного учета.

150. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем Регионального центра персонифицированного учёта, в состав которого входит архив документов персонифицированного учета. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

151. Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива документов персонифицированного учета, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

152. Архив документов персонифицированного учета в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

153. Архив документов персонифицированного учета обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех страхователей и застрахованных лиц, которых она касается.

154. Изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам первичных документов персонифицированного учета не допускается.

155. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений ответ составляется на бланке письма страховщика. В нем указывается факт отсутствия сведений в документах архива документов персонифицированного учета, интересующих заявителя, и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью страховщика.

10. Уничтожение документов персофецированного учёта в системе обязательного пенсионного страхования

§ 1. Экспертиза ценности документов персонифицированного учета

156. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев (происхождения, содержания, внешних особенностей документов) их ценности в целях определения сроков хранения документов.

157. К критериям происхождения относятся: роль и место структурного подразделения в системе, значимость выполняемых ею функций, время и место образования документа.

158. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

159. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

160. Экспертиза ценности документов проводится на основе настоящих Правил и нормативно-методических документов страховщика.

161. Отбор документов персонифицированного учета, в т.ч. электронных, на уничтожение осуществляется в результате экспертизы ценности документов, которая проводится экспертной комиссией страховщика.

162. На первом этапе экспертизы электронных документов архив документов персонифицированного учета территориального Регионального центра персонифицированного учета совместно с Управлением информационных технологий определяет перечень систем, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией страховщика.

163. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с первичными документов персонифицированного учета страховщика на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

§ 2. Организация проведения экспертизы ценности документов

164. Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.

165. Экспертиза ценности документов персонифицированного учета проводится в архиве документов персонифицированного учета территориального Регионального центра персонифицированного учета в процессе подготовки к передаче дел на уничтожение.

166. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов персонифицированного учета, отбору и подготовке к передаче на уничтожение, включая машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности страховщика, создается экспертная комиссия (ЭК).

§ 3. Порядок проведения экспертизы ценности документов персонифицированного учета

167. Экспертиза ценности документов персонифицированного учета осуществляется ежегодно работниками территориального Регионального центра персонифицированного учета совместно с экспертной комиссии.

168. При проведении экспертизы ценности документов персонифицированного учета в архиве документов персонифицированного учета осуществляется отбор дел для выделения к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел низовых структурных подразделений страховщика, правильность определения сроков хранения дел.

169. Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов персонифицированного учета для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

170. Архив документов персонифицированного учета проводит экспертизу ценности документов персонифицированного учета при отборе их на уничтожение под методическим руководством Управления персонифицированного учета.

§ 4. Оформление результатов экспертизы ценности документов персонифицированного учета

171. По результатам экспертизы ценности документов персонифицированного учета составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

172. В архиве документов персонифицированного учета в зависимости от состава и объема электронных документов персонифицированного учета, составляются описи электронных документов персонифицированного учета постоянного хранения.

173. Экспертная комиссия утверждает описи дел постоянного хранения (включая описи дел электронных документов персонифицированного учета) и согласовывает описи пенсионных дел.

174. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Одобренные экспертной комиссии акты и описи утверждаются руководителем областного Управления страховщика. Только после утверждения описей дел постоянного хранения территориальный Региональный центр персонифицированного учета имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

175. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2001г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г.

176. Архив документов персонифицированного учета проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

177. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

178. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива документов персонифицированного учета.

§ 5. Состав экспертной комиссии

179. В целях проведения полноценной оценки документов персонифицированного учета, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии включаются следующие работники:

- начальник территориального регионального центра персонифицированного учета;

- руководитель архива документов персонифицированного учета территориального Регионального Центра персонифицированного учета;

- главного бухгалтера областного управления страховщика;

- представителя Управления персонифицированного учета страховщика;

- представителя   Управления   внутреннего   аудита   финансового контроля страховщика (в редакции  постановления  Правительства  РТ  от 05.11.2014г.№709);

- представителя Управления информационных технологий страховщика.

180. Состав экспертной комиссии утверждается ежегодно приказом руководителя страховщика. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов персонифицированного учета, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним готовит документы на уничтожение.

181. Экспертная комиссия создается приказом руководителя страховщика из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии страховщика в обязательном порядке включается руководитель территориального Регионального центра персонифицированного учета и лицо, ответственное за архив документов персонифицированного учета.

182. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих работников центрального аппарата страховщика, курирующий вопросы информационных технологий или персонифицированного учета.

183. Основными задачами экспертной комиссии являются:

- ежегодная организация и проведение экспертизы ценности документов персонифицированного учета на стадии отбора к уничтожению;

- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование описей документов персонифицированного учета, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение экспертной комиссии предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов персонифицированного учета, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов персонифицированного учета, не предусмотренных перечнями;

- организация и проведение экспертизы ценности документов персонифицированного учета на стадии подготовки их к передаче на уничтожение;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами персонифицированного учета.

184. Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем областного Управления страховщика.

185. Протоколы экспертной комиссии, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем областного Управления страховщика только после их рассмотрения экспертной комиссии соответствующего архива документов персонифицированного учета.

§ 6. Способ уничтожения документов персонифицированного учета

186. Уничтожение документов персонифицированного учета должно соответствовать следующим правилам:

- оформляться юридически (акт об уничтожении);

- быть надежным и конфиденциальным (исключать возможность восстановления);

- проводиться в присутствии экспертной комиссии и сопровождаться видеосъемкой.

187. Уничтожаться должны только те документы персонифицированного учета, которые прошли экспертизу ценности и у которых истек срок хранения.

188. Основным методом уничтожения бумажных документов персонифицированного учета является шредирование (измельчение) в зависимости от степени конфиденциальности.

189. Измельченные бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и лазерные носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

190. При уничтожении документов персонифицированного учета вне территории страховщика доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

§ 7. Порядок уничтожения документов персонифицированного учета, дел и носителей информации

191. При уничтожении документов персонифицированного учета, дел и носителей информации должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц.

192. При уничтожении документов, дел и носителей информации необходимо соблюсти выполнение следующих условий:

- коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;

- документирование (актирование) подготовки к уничтожению и уничтожение документов и дел;

- внесение экспертной комиссии отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов персонифицированного учета.

193. Передача документов в специально отведенное помещение оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем всех членов экспертной комиссии.

194. Уничтожение документов персонифицированного учета производиться в специально отведенном помещении при помощи промышленного шредера (уничтожителя бумаг).

195. Технологическая схема уничтожения документов и носителей информации включает следующие процедуры:

- подготовку документов персонифицированного учета, дел и носителей информации к уничтожению;

- оформление акта на уничтожение;

- уничтожение документов по акту;

- уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

196. Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:

- выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

- получение письменного разрешения на уничтожение от экспертной комиссии страховщика;

- систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

197. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

198. При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов проверяются следующие операции:

- включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

- оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

- проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

- согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем областного Управления страховщика.

199. В процедуру уничтожения документов по акту входят:

- проверка специально назначаемой экспертной комиссии наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

- физическое уничтожение экспертной комиссии документов, дел, томов и носителей информации;

- внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, проставление росписи членов экспертной комиссии.

200. Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел длительного срока хранения за соответствующий период времени.

201. Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения документов персонифицированного учета не допускается.

202. Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов.

203. В процедуру уничтожения документов и носителей информации без составления акта входят:

- разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника;

- накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

- физическое уничтожение остатков носителей;

- внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

204. Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе экспертной комиссии и учетных формах.

205. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.

206. Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе экспертной комиссии, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

207. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в журнале учета документов выделенного хранения.

208. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

§ 8. Планирование работы и отчетность архива документов персонифицированного учёта

209. В архиве документов персонифицированного учета составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив документов персонифицированного учета.

210. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

211. План-график приема дел в архив документов персонифицированного учета согласовывается с низовыми структурными подразделениями страховщика и утверждается руководителем областного Управления страховщика.

212. По итогам работы архивом документов персонифицированного учета составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Мероприятия отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.