Бо қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз 2 декабри соли 2008 № 585
тасдиқ шудааст
Дастурамали намунавии коргузорӣ дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва дигар мақомоти идоракунии давлатӣ, мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
1. Муқаррароти умумӣ
1. Дастурамали намунавии коргузорӣ дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва дигар мақомоти идоракунии давлатӣ, мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон (минбаъд - Дастурамал) қоидаҳои ба роҳ мондани коргузориро муқаррар карда, кор бо ҳуҷҷатҳоро аз лаҳзаи ворид ё таҳия шуданашон то вақти барои нигоҳдорӣ ба бойгонӣ супоридани онҳо дар вазорату идораҳо, дигар мақомоти идоракунии давлатӣ, мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва корхонаҳо (минбаъд - ташкилот) ба низом медарорад.
2. Дастурамал бо мақсади дуруст ба роҳ мондани коргузорӣ, мусоидат ва сари вақт иҷро намудани қарору супоришҳои мақомоти болоӣ, фармонҳои роҳбарият, хуҷҷатҳои хизматӣ таҳия гардида, барои кормандони дастгоҳ қоидаҳои ягонаи омода намудани ҳуҷҷатҳо, барасмиятдарорӣ, баҳисобгирӣ, истифодабарӣ, назорат ва нигоҳдории онҳоро муқаррар менамояд.
3. ӯҳдадориҳо оид ба риояи талаботи ҳамин Дастурамал ба зиммаи хадамоти коргузории ташкилот гузошта мешавад.
Ҳамаи кормандони ташкилот бояд бо тартиби кор бо ҳуҷҷатҳо шинос карда шуда, ӯҳдадоранд, ки талаботи дастурамали коргузориро риоя ва иҷро намоянд. Ҳангоми иваз гардидани кормандони масъули дастгоҳи ташкилот парвандаҳои ҷории коргузорӣ бо санад супорида мешаванд.
4. Дар асос ва тибқи ҳамин Дастурамал ташкилотҳо бояд дастурамалҳои мушаххаси коргузорӣ таҳия намоянд.
5. Тартиби қабули санадҳои Маҷлиси миллӣ ва Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон тибқи санадҳои меъёрии ҳуқуқии дахлдор ба танзим дароварда мешавад.
6. Тартиби кор бо ҳуҷҷатҳои махфӣ тибқи дастурамалҳои махсус муқаррар карда мешавад.
7. Коргузорӣ оид ба дархостҳо, аризаҳо ва шикоятҳои шаҳрвандон дар асоси Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи муроҷиатҳои шаҳрвандон" ва "Дастурамали коргузорӣ бо муроҷиатҳои шаҳрвандон" амалӣ мегардад.
8. Мукотиба бо муссисаҳо ва шаҳрвандон мутобиқи талаботи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи забон" анҷом дода мешавад.
2. Омода ва ба расмият даровардани ҳуҷҷатҳои хизматӣ
а) Санаднокунии фаъолияти идоракунӣ
9. Санаднокунии фаъолияти идоракунӣ мувофиқи тартиби муқарраргардида аз сабти иттилооти зарурӣ барои идоракунӣ, яъне аз ташкили кори ҳуҷҷатнигорӣ иборат аст.
10. Маҷмӯи намудҳо ва гуногунии ҳуҷҷатҳо дар асоси таъини мақсадноки ҳар як ҳуҷҷат муайян карда мешавад.
11. Тибқи тартиби мавҷуда дар ташкилотҳо ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ (қарорҳо, фармонҳо, фармоишҳо, низомномаҳо, дастурамалҳо, санадҳо, хулосаҳо, гузоришҳо, мактубҳо) ва хуҷҷатҳои ба ин гурӯҳ мансуб набуда, яъне хуҷҷатҳои оморӣ, молиявӣ, лоиҳавӣ-конструкторӣ, тиббӣ ва ғайра таҳия карда мешаванд.
12. Ҳуҷҷатҳои оморӣ, молиявӣ, лоиҳавӣ-конструкторӣ, тиббӣ ва дигар ҳуҷҷатҳои махсус дар асоси талаботи санадҳои меъёрии дахлдор таҳия ва ба расмият дароварда мешаванд.
13. Фаъолияти идоракунии ташкилот бо роҳи қабули ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ мувофиқи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи санадҳои меъёрии ҳуқуқӣ" ба танзим дароварда мешавад.
б) Қоидаҳои тартиб додан ва ба расмият даровардаии ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ
14. Ҳуҷҷатҳои ташкилию армдиҳӣ мувофиқи стандартҳои давлатӣ тартиб ва ба расмият дароварда мешаванд. Ҳамаи ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ дар бланкҳо тартиб дода мешаванд. Дар мавриде, ки агар ба маълумотномаҳо, маълумотҳо ва дигар ҳуҷҷатҳо бо мактубҳои ҳамроҳӣ тартиб дода шаванд, он гоҳ ин ҳуҷҷатҳо дар бланкҳо ба расмият дароварда намешаванд. Ҳуҷҷатҳо дар бланкҳои ду андоза: А4 (210 х 297 мм) ва А5 (148 х 210 мм) чоп карда мешаванд. Бланкҳои андозаи А5 танҳо барои мактубҳои ҳамроҳӣ ва ҳуҷҷатҳое, ки матни онҳо аз 8-10 сатри чопи мошинӣ зиёд нест, истифода бурда мешавад. Оид ба масъалаи коркарди шаклҳои бланкҳои ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ ба ташкилотҳо зарур аст, ки бо ташкилоти дахлдори хадамоти давлатии бойгонӣ машварат намоянд.
15. Ҳар як ҳуҷҷат бояд дорои маҷмӯи муайяни нишонаҳои (реквизитҳои) аниқ ва тартиби устувори ҷойгиршавии онҳоро дошта бошад. Ҳайати ниҳоии нишонаҳо ва мавқеъи ҷойгиршавии онҳоро стандарти давлатӣ муайян кардааст.
16. Тартиб ва ба расмият даровардани ҳуҷҷатҳо риояи ҳатмии талаботи зеринро пешбинӣ менамояд: нишон додани намуди ҳуҷҷат, тартиб додани сарлавҳаи ҳуҷҷат, нишонӣ, санагузории ҳуҷҷат, гузоштани қайдҳо оид ба мувофиқакунии матни ҳуҷҷат, тасдиқи ҳуҷҷат (имзо ва тасдиқ кардан, гузоштани қайдҳо оид ба гардиш ва иҷрои ҳуҷҷат, гузоштани мӯҳр).
Нишон додани номгӯи намуди ҳуҷҷат бояд дар ҳар як ҳуҷҷат, ба истиснои мактуб мавҷуд бошад, масалан: ФАРМОН, ПРОТОКОЛ, ҚАРОР, ГУЗОРИШ ва ғайра (ин унсур бо ҳарфҳои калон навишта мешавад).
Ба ҳар як ҳуҷҷате, ки дар варақи андозаи А4 таҳия мешавад, новобаста аз таъиноти он, сарлавҳа тартиб дода мешавад. Сарлавҳа бояд мухтасар ва ҷавоб ба саволи "Дар бораи чӣ," "Дар бораи тағйир додани ...", "Дар бораи ҷудо намудани ...", "Дар бораи бекор кардани ..." ва ғайра бошад. Агар дар ҳуҷҷат якчанд масъала инъикосгардад, он гоҳ сарлавҳаро ба таври ҷамъбасткунанда тартиб додан мумкин аст. Дар телефонограммаҳо, хабарномаҳо ва ҳуҷҷатҳое, ки матни онҳо дар бланкҳои андозаи А5 чоп карда мешавад, сарлавҳа гузошта намешавад. Сарлавҳаро мураттиби ҳуҷҷат таҳия менамояд.
Ҳангоми ирсоли ҳуҷҷат бояд қоидаҳои зерин риоя шаванд:
- ҳуҷҷатҳо ба ташкилот, воҳиди сохтории он ё шахси мансабдори мушаххас ирсол карда мешаванд (воҳиди сохторӣ ё шахси мансабдор дар мукотибаи дохилиидоравӣ, мукотиба бо гирандагони доимӣ ва дар ҳолатҳои дигар, ки муайян намудани гирандаи аниқ ягон душвориро ба амал намеорад, нишон дода мешавад);
- номи ташкилот ва воҳиди сохтори он дар шакли зерин нишон дода мешавад. Масалан: Вазорати маорифи Ҷумҳурии Тоҷикистон Раёсати маълумоти миёна ва ибтидоии касбӣ
- ҳангоми ирсол намудани ҳуҷҷат ба шахси мансабдор номи ташкилот, вазифа, ному насаби гиранда чунин навишта мешавад. Масалан: Ба Вазорати корҳои дохилии Ҷумҳурии Тоҷикистон Сардори департаменти муҳоҷират ________________________ ному насаб
- ҳангоми ба роҳбарияти ташкилот ирсол намудани ҳуҷҷат номи ташкилот бояд ба таркиби номи вазифавии гиранда ворид гардад. Масалан: Ба муовини Вазири фарҳанги Ҷумҳурии Тоҷикистон __________________ ному насаб
- ҳангоми ба гирандагони муваққатӣ фиристодани ҳуҷҷат нишонии почтаи гирандаи ҳуҷҷат нишон дода мешавад. Масалан: Заводи таъмири автомобили Душанбе, 734018, Душанбе, кӯчаи Ҷомӣ № 15
- агар ҳуҷҷат ба шахси алоҳида ирсол карда шавад, он гоҳ аввал ному насаби шахси гиранда ва баъд нишонии почта нишон дода мешавад. Масалан: Ба Асроров И. В. 734024, Қӯрғонтеппа, кӯчаи Айнӣ №15, утоқи 10
Санаи ҳуҷҷат санаи имзо ё тасдиқ шудани он мебошад.
Стандарти давлатӣ ду намуди навиштани санаро муқаррар намудааст: пурра (масалан: 17 октябри соли 2007) ва мухтасар (17.10.07.). Шакли нисбатан қулай ба воситаи се ҷуфти рақамҳои арабии ба воситаи аломати нуқта ҷудо гардида мухтасар навиштани сана мебошад (ҷуфтҳои алоҳидаи рақамҳо рӯз, моҳ, солро ифода менамоянд). Агар рақами рӯз ва рақами тартибии моҳ якрақама бошад, он гоҳ пеш аз рақам "сифр" гузошта мешавад, масалан: агар 3 августи соли 2007 бошад, пас 03.08.07 навиштан лозим аст.
Ҳамаи қайдҳои хизматӣ дар ҳуҷҷате, ки ба гардиши он вобастааст, санагузорӣ ва имзо карда мешаванд. Санаи қарорҳо, фармоишҳо, фармонҳо, мактубҳо, хулосаҳо, гузоришномаҳо ва маълумотномаҳо рӯзи ба имзо расидани онҳо мебошад. Санаи протоколҳо, санадҳо, санаи гузаронидани чорабинӣ ба шумор меравад.
Мувофиқакунӣ усули баррасии пешакӣ ва баҳогузории лоиҳаи ҳуҷҷат мебошад. Мувофиқакунӣ ҳалли дуруст ва ҳаматарафаи масъалаҳо: сифати лоиҳаи ҳуҷҷати омодашуда, мақсаднокӣ ва саривақтии он, асоснокии сиёсӣ, иқтисодӣ ва илмӣ-техникии мундариҷаи он, мувофиқати лоиҳаи ҳуҷҷате омодашударо бо санадҳои меъёрии ҳуқуқии амалкунанда таъмин менамояд.
Лоиҳаи ҳуҷҷатҳо ҳам дар дохили ташкилот (бо воҳидҳои сохторӣ, шахсони мансабдор ва кумитаи иттифоқи касаба) ва ҳам берун аз он (бо дигар ташкилотҳо) мувофиқа карда мешаванд.
Шакли мувофиқакунии дохилии лоиҳаи ҳуҷҷат манзурӣ (виза) гузоштани он мебошад. Манзурӣ дар худ имзои шахсии хонои манзурӣ гузошта ва санаи онро дар бар мегирад. Ҳангоми зарурат вазифа ва ному насаби шахси манзурӣ гузоштаро нишон додан мумкин аст.
Масалан:
Сармуҳосиб имзо ному насаб
15.05.08.
Эрод ё илова ба ҳуҷҷат, агар онҳо мавҷуд бошанд, дар варақи алоҳида оварда мешаванд, дар лоиҳаи ҳуҷҷат бошад, чунин манзурӣ гузошта мешавад:
Сармуҳосиб имзо ному насаб
Эродҳо замима мегарданд. 15.05.08.
Чун қоида, манзуриҳо дар қисми поёнии нусхаи якуми лоиҳаи ҳуҷҷат баъди нишонаи "имзо" гузошта мешаванд. Агар ба ҳуҷҷат аз тарафи якчанд нафар манзурӣ гузошта шавад, дар он сурат манзуриҳо пайи ҳам мувофиқи тартиби гузоштани онҳо ҷойгир карда мешаванд.
Мувофиқаи берунӣ бо мӯҳр ё маълумотнома оид ба мувофиқакунӣ ба расмият дароварда мешавад.
Мӯҳри мувофиқакунии берунӣ дар худ чунин унсурҳоро дар бар мегирад: калимаҳои "МУВОФИҚА ШУД", номи вазифа, имзои шахсӣ, ному насаби шахсе, ки бо он ҳуҷҷат мувофиқа мешавад ва санаи мувофиқа. Масалан: МУВОФИҚА ШУД Вазири молияи Ҷумҳурии Тоҷикистон ____________________ Имзо ному насаб 5 феврали соли 2008,
ё Бо Вазорати молияи Ҷумҳурии Тоҷикистон мувофиқа шуд (мактуб аз 05.02.08. № 124-1).
Мӯҳри мувофиқаи беруна дар варақаи унвонии ҳуҷҷат гузошта мешавад.
Имзо - унсури ҳатмии ҳуҷҷат мебошад, ки масъулияти шахси ба ҳуҷҷат имзогузоштаро нисбат ба мундариҷа ва қонунӣ будани он ифода менамояд.
Ба ҳуҷҷати ирсолшаванда танҳо роҳбари ташкилот имзо мегузорад. Дар ҳолати набудани роҳбар, ба ҳуҷҷат муовини он имзо гузошта метавонад. Ба ҳуччатҳои молиявӣ роҳбари ташкилот ва сармуҳосиб имзо мегузорад.
Чун қоида, фақат ба як нусха (якум) имзо гузошта мешавад.
Ба таркиби имзо нишон додани мансаби шахси ба ҳуҷҷат имзо гузошта, имзо ва ному насаб дохил мешаванд. Масалан:
Директор имзо ному насаб
Ҳангоми имзои ҳуҷҷати тартибдодаи комиссия на вазифаи шахсони ҳуҷҷатро тартиб дода, балки тақсимоти вазифаҳои онҳо дар комиссия нишон дода мешаванд. Ному насаби раиси комиссия алоҳида навишта, ному насаби аъзои комиссия бошад, бо тартиби алифбоӣ номбар карда мешаванд. Масалан:
Раиси комиссия имзо ному насаб
Аъзои комиссия: имзо ному насаб имзо ному насаб
ва ғайра.
Ба протоколҳои ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ, чун қоида, раиси мақомоти машваратӣ имзо мегузорад.
Тасдиқ - унсури махсуси тасдиқи ҳуҷҷат баъди имзо шудани он мебошад, ки интишори амали онро ба шахсони мансабдор иҷозат медиҳад.
Ҳуҷҷате, ки бояд тасдиқ шавад, танҳо аз лаҳзаи тасдиқ шуданаш, ҳукми қонунӣ пайдо менамояд.
Ҳуҷҷатҳоро роҳбари ташкилот ё муовини он, агар ҳалли масъалаи дар ҳуҷҷат дарҷгардида ба салоҳияти вай дохил шавад, тасдиқ менамояд.
Унсурҳои мӯҳри тасдиқ калимаҳои "Тасдиқ мекунам", номи вазифа, имзои шахсӣ, ному насаби шахси ҳуҷҷатро тасдиқкарда, санаи тасдиқ ба шумор мераванд. Масалан: Тасдиқ мекунам Директори комбинати консерви Душанбе _________ ному насаб имзо 15 июли соли 2008
Ҳангоми бо санади ҳуқуқӣ тасдиқ кардани ҳуҷҷат, дар ҳуҷҷат мӯҳри дорои шакли зерин гузошта мешавад. Масалан: Бо фармони Директори Комбинати консерви Душанбе аз 5 майи соли 2008, № 10 тасдиқ шудааст
Ба ҳуҷҷатҳое, ки аслӣ будани онҳо тасдиқи махсусро талаб менамоянд, ба ғайр аз имзо, мӯҳр низ гузошта мешавад.
Мӯҳр ба ҳуҷҷатҳои дорои хусусияти моддию молиявӣ, маълумотномаҳо, шаҳодатномаҳо, дафтарчаҳои меҳнатӣ, инчунин дар ҳолатҳои зарурӣ ба дигар ҳуҷҷатҳо низ гузошта мешавад. Нақши мӯҳр бояд номгӯи вазифа ва имзои шахсиро дар бар гирад.
в) Талабот нисбат ба ҳуҷҷатҳои омодашуда бо усули чопи мошинӣ ва воситаҳои техникаи электронӣ
17. Омода намудани ҳуҷҷатҳо бо усули чопи мошинӣ ё воситаҳои техникаи электронӣ мувофиқи талаботи стандарти давлатӣ амалӣ мешавад.
Дар ҳуҷҷат ҳамаи нишонаҳо бояд дар доираи ҳудудҳое, ки варақа-намунаи стандарти давлатӣ муқаррар кардааст, ҷойгир карда шаванд.
18. Ҳангоми чопи хуҷҷатҳо бояд чунин андозаҳои ҳошияҳо гузошта шаванд:
чап - 25 мм
рост на камтар аз 10 мм,
боло - 20 мм,
поён:
барои андозаи А4 - на камтар аз 20 мм,
барои андозаи А5 - на камтар аз 10 мм.
19. Матни ҳуҷҷат бо фосилаи як ё якуними байнисатрӣ чоп карда мешавад.
Сатри аввали ҳар як сарсатри матн бо гузоштани фосилаи муайян аз ҳудуди ҳошияи чап чоп карда мешавад.
г) Тартиб ва ба расмият даровардани протоколҳо
20. Ба ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ, машваратҳо ва маҷлисҳои гузаронидашаванда бояд ҳатман протоколҳо тартиб дода шаванд. Протоколҳои ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ дар ҳудуди соли тақвимӣ рақамгузорӣ карда мешаванд.
21. Матни протокол, чун қоида, бояд аз ду қисм иборат бошад: муқаддимавӣ ва асосӣ. Дар қисми муқаддимавии протоколи ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ, машваратҳо шумораи умумии иштирокчиён, шумораи шахсони ба ҷаласа даъватшуда, рӯзномаи ҷаласа, ҳайати раёсат, ному насаби раис ва котиби маҷлис, бо номгӯи масъалаҳои баррасишаванда, нишон додани вазифа ва ному насаби маърӯзачиён зикр карда мешавад.
Агар шумораи шахсони даъватшуда ба ҷаласаи мақоми машваратӣ, машварат, ҷаласа аз 5 нафар зиёд бошад, он гоҳ руйхати онҳо дар шакли ҳуҷҷати алоҳидаи замимашаванда ба протокол тартиб дода мешавад.
22. Қисми асосии протоколи ҷаласаи мақомоти машваратӣ, машварат ва ҷаласа бояд аз фаслҳои мутобиқ ба бандҳои рӯзномаи маҷлис иборат бошад.
23. Матни ҳар як фасли асосӣ бояд аз ҷузъҳои : шунида шуд, баромад карданд, қарор дода шуд, таркиб ёфта бошад.
Пеш аз калимаҳои "ШУНИДА ШУД" рақами тартибии масъалаи рӯзномаи маҷлис гузошта мешавад.
24. Калимаҳои "ШУНИДА ШУД" бо ҳарфҳои калон, аз ҳошияи тарафи чап чоп карда шуда, баъди он аломати баён гузошта мешавад: дар сатри дигар бо сарсатр ному насаби маърузачӣ, баъд дар қавсайн (маърӯза замима мегардад) нишон дода мешавад.
25. Дар фасли "Баромад карданд"-и протокол, мазмуни ҳамаи баромадҳо ва саволу ҷавоб ба онҳо ва маълумотҳо зикр карда мешаванд.
26. Баъди ба охир расидани баромадҳо қарор оид ба масъалаи якуми рӯзномаи маҷлис навишта мешавад.
27. Протоколҳои ҷаласаҳои мақоми машваратӣ ва машваратҳоро ба таври кӯтоҳ низ ба расмият даровардан мумкин аст.
Дар шакли кӯтоҳи протокол дар қисмати асосии он мазмуни баромадҳо баён нашуда, танҳо номгӯи масъалаҳои баррасишаванда бо зикри ному насаби маърӯзачиён, баромадкунандагон ва қарорҳои қабулгардида, нишон дода мешаванд.
28. Протоколҳои ҷаласаҳои мақоми машваратӣ дар бланкҳо чоп карда шуда, аз тарафи раиси мақоми машваратӣ имзо гузошта мешавад, ба протоколҳои машваратҳо шахсе, ки онро гузаронидааст, имзо мегузорад, ба протоколҳои маҷлисҳо бошад, раис ва котиби он имзо мегузоранд.
ғ) Тартиб додан ва ба расмият даровардани фармонҳо
29. Сарлавҳаи фармон ба таври мухтасар бояд мазмуни онро инъикос намуда, дар тарафи чапи варақаи фармон оварда мешавад.
30. Матни фармон, чун қоида, аз ду қисм иборат аст: муқарраротӣ ва амрдиҳӣ. Дар қисми муқарраротӣ омилҳое, ки боиси таҳияи фармон гардидаанд, баён шуда, дар қисми амрӣ бошад, амалҳои фармоишӣ номбар карда мешаванд. Агар фармон дар асоси хуҷҷати дахлдори мақоми болоӣ бароварда шавад, он гоҳ дар қисми муқарраротӣ ном, рақам, сана ва номи ин ҳуҷҷат оварда мешавад.
31. Қисми амрдиҳии фармон бо калимаҳои "ФАРМОН МЕДИҲАМ" оғоз ёфта, якҷоя бо матн бо ҳарфҳои калон навишта мешавад. Чорабиниҳои пешбинишуда, дар бандҳо ҷой дода мешаванд, ки бо рақамҳои арабӣ рақамгузорӣ карда мешаванд. Ҳар як бандро бо нишон додани иҷрокунандаи мушаххас оғоз намудан лозим аст. Баъд амалҳои фармоишӣ баён гардида, мӯҳлати иҷро нишон дода мешавад.
32. Лоиҳаи фармон бо воҳидҳои сохторӣ ё шахсони мансабдори дахлдордор мувофиқа карда мешавад. Визаҳои мувофиқа дар нусхаи якуми лоиҳа гузошта мешаванд. Ба лоиҳаи омодашудаи ниҳоӣ танҳо шахси мансабдоре, ки ба фармон имзо мегузорад, метавонад тағийрот ворид намуда ва дар як вақт санаи онро гузорад.
33. Фармонҳо дар давоми соли тақвимӣ рақамгузорӣ карда мешаванд. Ба рақами фармон оид ба ҳайати шахсӣ ба воситаи тире ҳарфи "К" илова карда мешавад.
д) Тартиб ва ба расмият даровардани маълумотномаҳо ва гузоришномаҳо
34. Матни маълумотнома ва гузоришнома бояд аз ду қисми асосӣ иборат бошад. Дар қисми якум далелҳое, ки барои тартиб додани ҳуҷҷат асос шудаанд ва дар қисми дуюм хулоса ва пешниҳодҳо баён карда мешаванд.
35. Сана ё давраи вақте, ки маълумоти дар маълумотнома ё гузоришнома баёнгардида ба он мансубанд, бояд ба сарлавҳа ворид карда шаванд.
Масалан: "Дар бораи тайёр намудани кадрҳо то 01.05.08".
36. Маълумотнома ва гузоришномаҳои содира дар бланкҳо чоп карда, аз тарафи роҳбарият имзо карда мешаванд. Маълумотнома ва гузоришномаҳои дохилӣ дар варақи тозаи қоғази андозаи А4 чоп карда, аз тарафи мураттиби онҳо имзо карда мешаванд.
37. Маълумотномаҳое, ки бо хоҳиши шаҳрвандони манфиатдор дода мешаванд, дар бланкҳо тартиб дода шуда, аз тарафи роҳбарият имзо ва бо мӯҳр тасдиқ карда мешаванд.
е) Тартиб ва ба расмият даровардани санадҳо
38. Матни санад бояд аз ду қисм иборат бошад: муқаддимавӣ ва мукарраротӣ.
Дар қисми муқаддимавӣ асосҳо барои тартиб додани санад нишон дода, тартибдиҳандагон ва иштирокчиён номбар карда мешаванд. Баъди калимаи "Асос" ҳуҷҷати амрдиҳӣ ё амри шифоҳӣ оид ба гузаронидани чорабинии санадшаванда нишон дода мешавад. Баъди калимаҳои "Тартиб дода шуд" вазифа ва ному насаби шахсони иштирокдошта ҳангоми тартиб додани санад номбар карда мешавад.
Дар қисми муқарраротӣ мақсад ва вазифаҳои тартиб додани санад, моҳият ва хусусияти кори анҷом додашуда, далелҳои муқарраргардида, инчунин хулоса ва пешниҳодҳо баён карда мешаванд.
39. Сарлавҳаи санад ба таври мухтасар бояд мазмуни ҳодиса ё далели санадшавандаро инъикос намуда, ҷавоб ба саволи "Дар бораи чӣ" ифода карда шавад.
40. Ба санад шахсони дар тартиб додани он иштирокдошта имзо мегузоранд. Ҳангоми ба расмият даровардани имзоҳо вазифаҳо нишон дода намешаванд.
41. Ҳангоми мавҷуд будани фикрҳои мухталиф дар тартибдиҳандагони санад ё иштироккунадагон, онҳо дар поёни имзоҳо ё дар варақи алоҳида баён карда мешаванд.
ё) Тартиб ва ба расмият даровардани мактуби хизматӣ, барқияҳо, факсҳо ва телефонограммаҳо
42. Мактубҳои хизматӣ барои баён намудани хоҳиш (дархост), ҷавоб ба хоҳиш, инчунин ахбори дорои хусусияти иттилоотӣ тартиб дода мешавад.
Мактубҳои ҳамроҳӣ фақат дар он мавриде тартиб дода мешаванд, ки онҳо хусусияти иҷро ё мақсади ирсоли хуҷҷати пешниҳодшударо шарҳ диҳанд.
43. Матни мактуб, чун қоида, бояд аз ду қисми мантиқан ба ҳамдигар алоқаманд иборат бошад. Дар қисми аввал далел ё ҳодисаҳое, ки барои тартиб додани мактуб асос шудаанд ва дар қисми дуюми он хулосаю пешниҳод ва хоҳишҳо баён карда мешаванд.
44. Мукотиба ба воситаи телеграф ва факс танҳо барои масъалаҳои хусусияти таъҷилӣ дошта амалӣ мешавад. Ҳангоми ҷавоб ба дархост пеш аз матни барқия, факс рақами ин дархост нишон дода мешавад. Дар охири матн (то имзо) рақами содира гузошта мешавад.
Барқия ва факсҳо дар ду нусха чоп карда, ба онҳо иҷрокунанда виза мегузорад. Барқия ва факсҳо баъди имзо барои фиристодан ба хадамоти коргузорӣ супорида мешаванд.
45. Телефонограмма барои интиқоли маълумот ба воситаи телефон истифода мешавад. Ҳангоми интиқоли телефонограмма: ба кӣ ирсол шудан, вазифа ва ному насаби шахси ба он имзогузошта, сана ва соати интиқол, рақами телефон, ному насаби шахси интиқолкунанда ва қабулкунанда нишон дода мешавад.
3. Ташкили гардиши ҳуҷҷат
а) Тартиби гардиш ва иҷрои ҳуҷҷатҳои ворида
46. Қабул ва коркарди ибтидоии муросилоти воридаро хадамоти коргузорӣ ба амал мебарорад.
Коркарди ибтидоии муросилоти ворида аз тафтиши дурустии ирсол ва мавҷудияти ҳуҷҷатҳо, омода намудани муросилот барои фиристодан тибқи таъинот иборат аст.
Муросилоти саҳван воридшуда тибқи таъинот фиристода мешавад.
Ҳамаи лифофаҳо, ба истиснои муросилоти шахсӣ ва мактубҳои ба нишонии кумитаи иттифоқи касаба ирсол шуда, кушода мешаванд. Дар айни ҳол беосебии лифофаҳо ва миқдори ҳуҷҷатҳои мавҷуда дар онҳо санҷида мешавад. Лифофаҳо, чун қоида, нобуд карда мешаванд, ба истиснои ҳолатҳое, ки агар суроғаи ирсолдиҳанда ё санаи ирсол ва гирифтани ҳуҷҷатҳоро танҳо аз рӯи лифофа муқаррар намудан мумкин бошад.
Дар ҳамаи хуҷҷатҳои ворида, ҳатто агар саҳифа пурра бо матн фаро гирифта шуда бошад ҳам, ҳатман дар қисми поёнии кунҷи рости варақи якум мӯҳри бақайдгирӣ гузошта мешавад (замимаи 1). Чун қоида, ҳуҷҷатҳо дар рӯзи ворид шуданашон ба қайд гирифта мешаванд.
47. Ҳуҷҷатҳои ба қайд гирифта нашаванда, ҳуҷҷатҳои ба нишонии кумитаи иттифоқи касаба ва бо қайди "шахсан" ворид гардида бевосита тибқи таъинот фиристода мешаванд.
Ҳуҷҷатҳои воридгардида баъди ба қайд гирифтани онҳо дар дафтари ҳуҷҷатҳои ворида (замимаи 2) барои баррасӣ ба роҳбарият фиристода мешаванд.
48. Ҳуҷҷатҳо бояд дар рӯзи ворид шуданашон барои баррасӣ ба роҳбарият фиристода шаванд. Барқияҳо, факсҳо, телефонограммаҳо ва дигар ҳуҷҷатҳои таъҷилӣ барои баррасӣ ва иҷро дар навбати аввал фиристода мешаванд.
Агар дар ҳуҷҷатҳои воридгардида ба дигар ҳуҷҷатҳо ишора шуда бошад, дар ин сурат он ҳуҷҷатҳо дарёфт карда, якҷоя бо ҳуҷҷатҳои воридгардида ё маълумотномаи дахлдор ба роҳбарият фиристода мешаванд.
49. Натиҷаҳои баррасӣ дар амрҳои хатти инъикос меёбанд, ки чун қоида, дар қисми рости болои ҳуҷҷат, ё дар дигар ҷои холӣ аз матн гузошта мешаванд. Амри хаттӣ бояд дорои нишондодҳои возеҳ ва мукаммал оид ба тартиб ва хусусияти иҷрои ҳуҷҷатҳо ва иҷрокунандагон бошад. Гузоштани амри хаттӣ дар варақи алоҳида иҷозат дода намешавад.
Ҳуҷҷатҳо бояд дар рӯзи ворид шуданашон баррасӣ карда шаванд.
50. Ҳуҷҷатҳои воридгардида баъди баррасии роҳбарият барои ба қайд гирифтани амри хаттӣ дар сутуни дахлдори дафтари муросилоти ворида ё варақаи назоратӣ ба хадамоти коргузорӣ баргардонида ва тибқи таъинот фиристода мешаванд.
51. Шахсе, ки дар амри хаттӣ якум нишон дода шудааст, масъули иҷрои ҳуҷҷатҳо мебошад. Масъули иҷро ҳуқуқи даъват намудани шарикони иҷрокунандаро дорад.
Шарикони иҷрокунанда ӯҳдадоранд, ки бо дархости масъули иҷро ба ӯ тамоми маводҳои заруриро пешниҳод намоянд. Шарикони иҷрокунанда барои саривақт ва хушсифат омода намудани лоиҳаи ҳуҷҷатҳо баробар масъул мебошанд.
Ҳуҷҷатҳои иҷрогардида барои ба парванда дӯхтан ба он воҳидҳои сохторӣ ё кормандоне, ки парвандаҳоро аз рӯи масъалаҳои дахлдор тибқи феҳрасти парвандаҳо тартиб медиҳанд, баргардонида мешаванд.
б) Тартиби гузариши ҳуҷҷатҳои содира ва дохилӣ дар ҷараёни омода намудани онҳо
52. Иҷрокунанда то пешниҳоди ҳуҷҷати омодашуда барои имзо, бояд мундариҷа, дурустии ба расмият даровардани он ва мавҷудияти иловаҳоро санҷад. Ҳуҷҷат барои имзо якҷоя бо маводе, ки дар асоси онҳо омода шудааст, пешниҳод карда мешавад.
53. Ҳуҷҷатҳои аз тарафи роҳбарият имзошуда барои бақайдгирӣ дар дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содира, дохилӣ (замимаи 3) ва ирсол ба хадамоти коргузорӣ баргардонида мешаванд.
54. Ҳуҷҷатҳо барои ирсол дар шакли пурра ба расмият дароварда супорида мешаванд. Хадамоти коргузорӣ дурустии ба расмият дароварда шудани ҳуҷҷатҳо ва мавҷудияти иловаҳои дар ҳуҷҷати асосӣ нишон додашударо санҷида, лифофаро ба расмият медарорад ва худи ҳамон рӯз ба шӯъбаи алоқа месупорад.
55. Ҳуҷҷатҳои дохилӣ дар доираи дастгоҳи идоракунӣ омода, ба расмият дароварда, иҷро (истифода бурда) карда мешаванд.
Лоиҳаи ҳуҷҷатҳо баъди омода ва мувофиқакунӣ бо кормандони манфиатдори дастгоҳ барои баррасӣ ё имзо ба роҳбарият фиристода мешаванд. Баъди имзои ҳуҷҷатҳои мазкур дар дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содира ва дохилӣ ба қайд гирифта, барои иҷро равон карда мешаванд.
Гузоришномаҳо ба номи роҳбарият, маълумотномаҳо, маълумотҳо ва дигар ҳуҷҷатҳои дорои хусусияти фаврӣ баъди баррасӣ ва иҷрои онҳо дар парвандаи дахлдор ҷой дода мешаванд.
в) Тартиби қабул ва супоридани ҳуҷҷатҳо
56. Қабул ва супоридани ҳуҷҷатҳои ворида, содира ва дохилӣ дар ҳамаи марҳилаҳои гардиши худ бо забонхат амалӣ мешавад. Супоридани ҳуҷҷатҳо аз як воҳиди сохторӣ ба воҳиди сохтории дигар, ё аз як корманд ба корманди дигар ҳатман тавассути хадамоти коргузорӣ сурат гирифта, дар дафтар ё варақаи бақайдгирии хуҷҷатҳо оид ба гардиши ҳуҷҷатҳо қайд карда мешавад.
г) Бақайдгирии ҳуҷҷатҳо
Ҳуҷҷатҳоро хадамоти коргузорӣ ба таври мутамарказ ба қайд мегирад. Ҳуҷҷатҳои дар замимаи 4 нишон додашуда ба қайд гирифта намешаванд.
57. Ҳар як ҳуҷҷат як маротиба ба қайд гирифта мешавад. Ҳуҷҷатҳои ворида дар рӯзи ворид шуданашон, содира ва дохилӣ бошанд, дар рӯзи баимзорасӣ ба қайд гирифта мешаванд.
59. Шохиси ҳуҷҷатҳои ворида, содира ва дохилӣ, чун қоида аз рақами тартибии бақайдгирии ҳуҷҷат ва шохиси парванда аз рӯи феҳраст иборат аст. Масалан:
№ 14/12 аз 05.01.08 Вазорати молияи Ҷумҳурии Тоҷикистон
Ҳисоботи солонаи муҳосибӣ барои соли 2007 ирсол мегардад.
Директор имзо ному насаб
ки дар ин ҷо 14 - рақами тартибии бақайдгирӣ, 12 - шохиси парванда аз рӯи феҳраст мебошад.
60. Барои бақайдгирии ҳуҷҷатҳои ворида, содира ва дохилӣ варақаҳои бақайдгирӣ истифода бурда мешаванд, ки дар ду нусха пур карда мешаванд: як нусха якҷоя бо ҳуҷҷатҳо ба иҷрокунанда супорида, нусхаи дуюм дар картотека ҷой дода мешавад. Бланкҳои бақайдгирии варақаҳо бояд дар коғази андозааш А5 (замимаи 5) омода шаванд.
Дар ташкилотҳое, ки ҳаҷми умумии ҳуҷҷатҳо дар як сол то 500-600 ададро ташкил медиҳад, ҳуҷҷатҳоро дар дафтарҳои бақайдгирии, содира ва дохилӣ ба қайд гирифтан мумкин аст.
4. Ташкили назорати иҷрои ҳуҷҷатҳо
61. Иҷрои пешниҳод, супориш ва масъалаҳои дар ҳуҷҷат ба миён гузошта шуда бояд таҳти назорати доимӣ қарор дода шавад. Иҷрои ҳуҷҷатҳои нисбатан муҳими ворида, содира ва дохилӣ бояд назорат карда шавад.
62. Ба иҷрои ҳуҷҷатҳо ва супоришҳои дар онҳо буда, роҳбарият назорат мебарад.
Назорати бевосита ба иҷрои ҳуҷҷатҳо ба ӯҳдаи хадамоти коргузорӣ ё шахсони мансабдори дигар гузошта мешавад.
63. Ҳамаи ҳуҷҷатҳои муҳими давлатие, ки бояд иҷро карда шаванд, дархостҳо, супоришҳои мақомоти болоӣ ва фармону фармоишҳои роҳбарияти ташкилот таҳти назорати махсус гирифта мешаванд.
64. Мӯҳлатҳои иҷрои ҳуҷҷатҳо намунавӣ ва фардӣ буда метавонанд. Мӯҳлатҳои намунавии иҷро барои ҳуҷҷатҳое, ки мутобиқи қонунгузории амалкунанда муқаррар карда мешаванд, бояд ба назорат гирифта шаванд. (Замимаи 6). Дар ҳолатҳои дигар мӯҳлатҳои иҷрои ҳуҷҷатҳо, чун қоида, набояд аз 10 рӯз зиёд бошад. Роҳбари ташкилот мӯҳлати нисбатан дарози иҷрои ҳуҷҷатҳоеро, ки аз рӯи хусусияти иҷро мураккаб мебошанд, муқаррар менамояд.
65. Агар дар ҳуҷҷати ворида мӯҳлат нишон дода бошад, ки то он вақт бояд ҷавоб гирифта шавад, пас ин мӯҳлат бояд ҳатман риоя карда шавад.
66. Мӯҳлати иҷрои ҳуҷҷат аз лаҳзаи ба ташкилот ворид шудани он ҳисоб карда мешавад.
67. Назорати иҷрои ҳуҷҷатҳо дар варақаҳои назоратӣ ё дафтарҳои бақайдгирии ҳуҷҷатҳои ворида, содира ва дохилӣ амалӣ мешавад.
68. Ҳуҷҷат ҳамон вақт иҷро гардида ҳисобида мешавад, ки масъалаҳои дар он ба миён гузошта шуда ҳал гарданд ва ба муаллиф ҷавоби саҳеҳ дода шавад.
Агар иҷро бо ҳуҷҷат асоснок карда нашуда бошад, пас он дар худи ҳуҷҷат - дархост, дафтари бақайдгирӣ ё варақаи назоратӣ қайд карда мешавад.
69. Маълумот оид ба натиҷаҳои иҷрои ҳуҷҷатҳои назоратшаванда аз тарафи хадамоти коргузорӣ ба ҳолати то санаи 1-уми ҳар моҳ ҷамъбаст шуда, ба роҳбарият расонида мешаванд. Дар асоси таҳлил барои тезонидани ҷараёни иҷрои ҳуҷҷатҳо ва баланд бардоштани интизоми иҷроия, такмили ташкили назорат ва идоракунӣ дар маҷмӯъ пешниҳодҳо таҳия карда мешаванд.
5. Тартиби додани феҳраст ва ташкил намудани парвандаҳо
а) Тартиб додани феҳрасти парвандаҳо
70. Ҳуҷҷатҳо баъди иҷрои (истифода) онҳо дар парвандаҳои иборат аз маҷмӯи ҳуҷҷатҳои мансуб ба масъалаи муайян ва дар муқоваи алоҳида дӯхташуда, гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
71. Бо мақсади дуруст ба тартиб даровардани парвандаҳо, ки ҷустуҷӯи фаврии ҳуҷҷатҳоро аз рӯи мазмун ва навъ таъмин мекунад, феҳрасти парвандаҳо тартиб дода мешавад, ки он рӯйхати батанзимдароварандаи номгӯи парвандаҳое мебошад, ки бо нишон додани мӯҳлати нигаҳдории онҳо дар коргузорӣ ҷорӣ карда мешавад.
72. Феҳрасти парвандаҳоро хадамоти коргузорӣ якҷоя бо дигар кормандони дастгоҳ тартиб медиҳад. Феҳрасти парванвандаҳои тартиб додашуда бо бойгонии давлатии дахлдор мувофиқа карда, аз тарафи роҳбарият тасдиқ ва аз 1 январи соли нав (замимаи 7) мавриди амал қарор дода мешавад.
73. Феҳрасти тасдиқ кардашуда дар давоми якчанд сол амал карда, дар мавриди тағийр ёфтани сохтори ташкилот бояд аз нав тартиб ва тасдиқ карда шавад. Агар чунин тағийрот рӯй надиҳад, феҳрасти парвандаҳо дар охири сол танҳо аниқ ва аз нав чоп карда мешавад.
74. Ба феҳрасти парвандаҳо ҳамаи ҳуҷҷатҳое, ки ҳам дар дохили ташкилот таҳия мешаванд ва ҳам аз берун ворид мегарданд, дохил карда мешаванд.
Ба феҳрасти парвандаҳо нашрияҳои чопӣ, брошюраҳо, маълумотномаҳо, бюллетенҳо ва дигар нашрияҳои ба инҳо монанд ворид карда намешаванд.
75. Шохиси парвандаҳо дар феҳраст аз аломати воҳиди сохторӣ ва рақами тартибии парванда дар ҳудуди воҳиди сохторӣ ё самти фаъолият иборат аст.
76. Сарлавҳаи парвандаҳо аз рӯи аҳамиятнокии ҳуҷҷатҳо, ки дар парванда ташкил шудааст, дар фаслҳои дахлдори феҳраст ҷойгир карда мешавад.
77. Сарлавҳаи парванда бояд мазмун ва таркиби асосии ҳуҷҷатҳои парвандаро дар шакли возеҳ ва ҷамъбастӣ инъикос намояд.
78. Сарлавҳаи парвандаҳо оид ба масъалаҳои дар давоми сол ҳал нагардида "гузаранда буда", бо ҳамон шохис ба феҳрасти парвандаҳои соли ояндаи ташкилот гузаронида мешавад.
79. Агар дар давоми сол дар фаъолияти дастгоҳ соҳаҳои нави корӣ ва корҳои пешбининашудае, ки бояд ҳуҷҷатнок карда шаванд, ба вуҷуд омада бошанд, онҳо ба таври илова ба феҳрасти парвандаҳо ворид карда мешаванд. Бо ин мақсад дар ҳар як фасли феҳраст рақамҳои эҳтиётӣ гузошта мешаванд.
80. Баъди ба охир расидани соли коргузорӣ дар охири феҳраст оид ба миқдори парвандаҳои ташкил кардашуда, сабти ҷамъбастӣ карда мешавад (замимаи 8).
81. Вазорату идораҳо, мақомоти марказии ташкилотҳои ҷамъиятӣ барои муассисаҳо, ташкилотҳо ва корхонаҳои ҳамнавъи тобеи худ феҳрасти намунавии парвандаҳоро таҳия менамоянд: Масалан: "Феҳрасти намунавии парвандаҳои мактабҳои таҳсилоти умумӣ", "Феҳрасти намунавии парвандаҳои марказҳои саломатии шаҳрӣ (ноҳиявӣ)" ва ғайра.
б) Ташкил намудани парвандаҳо
82. Ҳуҷҷатҳои иҷрошуда ва мутаносибан ба расмият даровардашуда гурӯҳбандӣ шуда, дар парванда ба тартиб дароварда мешаванд. Батартибдарории парвандаҳо тибқи феҳрасти парвандаҳо дар воҳидҳои сохторӣ дар ҷойи иҷрои ҳуҷҷатҳо амалӣ мешавад.
83. Яке аз талаботи асосӣ нисбат ба тартибдарории ҳуҷҷатҳо, ин дар парвандаҳои алоҳида тартиб додани ҳуҷҷатҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва муваққатӣ мебошад.
84. Ҳангоми батартибдарории парвандаҳо қатъӣ риоя намудани ҳаҷм ва таркиби ҳуҷҷатҳое, ки бояд дар ин парванда ҷой дода шавад, зарур аст. Ба парванда ворид намудани ҳуҷҷатҳои ба он мансуб набуда, инчунин сиёҳнависҳо, вариантҳо ва нусхаҳои зиёдшуда мумкин нест. Ҳар як парванда набояд аз 250 варақ зиёд бошад.
85. Ҳуҷҷатҳо дар дохили парванда аз рӯи тартиби ҳалли масъалаҳо тибқи хронология ва шохисбандӣ ҷойгир карда мешаванд.
86. Фармонҳо оид ба ҳайати шахсӣ аз фармонҳо оид ба фаъолияти асосӣ ҷудо гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
87. Нақшаҳо, ҳисоботҳо ва сметаҳо аз лоиҳаҳои ин ҳуҷҷатҳо ҷудо гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
88. Ҳуҷҷатҳо дар парвандаҳои шахсӣ бо тартиби зайл ҷойгир карда мешаванд:
- рӯйхати дохилии ҳуҷҷатҳо, ки дар парвандаи шахсӣ мавҷуд аст;
- ариза дар бораи ба кор қабул кардан, роҳхат ё пешниҳод;
- пурсишнома, варақаи баҳисобгирии кадрҳо;
- ҳолнома;
- ҳуҷҷатҳо оид ба маълумот;
- нусхаи фармонҳо оид ба таъинот, аз ҷое ба ҷое гузаронидан, озод кардан.
89. Варақаҳои шакли Т-2 аз рӯи тартиби алифбоӣ ҷойгир карда мешаванд.
90. Мукотибот дар парванда дар давраи соли тақвимӣ гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
Дар парвандаи мукотибот ҳамаи ҳуҷҷатҳои дар ҷараёни ҳалли масъала ташкилшуда ҷой дода мешаванд. Мукотибот бо пайдарҳамии хронологӣ мураттаб гардонида мешаванд: ҳуҷҷат-ҷавоб баъди ҳуҷҷатдархост ҷойгир карда мешавад. Ҳангоми аз нав оғоз намудани мукотиба оид ба масъалаи муайян ҳуҷҷатҳо ба парвандаи соли ҷорӣ бо нишон додани шохиси парвандаи соли гузашта, ки дар он ҳуҷҷатҳо оид ба ин масъала нигоҳ дошта мешаванд, ворид карда мешаванд.
Мукотиба бо ташкилотҳои болоӣ аз рӯи масъалаҳои мушаххас гурӯҳбандӣ карда мешавад.
6. Омода намудани ҳуҷҷатҳо барои нигоҳдорӣ ва истифодабарии минбаъда
а) Ташхиси арзиши илмӣ ва амалии ҳуҷҷатҳо
91. Ташхиси арзиши ҳуҷҷатҳо ин муайян намудани аҳамияти сиёсӣ, хоҷагии халқ, иҷтимоӣ-фарҳангӣ ва дигар аҳамияти ҳуҷҷатҳо бо мақсади ҷудо намудани онҳо барои нигоҳдории минбаъда ё несткунӣ мебошад.
92. Ташхиси арзиши ҳуҷҷатҳо аз тарафи кормандони воҳидои сохторӣ таҳти роҳбарии методии комиссияи ташхисии (КТ) доимоамалкунандаи ташкилот амалӣ мешавад.
93. Интихоби ҳуҷҷатҳо барои несткунӣ бо санади шакли муайян ба расмият дароварда мешавад. Санадҳоро комиссияи ташхисӣ баррасӣ намуда, ба онҳо раис ва аъзои ин комиссия имзо мегузоранд ва роҳбарият тасдиқ менамояд.
Ҳуҷҷат ва парвандаҳои ба санад ворид кардашуда фақат баъди аз тарафи ташкилотҳои хадамоти бойгонии давлатӣ тасдиқ кардани рӯйхатҳои парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва муваққатии давраи дахлдор нест карда мешаванд.
б) Тартиб додани парвандаҳо
94. Дар оғози сол дар ҳар як воҳиди сохторӣ тибқи феҳрасти парвандаҳо муқоваи парвандаҳои ташкилшаванда тартиб дода мешавад.
95. Тартиб додани парвандаҳо аз навиштани муқоваи парвандаҳо, ҷузъбандӣ, рақамгузории варақҳо ва таҳияи навиштаҷоти тасдиқкунанда иборат аст.
Парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва дарозмуддат (то 10 сол ва зиёда аз он) дар муқоваи сахт муқовабандӣ шуда, варақҳояшон рақамгузорӣ карда мешаванд. Дар охири парвандаҳо дар варақи алоҳидо навиштаҷоти тақсимкунанда гузошта мешавад.
Парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон муваққатӣ (то 10 соли пурра) ба таври оддӣ ба расмият дароварда мешаванд: онҳо муқовабандӣ, варақҳояш рақамгузорӣ, рӯйхати парвандаҳо тартиб дода намешавад ва баҳисобгирӣ аз рӯи феҳрасти парвандаҳо амалӣ мешавад.
96. Навиштаҷот дар муқоваи парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва дарозмуддат бояд ба таври возеҳ, бо ранги сиёҳи офтоббардор ё сиёҳӣ анҷом дода шаванд.
97. Оид ба масъалаҳои мураккаби вобаста ба расмият даровардани парвандаҳое, ки бояд ба нигоҳдории давлатӣ супорида шаванд, бо бойгонии давлатии дахлдор машварат намудан зарур аст.
в) Ба руйхат гирифтани ҳуҷҷатҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва дарозмуддат
98. Баъди ба охир расидани соли коргузорӣ аз рӯи натиҷаҳои ташхиси гузаронидашудаи арзиши ҳуҷҷатҳо парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ ҷудо карда мешаванд, ки бояд ба рӯйхат дохил карда шаванд (замимаи 9).
99. Рӯйхат аз тарафи хадамоти коргузорӣ бо ёрии методии бойгонии давлатии дахлдор тартиб дода мешавад. Рӯйхатҳои солонаи парвандаҳо бояд аз тарафи комиссияи ташхису тафтишотии (КТТ) ташкилоти хадамоти бойгонии давлатӣ тасдиқ карда шаванд.
100. Рӯйхатҳо ба парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ, дарозмуддат ва ҳайати шахсӣ алоҳида тартиб дода мешаванд.
101. Ҳар як парванда (ҷилд) тибқи рӯйхат рақами тартибии мустақил дорад. Парвандаҳо дар рӯйхатҳо аз рӯи феҳрасти парвандаҳо мураттаб гардонида мешаванд.
г) Таъмини ҳифзи ҳуҷҷатҳо
102. Барои ҳифозати ҳуҷҷатҳои ташкилот хадамоти коргузорӣ ва роҳбарони воҳидҳои сохторӣ масъул мебошанд.
Парвандаҳо аз лаҳзаи оғоз дар коргузорӣ то вақти супоридан ба бойгонии ташкилот ё несткунӣ, дар утоқҳои корӣ, дар ҷевонҳои пӯшидашаванда ё биноҳои маҳкамшавандаи махсус ҷудо кардашуда, нигоҳ дошта мешаванд.
103. Гирифтан ва додани ҳама гуна ҳуҷҷат аз парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ манъ аст. Дар ҳолатҳои истисно (масалан бо талаби мақомоти судӣ-тафтишотӣ) гирифтани ҳуҷҷатҳо бо иҷозати роҳбарият, бо роҳи дар парванда ҳатман гузоштани нусхаи аслии тасдиқ кардашудаи ҳуҷҷати гирифташуда ва гузоштани санад оид ба гирифтани нусхаи аслӣ, ба амал бароварда мешавад.
ғ) Супоридани парвандаҳо ба бойгонии ташкилот
104. Парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдории доимӣ ва дарозмуддат баъди як соли ба охир расидани онҳо дар коргузории воҳидҳои сохторӣ ба бойгонии ташкилот супорида мешаванд. Парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдории муваққатӣ (то 10 сол) ба бойгонӣ супорида нашуда, дар воҳидҳои сохторӣ нигоҳ дошта мешаванд.
105. Бойгонии ташкилот парвандаҳоро аз рӯи рӯйхат ё феҳрасти парвандаҳо қабул менамояд.
Агар парвандаҳои алоҳидаро дар коргузорӣ барои кори ҷорӣ мондан зарур бошад, он гоҳ бойгонӣ барои ба истифодаи муваққатӣ додани онҳоро ба расмият медарорад.
Замимаи 1
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Шакли мӯҳри бақайдгирӣ
+---------------ҷ
| Номи ташкилот |
| Сана | 20 мм
| Шохис |
+---------------+ 50 мм
Замимаи 2
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои ворида
+------+----------+------+-------+---------+-------+-------+---------ҷ
|Санаи | Шохиси |Ирсол-|Мазмуни| Шумораи |Амри |Мӯҳлати|Қайд дар |
|ворид-| ҳуҷҷати |кунан-| мухта-| варақҳо |хаттӣ | иҷрои |бораи иҷ-|
|шавии | ворид- | да | сар | асосӣ/ |ё ба кӣ| ҳуҷҷат|ро ва ра-|
|ҳуҷҷат| шуда | | | замима |фири- | |қами |
| | | | | |стода | |парван- |
| | | | | |шуда- | |дае, ки |
| | | | | |ни ҳу- | |ҳуҷҷат ба|
| | | | | |ҷҷат | |он дӯхта |
| | | | | | | |шудааст |
+------+----------+------+-------+---------+-------+-------+---------+
+------+----------+------+-------+---------+-------+-------+---------+
Замимаи 3
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содира ва дохилӣ
+--------------+---------------+------------+------------+-----------ҷ
| Сана ва | Ирсолкунанда | Мазмуни |Қайд дар | Миқдори |
| шохиси | | мухтасар |бораи иҷрои | саҳифа |
| ҳуҷҷат | | |ҳуҷҷат ва | |
| | | |рақами | |
| | | |парвандае, | |
| | | |ки ҳуҷҷат ба| |
| | | |он дӯхта | |
| | | |шудааст. | |
+--------------+---------------+------------+------------+-----------+
+--------------+---------------+------------+------------+-----------+
Замимаи 4
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Рӯйхати ҳуҷҷатҳое, ки аз тарафи хадамоти коргузорӣ ба қайд гирифта намешаванд
1. Нусхаи мақтубҳое, ки барои маълумот фиристода шудаанд.
2. Барқияҳо ва мақтубҳо дар бораи иҷозат додан ба сафарҳои хизматӣ ва рухсатӣ.
3. Маълумот дар бораи ҷаласаҳо, маҷлисҳои машваратӣ ва рӯзномаи маҷлис.
4. Ҷадвалҳо, нарядҳо, дархостҳо, тақсимбандиҳо.
5. Ахборе, ки барои маълумот фиристода шудаанд.
6. Нақшаҳои таълимӣ, барномаҳо (нусхаҳо).
7. Огоҳномаҳои эълонӣ, плакатҳо, барномаҳои маҷлисҳои машваратӣ, конференсияҳо.
8. Номаҳои табрикотӣ ва даъватномаҳо.
9. Нашрияҳои чопӣ (китобҳо, маҷаллаҳо, бюллетенҳо).
10. Ҳисоботи ҳармоҳа, семоҳа, нимсола.
11. Намунаҳои ҳисоботи оморӣ.
12. Ҳуҷҷатҳои муҳосибӣ.
Замимаи 5
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Шакли варақаи бақайдгирӣ
+--------------------------------------------------------------------ҷ
| Ирсолкунанда |
+----------------------------------------+---------------------------+
| Санаи воридшавӣ ва шохиси ҳуҷҷат | Сана ва шохиси ҳуҷҷат |
| | |
+----------------------------------------+---------------------------+
| Мазмуни мухтасар |
| |
+--------------------------------------------------------------------+
| Амри хаттӣ ё ба ки фиристода шудани ҳуҷҷат |
| |
+--------------------------------------------------------------------+
| Қайд дар бораи иҷрои ҳуҷҷат |
| |
| |
| |
+--------------------------------------------------------------------+
Тарафи рост
+--------------------------------------------------------------------ҷ
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| Қайдҳои назоратӣ |
+------------------+--------------------------+----------------------+
| Хазина № |Рӯйхати № | Парвандаи № |
+------------------+--------------------------+----------------------+
Тарафи чап
Замимаи 6
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Рӯйхати намунавии ҳуҷҷатҳо бо нишон додани муҳлатҳои иҷро
1. Қонунҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон, фармонҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон - мутобиқи мӯҳлати дар онҳо нишон додашуда.
2. Қарорҳо ва фармоишҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон - мутобиқи мӯҳлати дар онҳо нишон додашуда.
3. Дархостҳо, аризаҳо ва мактубҳои вакилони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон:
- мактубҳои депутатҳо, ки омӯзиш ва санҷиши иловагиро талаб намекунанд, бетаъхир;
- мактубҳо ва дархостҳое, ки омӯзиш ва санҷиши иловагиро талаб мекунанд, то 1 моҳ.
4. Фармонҳои роҳбари ташкилот - тибқи мӯҳлатҳои дар онҳо нишон додашуда.
5. Қарорҳои мақомоти машваратии ташкилотҳо - тибқи мӯҳлатҳои дар онҳо нишон додашуда.
6. Мактуб-дархостҳо ва мактуб-супоришҳои ташкилотҳои болоӣ - то 10 рӯз ё тибқи мӯҳлатҳои дар онҳо нишон додашуда.
Замимаи 7
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо,ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Шакли феҳрасти парвандаҳои ташкилот:
Номи ташкилот Тасдиқ мекунам
Феҳрасти парвандаҳо барои соли _______ Номи вазифаи роҳбари
имзо ташкилот шарҳи
сана имзо
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(номгӯи воҳиди сохторӣ)
+--------+----------------+----------+-----------------------+-------ҷ
| Шохиси | Сарлавхаи пар- | Микдори | Мухлати нигохдории | |
|парванда| ванда (чилдхо, |парвандахо| парванда (чилд, | Эзох |
| | кисмхо) | (чилдхо, | кисм) ва раками мо- | |
| | | кисмхо) | ддахо аз руи Номгуй(1)| |
+--------+----------------+----------+-----------------------+-------+
+--------+----------------+----------+-----------------------+-------+
Номи вазифаи роҳбари хадамоти
хизматрасонии коргузории ташкилот имзо шарҳи имзо
Сана
Манзурии мудири бойгонии идоравӣ
(Шахси масъули бойгонӣ)
Маъқул дониста шуд Мувофиқа шуд
Протоколи КТ(2) Протоколи КТТ(3)
ташкилоти бойгонӣ
аз ________№_______ аз ______№______
_________________
(1) Номгӯи ҳуҷҷатҳои намунавие, ки дар фаъолияти мақомоти ҳокимияти давлатӣ, идораҳо, дигар ташкилотю корхонаҳои давлатӣ ва ғайридавлатӣ бо нишон додани мӯҳлати нигоҳдорӣ ташкил мешаванд, ки бояд ва набояд ба нигоҳдории давлатӣ барои ҳуҷҷатҳои умумӣ ва махсус супорида шаванд, ки Сардори Саридораи бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон аз 25 июли соли 2002 тасдиқ карда аст ё Номгӯи ҳуҷҷатҳои дар фаъолияти ташкилотҳои соҳа ташкилшаванда.
(2) Ниг. ба қисми 6, банди 92.
(3) Ниг. ба қисми б, банди 99.
Замимаи 8
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо,ташкилотҳо ва
корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Шакли қайди ҷамъбастӣ ба феҳрасти парвандаҳои ташкилот
Қайди ҷамъбастӣ оид ба гурӯҳҳо ва миқдори парвандаҳое, ки дар соли_____ дар ташкилот ташкил карда шудаанд.
+----------------+-------------+-------------------------------------ҷ
|Тибқи мӯҳлатҳои | Ҳамагӣ | Аз ҷумла |
|нигохдорӣ | | |
+----------------+-------------+------------------+------------------+
| | | Гузаранда | бо аломати КТТ |
+----------------+-------------+------------------+------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 |
+----------------+-------------+------------------+------------------+
+----------------+-------------+------------------+------------------+
доимӣ
_____________________________________________________________
дарозмуддат (беш аз 10 сол)
_____________________________________________________________
муваққатӣ (то 10 соли пурра)
_____________________________________________________________
ҶАМЪ:
_____________________________________________________________
Номи вазифаи роҳбари хадамоти
Хизматрасонии коргузории ташкилот имзо шарҳи имзо
Сана
Малумотҳои ҷамъбастӣ ба бойгонии идоравӣ супорида шудаанд
Номи вазифаи шахсе, ки маълумотҳоро
фиристодааст имзо шарҳи имзо
Сана
Замимаи 9
ба Дастурамали намунавии коргузорӣ
дар вазорату кумитаҳои давлатӣ ва
дигар мақомоти идоракунии давлатӣ,
мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти
давлатӣ, муассисаҳо, ташкилотҳо ва корхонаҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон
Шакли рӯйхати парвандаҳои мӯҳлати нигоҳдориашон доимӣ
Тасдиқ мекунам
Номи вазифаи роҳбари ташкилот
имзо шарҳи имзо
сана
Фонд № _____
Руйхати № _____
парвандаҳои мӯҳлати
нигохдориашон доимӣ
барои соли ______
________________________________________________________________
(номи ташкилот ё воҳиди сохтории он)
+----+-------------+----------------+------------+---------+-------ҷ
| | Шохиси | Сарлавхаи пар- |Санаи пар- |Микдори | Эзох |
|р\т | парванда | ванда (чилд, |ванда (чилд,|варакхо | |
| | | кисм) |кисм) |дар пар- | |
| | | | |ванда | |
| | | | |чилд,кисм| |
+----+-------------+----------------+------------+---------+-------+
+----+-------------+----------------+------------+---------+-------+
Ба ин фасли рӯйхат ____________________________ парванда
(бо рақам ва ҳарфҳо)
аз № _____ то № __________, аз ҷумла:
рақамҳои литерӣ:
рақамҳои партофта шуда:
ворид карда шудааст.
Номи вазифаи
тартибдиҳандаи рӯйхат имзо шарҳи имзо
Мудири шӯъбаи бойгонии ташкилот имзо шарҳи имзо
Бо Протоколи КТ ташкилот Бо Протоколи КТТ
аз _____№_____ ташкилоти бойгонӣ
маъқул дониста шуд. аз _____ №_____
тасдиқ шудааст
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Таджикистан
от 2 декабря 2008 года №585
Примерная инструкция о ведении делопроизводства в министерствах, государственных комитетах и иных органах государственного управления, местных исполнительных органах государственной власти, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Таджикистан
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Примерная инструкция о ведении делопроизводства в министерствах, государственных комитетах и иных органах государственного управления, местных исполнительных органах государственной власти, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Таджикистан (далее - Инструкция) устанавливает правила ведения делопроизводства и регламентирует работу с документами с момента их поступления или создания до передачи их на архивное хранение в министерствах, государственных комитетах и иных органах государственного управления, местных исполнительных органах государственной власти, в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организация).
2. Инструкция ставит своей задачей осуществление рационального ведения делопроизводства, способствование правильному и своевременному выполнению постановлений и поручений вышестоящих органов, приказов руководства, служебных документов и устанавливает для работников аппарата единые правила подготовки документов, их оформления, учета, использования, контроля и хранения.
3. Обязанности за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагаются на делопроизводственные службы организаций.
Все работники организаций должны быть ознакомлены с порядком работы с документами, обязаны знать и выполнять требования инструкции по делопроизводству. При смене ответственных работников аппарата организации дела текущего делопроизводства передаются по акту.
4. На основании и в соответствии с настоящей примерной Инструкцией организации должны разрабатывать конкретные инструкции по ведению делопроизводства.
5. Порядок принятия актов Маджлиси Милли и Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, Правительства Республики Таджикистан, Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан определяется согласно действующих нормативно-правовых актов.
6. Порядок работы с секретными документами определяется специальными инструкциями.
7. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведётся в соответствии с Законом Республики Таджикистан "О обращениях граждан" и "Инструкцией о ведении делопроизводства по обращениям граждан".
8. Переписка с учреждениями и гражданами ведется в соответствии с требованиями Закона Республики Таджикистан "О языке".
2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
а) Документирование управленческой деятельности
9. Документирование управленческой деятельности заключается в записи в установленной форме необходимой для управления информации, т.е. в создании документов.
10. Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа.
11. Согласно сложившейся практике в организациях издаются организационно-распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, заключения, докладные записки, письма) и документы, не относящиеся к организационно-распорядительным, т.е. статистические, финансовые, проектно-конструкторские, медицинские и др.
12. Статистические, финансовые, проектно-конструкторские, медицинские и др. специальные документы составляются и оформляются согласно требованиям соответствующих нормативных актов.
13. Управленческая деятельность организаций осуществляется путём принятие в соответствии с Законом Республики Таджикистан "О нормативно правовых актах" организационно-распорядительных документов.
б) Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов
14. Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются в соответствии с государственными стандартами. Все организационно-распорядительные документы составляются на бланках. В случае, если к справкам, сводкам и другим документам составляется препроводительное письмо, то тогда эти документы могут оформляться не на бланках. Документы печатаются на бланках двух форматов: А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Бланки формата А5 применяются только для препроводительных писем и для документов, текст которых не превышает 8-10 строк машинописи. По вопросам разработки форм бланков организационно-распорядительной документации организациям необходимо консультироваться с соответствующей организацией государственной архивной службы.
15. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Максимальный состав реквизитов и их расположение установлены государственным стандартом.
16. Составление и оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований: указание вида документа, составление заголовка документа, адресование, датирование документа, проставление отметок о согласовании текста документа, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление отметок о прохождении и исполнении документа, проставление печати).
Указание наименования вида документа должно быть на каждом документе, за исключением письма, например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.д. (этот элемент печатается прописными буквами).
Заголовок составляется к любому документу, оформляемому на листе формата А4 независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и точными отвечая на вопрос: "О чем,": "Об изменении... ", "О выделении... ", "0б отмене..." и т.д. Если в документе отражается несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок формируется составителем документа.
При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
* документы адресуются организации, её структурному подразделению или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и в других случаях, когда установление точного адресата не вызывает трудностей);
* наименование организации и её структурная часть указывается в именительном падеже.
Например:
Министерство образования
Республики Таджикистан
Управление среднего и начального
профессионального образования
* при направлении документа должностному лицу указывается название организации в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном.
Например:
Министерство внутренних дел
Республики Таджикистан
Начальнику департамента миграции
____________________ Фамилия и инициалы
* при адресовании документа руководству организации наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
Заместителю министра культуры
Республики Таджикистан
___________________________
Фамилия и инициалы
* при адресовании документа непостоянным корреспондентам указывается почтовый адрес получателя документа. Например:
Душанбинский авторемонтный завод
734018, Душанбе, ул. Джами № 15
если документ, адресуется частному лицу, сначала следует указать фамилию и инициалы получателя, его почтовый адрес.
Например:
Асророву И.В.
734024, Курган-тюбе,
ул.Айни № 15 кв.10
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Государственный стандарт устанавливает два способа написания даты документа: полное (например 17 октября 2007 года) и краткое (17.10.07). Более рациональным является краткое написание даты тремя парами арабских цифр, разделенных точками (отдельные пары цифр означают число, месяц, год). Если число и порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 3 августа 2007 года следует написать 03.08.07.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, датируются и подписываются. Датой постановлений, решений, распоряжений, приказов, писем, заключений, докладных записок, справок является дата их подписания. Датой протоколов, актов считается дата мероприятия.
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов: качество подготовленного проекта документа, его целесообразность, своевременность, политическую, экономическую и научно-техническую обоснованность его содержания, соответствие подготовленного проекта документа действующим нормативным правовым актам.
Согласование проектов документов производится как внутри организации (со структурными подразделениями, должностными лицами и профсоюзным комитетом), так и вне её (с другими организациями).
Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя разборчивую личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости могут быть указаны должности, фамилия и инициалы визирующего.
Например:
Главный бухгалтер подпись ф.и.о.
15.05.08.
Замечания или дополнения к документу, если таковые имеются, прилагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается следующая виза:
Главный бухгалтер подпись ф.и.о.
Замечания прилагаются 15.05.08.
Как правило, визы проставляются на нижнем поле первого экземпляра проекта документа, после реквизита "подпись". Если документ визируется несколькими лицами, визы располагаются одна под другой в порядке их проставления.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования или справкой о согласовании.
Гриф внешнего согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, фамилию и инициалы, с которым документ согласовывается и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Республики Таджикистан
__________________
подпись Ф.И.О.
5 февраля 2008 года
Согласовано с
Министерством финансов
Республики Таджикистан
(письмо от 05.02.08. №124-1)
Гриф внешнего согласования ставится на титульном листе документа.
Подпись - обязательный элемент документа, означающий ответственность подписавшего документ за его содержание и законность.
Исходящий документ подписывается только руководителем организации. В отсутствии руководителя документ может подписываться его заместителем. На финансовые документы проставляются подписи руководителя организации и главного бухгалтера.
Как правило, подписывается один (первый) экземпляр документа.
В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписавшего документ, подпись, фамилия и инициалы. Например:
Директор подпись ф.и.о.
При подписании документа составленного комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение их обязанностей в комиссии. Фамилия председателя комиссии записывается отдельно, а фамилии членов комиссии перечисляются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии подпись ф.и.о.
Члены комиссии подпись ф.и.о.
и т.д. подпись ф.и.о.
Протоколы заседаний коллегиальных органов, как правило, подписываются председателем коллегиального органа.
Утверждение - особый способ утверждения документа после его подписания, санкционирующий распространение его действия на должностные лица.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документы утверждаются руководителем организации или его заместителем, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в его компетенцию.
Элементами грифа утверждения являются слово "Утверждаю", наименование должности, личная подпись, фамилия и инициалы лица, утвердившего документ, дата утверждения.
Например:
Утверждаю
Директор Душанбинского
консервного комбината
________ Ф.И.О.
подпись 15 июля 2008 года
При утверждении документа правовым актом, на документе проставляются гриф по форме.
Например:
Утверждено
Приказом Директора Душанбинского
консервного комбината
от 5 мая 2008 года, № 10
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, кроме подписи, ставится печать.
Печать ставится на документах материально-финансового характера, справках, удостоверениях, трудовых книжках, а также в необходимых случаях и на других документах. Оттиск печати должен захватывать наименование должности и личную подпись.
в) Требования к документам, изготовляемым машинописным способом и средствами электронной техники.
17. Изготовление документов машинописным способом или средствами электронной техники производится в соответствии с требованиями государственного стандарта.
В документах все реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом государственного стандарта.
18. При печатании документов оставляются поля следующих размеров:
левое - 25 мм
правое - не менее 10 мм
верхнее - 20 мм
нижнее:
для формата А4 - не менее 20 мм
для формата А5 - не менее 10 мм
19. Текст документов печатается через один или полтора межстрочных интервала.
Первая строка каждого абзаца текста печатается с красной строки.
г) Составление и оформление протоколов
20. Обязательному протоколированию подлежат проводимые заседания коллегиальных органов, совещаний и собраний. Протоколы заседаний коллегиальных органов нумеруются в пределах календарного года.
21. Текст протокола, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания коллегиального органа, совещания указывается общее количество участвовавших и количество приглашённых на заседание лиц, повестка дня с перечнем вопросов, состав президиума, инициалы и фамилии председателя и секретаря собрания, подлежащих рассмотрению, с указанием должностей, инициалов и фамилий докладчиков.
Если количество приглашенных на заседание коллегиального органа, совещания, собрания превышает 5 человек, то составляется их список в виде отдельного документа прилагаемого к протоколу.
22. Основная часть протоколов заседания коллегиального органа, совещаний и собраний должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
23. Текст каждого раздела основной части должен состоять из позиций: слушали, выступили, решили.
Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится порядковый номер вопроса по повестке дня.
24. Слово "СЛУШАЛИ" печатается прописными буквами от границы левого поля, после чего ставится двоеточие: на следующей строке (с абзаца) указываются инициалы и фамилии докладчика, затем в скобках указывается (доклад прилагается).
25. В разделе протокола "ВЫСТУПИЛИ" излагаются содержание всех выступлений, вопросов, ответов на них и справок.
26. После окончания изложения выступлений записывается решение по первому вопросу повестки дня.
27. Протоколы заседаний коллегиального органа, совещаний также могут оформляться кратко.
В краткой форме протокола в основной его части не излагается содержание выступлений, а дается лишь перечень рассматриваемых вопросов с указанием инициалов и фамилий докладчиков, выступивших и принятых решений.
28. Протоколы заседаний коллегиального органа, печатаются на бланках, подписываются председателем коллегиального органа, протоколы совещаний, подписываются лицом, проводившем совещание, а протоколы собраний председателем и секретарем собрания.
д) Составление и оформление приказов
29. Заголовок приказа должен кратко излагать его содержание и располагается в левой части бланка приказа.
30. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, а в распорядительной - перечисляются предписываемые действия. Если приказ издается на основании соответствующего документа вышестоящего органа, то в констатирующей части приводится название, номер, дата и название этого документа.
31. Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста. Намечаемые мероприятия располагаются по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт следует начинать с указания конкретного исполнителя. Затем излагаются предписываемые действия и указывается срок исполнения.
32. Проект приказа согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями или должностными лицами. Визы согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В окончательно подготовленный проект изменения может вносить только должностное лицо подписывающее приказ и одновременно он проставляет дату.
33. Приказ нумеруется в течение календарного года. К номеру приказа по личному составу через тире добавляется буква "К".
е) Составление и оформление справок и докладных записок.
34. Текст справки и докладной записки должен состоять из двух основных частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, во второй - выводы и предложения.
35. Дата или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке или докладной записке, должны включатся в заголовок.
Например: "О подготовке кадров по состоянию на 01.05.08".
36. Исходящие справки и докладные записки печатаются на бланках и подписываются руководством. Внутренние справки и докладные записки печатаются на чистых листах бумаги формата А4 и подписываются их составителями.
37. Справки, выдаваемые по просьбе заинтересованных граждан, составляются на бланках, подписываются руководством и заверяются печатью.
ё) Составление и оформление акта.
38. Текст акта должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствующие. После слова "Основание" указывается распорядительный документ или устное предписание о проведении актируемого мероприятия. После слова "Составлен" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при составлении акта.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и предложения.
39. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта и формулироваться отвечая на вопрос "о чем,".
40. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей должности не указываются.
41. При наличии особых мнений у составителей акта или присутствовавших, они излагаются ниже подписей или на отдельном листе.
ж) Составление и оформление служебного письма, телеграммы, факса и телефонограммы
42. Служебные письма составляются для изложения просьбы (запроса), ответа на просьбу, а также сообщений информационного характера.
Препроводительные письма составляются лишь в том случае, когда они содержат пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.
43. Текст письма, как правило, должен состоять из двух логических связанных между собой частей. В первой части приводится описание фактов или событий, послуживших основанием для составления письма. Во второй - излагаются выводы, предложения или просьба.
44. Переписка посредством телеграфа или факса ведется только по вопросам срочного характера. При ответе на запрос перед текстом телеграммы, факса указываются номер этого запроса. В конце текста (до подписи) ставится исходящий номер.
Телеграммы, факс печатаются в двух экземплярах и визируются исполнителем. После подписи телеграмма, факс передается делопроизводственной службе для отправления.
45. Телефонограмма используется для передачи сведений по телефону. При передаче телефонограммы указывается: кому она адресована, должность и фамилия лица, подписавшего ее, дата и час передачи, номер телефона, фамилия и инициалы передающего и получающего лица.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
а) Порядок прохождения и исполнения входящих документов
46. Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции осуществляется делопроизводственной службой.
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес профсоюзного комитета, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документа.
На всех входящих документах, в обязательном порядке, даже если страница занята текстом, в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп (приложение 1). Как правило, регистрация производится в день получения документа.
47. Нерегистрируемые документы, документы поступившие в адрес профсоюзного комитета и с пометкой "лично" передается непосредственно по назначению.
Поступившие документы после их регистрации в журнале входящих документов (приложение 2) передаются на рассмотрение руководства.
48. Документы должны передаваться руководству на рассмотрение в день их поступления. Телеграммы, факс, телефонограммы и другие срочные документы передаются на рассмотрение и исполнение в первую очередь.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившими документами или соответствующей справкой.
49. Результаты рассмотрения отражаются в резолюциях, которые проставляются, как правило, в верхней правой части документа или на любом свободном месте от текста. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителей. Проставление резолюции на отдельном листе (в так называемых "бегунках") не разрешается. Рассмотрение документов должно производиться в день их поступления.
50. Поступившие документы, после их рассмотрения руководством, возвращаются делопроизводственной службе для перенесения текста резолюции в соответствующую графу журнала входящей корреспонденции или на контрольную карточку и доставляются по назначению.
51. Ответственным за исполнением документов являются лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя предоставить ему все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам, согласно номенклатуре дел.
б) Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки
52. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
53. Подписанные руководством документы передаются делопроизводственной службе для регистрации в журнале регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 3) и отправки.
54. Документы передаются для отправки полностью оформленными. Делопроизводственная служба проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, оформляет в конверт и в тот же день сдает в отделение связи.
55. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата управления.
Проекты документов после подготовки и согласования с заинтересованными работниками аппарата передаются на рассмотрение или на подпись руководству. После подписания указанные документы регистрируются в журнале регистрации исходящих и внутренних документов и передаются для исполнения.
Докладные записки на имя руководства, справки, сводки и другие документы оперативного характера после их рассмотрения и исполнения помещаются в соответствующее дело.
в) Порядок приема и передачи документов
56. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их прохождения осуществляется под расписку. Передача документов из одного структурного подразделения в другое или от одного работника к другому в обязательном порядке производится через делопроизводственную службу, регистрируя в журнале или в карточке регистрации движения документов.
г) Регистрация документов
57. Регистрация документов осуществляется централизованно делопроизводственной службой. Не подлежат регистрации документы указанные в приложение 4.
58. Каждый документ регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания.
59. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из порядкового регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре.
Например:
№ 14/12 от 05. 01. 08 Министерство финансов
Республики Таджикистан
Направляется годовой бухгалтерский отчёт за 2007 год.
Директор подпись Фамилия и инициалы
где 14 - порядковый регистрационный номер, 12 - индекс дела по номенклатуре.
60. Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяются регистрационные карточки, которые заполняют в 2-х экземплярах: один экземпляр вместе с документами передаётся исполнителю, второй помещается в картотеке. Бланки регистрационной карточки должны изготавливаться на бумаге формата А5. (Приложение 5).
В организациях с общим объёмом до 500-600 документов в год допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
61. Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
62. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляет руководство.
Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на делопроизводственную службу или других должностных лиц.
63. На особый контроль берутся: все важнейшие государственные документы, требующие исполнения, запросы и поручения вышестоящих органов, приказы и распоряжения руководства организации.
64. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения устанавливаются для документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством(Приложение 6). В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должны превышать 10 дней. Более длительный срок исполнения может быть установлен руководителем организации для документов, сложных по характеру исполнения.
65. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок должен строго соблюдаться.
66. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в организацию.
67. Контроль за исполнением документов ведется на контрольных карточках или в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
68. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе - запросе, журнале регистрации или в контрольной карточке.
69. Данные о результатах исполнения контролируемых документов делопроизводственной службой обобщаются по состоянию на 1-ое число каждого месяца и докладываются руководству. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
а) Составление номенклатуры дел
70. Документы после их исполнения (использования) группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу, подшитой в отдельную обложку.
71. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, составляется номенклатура дел, являющаяся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.
72. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой совместно с другими работниками аппарата. Составленная номенклатура дел согласовывается с соответствующим государственным архивом, утверждается руководством и вводится в действие с 1 января нового года. (Приложение 7).
73. Утвержденная номенклатура действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры организации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года лишь только уточняется и перепечатывается.
74. В номенклатуру дел включается вся документация, как создаваемая самой организацией, так и получаемая извне.
В номенклатуру дел не включаются получаемые печатные издания, брошюры, справки, бюллетени и другие подобные издания.
75. Индексы дел в номенклатуре состоят из обозначений структурных подразделений и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или направления деятельности.
76. Заголовки дел располагаются в соответствующих разделах номенклатуры по значимости документов, формируемых в дела.
77. Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.
78. Заголовки дел по вопросам, не разрешённым в течение года являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
79. Если в течение года в деятельности аппарата возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
80. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел. (Приложение 8)
81. Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций разрабатывают типовые номенклатуры дел для однотипных подведомственных учреждений, организаций и предприятий. Например: "Типовая номенклатура дел средних общеобразовательных школ", "Типовая номенклатура дел городских (районных) центров здоровья" и др.
б) Формирование дел
82. Исполненные и соответственно оформленные документы группируются и формируются (брошюруются) в дела. Формирование дел в соответствии с номенклатурой осуществляется в структурных подразделениях по месту исполнения документов.
83. Одно из основных требований к формированию документовраздельное формирование в дела документов постоянного и временного хранения.
84. При формировании дел требуется строго соблюдать их объем и состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий не допускается. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.
85. Документы внутри дела располагаются в порядке разрешения вопросов, по хронологии и индексации.
86. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
87. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
88. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
* внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
* заявление о приеме на работу, направление или представление;
* анкета, листок по учету кадров;
* автобиография;
* документы об образовании;
* выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
89. Карточки формы Т-2 располагаются в алфавитном порядке.
90. Переписка группируется в дела за период календарного года.
В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.
Переписка с вышестоящими организациями группируется по конкретным вопросам.
6. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
а) Экспертиза научной и практической ценности документов
91. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на последующее хранение или выделение к уничтожению.
92. Экспертиза ценности документов осуществляется работниками структурных подразделений под методическим руководством постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации.
93. Отбор документов к уничтожению оформляется актом по определённой форме. Акты рассматриваются экспертной комиссией, подписываются председателем и членами этой комиссии, утверждаются руководством.
Уничтожение включенных в акт документов и дел производится только после того, как описи дел постоянного и временного сроков хранения за соответствующий период времени утверждены организациями государственной архивной службы.
б) Оформление дел
94. В начале года в каждом структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел оформляются обложки формируемого дела.
95. Оформление дел включает в себя работу по описанию обложки дела, его брошюровка, нумерации листов и составление заверительной надписи.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения (от 10 лет и выше) переплетаются с твердой обложкой, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, описи дел не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
96. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.
97. По сложным вопросам, связанным с оформлением дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с соответствующим государственным архивом.
в) Описание документов постоянного и долговременного хранения
98. По окончании делопроизводственного года по результатам проведённой экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного срока хранения, которые подлежат включению в опись. (Приложение 9)99. Опись составляется делопроизводственной службой при методической помощи соответствующего государственного архива. Годовые описи дел подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) организации государственной архивной службы.
100. Описи составляются раздельно на дела постоянного, долговременного срока хранения и на дела по личному составу.
101. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Дела в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой дел.
г) Обеспечение сохранности документов
102. За сохранность документов организации несут ответственность делопроизводственная служба и руководители структурных подразделений.
Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив организации или уничтожения хранятся в рабочих комнатах, в закрываемых шкафах или специально отведенных закрывающихся помещениях.
103. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководства с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта об изъятии подлинника.
д) Передача дел в архив организации
104. В архив организации передаются дела постоянного и долговременного срока хранения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях.
105. Архив организации принимает дела по описям или номенклатурам дел.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Приложение 1
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти,в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Таджикистан
Форма регистрационного штампа
+---------------ҷ
|Название |
|организации |
| | 20мм
|Дата |
| |
|Индекс |
+---------------+ 50мм
Приложение 2
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти,
в учреждениях, организациях и на
предприятиях Республики Таджикистан
Журнал регистрации входящих документов
+------+----------+------+-------+---------+-------+-------+---------ҷ
|Дата | Индекс |Кор- |Краткое| Коли- |Резолю-| Срок |Отметка |
|посту-| поступив-|рес- |содер- | чество |ция или| испол-|об испол-|
|пления| шего |пон- |жание | листов |кому | нения |нении и |
|доку- | доку- |дент | | главное |направ-| доку- |номер |
|мента | мента | | | прило- |лен | мента |дела, |
| | | | | жение |доку- | |куда |
| | | | | |мент | |подшит |
| | | | | | | |доку- |
| | | | | | | |мент |
+------+----------+------+-------+---------+-------+-------+---------+
+------+----------+------+-------+---------+-------+-------+---------+
Приложение 3
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти, в
учреждениях, организациях и на
предприятиях Республики Таджикистан
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
+--------------+---------------+------------+------------+-----------ҷ
|Дата и индекс | Корреспондент | Краткое | Отметка об | Количество|
| документа | | содержание | исполнении | листов |
| | | | документа | |
| | | | и номер | |
| | | | дела,куда | |
| | | | подшит | |
| | | | документа | |
+--------------+---------------+------------+------------+-----------+
+--------------+---------------+------------+------------+-----------+
Приложение 4
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти,
в учреждениях, организациях и
на предприятиях Республики Таджикистан
Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводственного обслуживания
1. Письма присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня.
4. Графики, наряды, заявка, разнарядки.
5. Сводки присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы (копии).
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций
8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
10. Месячные, квартальные, полугодовые отчёты.
11. Формы статистической отчётности.
12. Бухгалтерские документы.
Приложение 5
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти, в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Таджикистан
Форма регистрационной карточки
+--------------------------------------------------------------------ҷ
| Корреспондент |
+----------------------------------------+---------------------------+
| Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс документа |
| | |
+----------------------------------------+---------------------------+
| Краткое содержание |
| |
+--------------------------------------------------------------------+
| Резолюция или кому направлен документ |
| |
+--------------------------------------------------------------------+
| Отметка об исполнении документа |
| |
| |
| |
+--------------------------------------------------------------------+
Лицевая сторона
+--------------------------------------------------------------------ҷ
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| Контрольные отметки |
+------------------+--------------------------+----------------------+
| Фонд № |Опись № | Дело № |
+------------------+--------------------------+----------------------+
Оборотная сторона
Приложение 6
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти,
в учреждениях, организациях
и на предприятиях Республики Таджикистан
Примерный перечень документов с указанием сроков исполнения
1. Законы Республики Таджикистан, указы Президента Республики Таджикистан - согласно указанному в них сроку.
2. Постановления и распоряжения Правительства Республики Таджикистан - согласно указанному в них сроку.
3. Запросы, заявления и письма депутатов Маджлиси Оли Республики Таджикистан:
- по письмам депутатов не требующих дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;
- по письмам и запросам требующих дополнительного изучения и проверки - до 1 месяца.
4. Приказы руководителя организации - согласно указанным в них срокам.
5. Решения коллегиальных органов организации - согласно указанным в них срокам.
6. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих организаций - до 10 дней или согласно указанным в них срокам.
Приложение 7
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти,
в учреждениях, организациях и на
предприятиях Республики Таджикистан
Форма номенклатуры дел организации
Наименование организации
Номенклатура дел на_______год
Утверждаю
Наименование должности руководителя
организации подпись расшифровка
подписи дата
-----------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
+--------+----------------+----------+--------------------+----------ҷ
| Индекс | Заголовок дела | К-во дел | Срок хранения | |
| дела | (тома, части) | (томов, | дела (тома, части) |Примечание|
| | | частей) | и № статей по | |
| | | | Перечню1 | |
+--------+----------------+----------+--------------------+----------+
+--------+----------------+----------+--------------------+----------+
+--------+----------------+----------+--------------------+----------+
Наименование должности
руководителя службы расшифровка
делопроизводственного обслуживания подпись подписи
Дата
Виза зав. архивом организации
(Ответственное лицо за архива)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК2организации Протокол ЭПК3 архивной
От______ №___________ организации
от__________№______
_________________
1 Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов
государственной власти, ведомств и других государственных и
негосударственных учреждений и предприятий с указанием сроков
хранения, подлежащих и не подлежащих передаче на государственное
хранение для общей и спецдокументации, утвержденного Начальником
Главного архивного управления при Правительстве Республики
Таджикистан, 25 июля 2002г. или названия ведомственных Перечней.
2 См. часть 6, пункт 92.
3 См. часть 6, пункт 99.
Приложение 8
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти,
в учреждениях, организациях и на
предприятиях Республики
Таджикистан
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в
__________________ году в организации
+----------------+-------------+-------------------------------------ҷ
| По срокам | Всего | В том числе |
| хранения | | |
+----------------+-------------+------------------+------------------+
| | | переходящих | с отметкой ЭПК |
+----------------+-------------+------------------+------------------+
Постоянного
____________________________________________________________________
долговременного (свыше 10 лет)
____________________________________________________________________
временного (до 10 лет включительно)
____________________________________________________________________
ИТОГО:
____________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя службы расшифровка
делопроизводственного обслуживания подпись подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив организации
Наименование должности
передавшего сведения расшифровка
подпись подписи
Дата
Приложение 9
к Примерной инструкции о ведении
делопроизводства в министерствах,
государственных комитетах и иных
органах государственного управления,
местных исполнительных органах
государственной власти, в учреждениях,
организациях и на предприятиях
Республики Таджикистан
Форма описи дел постоянного срока хранения
Наименование должности руководителя организации
подпись расшифровка подписи дата
Фонд №________________
Опись № ______________
дел постоянного срока хранения
за_______________ год
__________________________________________________________________
(название организации или её структурное подразделение)
+----+-------------+----------------+------------+-------+-----------ҷ
| № | Индекс дела| Заголовок дела |Дата дела |Кол-во |Примечание |
|п/п | | (тома,части) |(тома,части)|листов | |
| | | | |в деле | |
| | | | |(тома, | |
| | | | |части) | |
+----+-------------+----------------+------------+-------+-----------+
+----+-------------+----------------+------------+-------+-----------+
В данный раздел описи внесено_______________________________ дел
(цифрами и прописью)
с №______________ по №_____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка
подписи
Заведующий архивом организации подпись расшифровка
подписи
ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК организации Протокол ЭПК архивной организации
от______№____ от_________№________
