Бо қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз "1" июни соли 2017, № 276
тасдиқ шудааст
Тартиби коргузорӣ ва баҳисобгирии оморӣ оид ба муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ
1. Тартиби коргузорӣ ва баҳисобгирии оморӣ оид ба муроҷиатҳои пшхсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ (миибаъд - Тартиб) қоидаҳои пешбурди коргузорӣ ва баҳисобгирии омориро аз рӯи муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ дар мақомоти ҳокимияти давлатӣ, мақомоти худидоракунии шаҳрак ва деҳот, иттиҳодияҳои ҷамъиятӣ, ташкилотҳо, муассисаҳо, корхонаҳо, сарфи назар аз шакли ташкилию ҳуқуқӣ (минбаъд - мақомоту ташкилоти дахлдор), муайян мекунад.
2. Амали Тартиби мазкур ба пешбурди коргузорӣ аз рӯи муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ, ки нисбат ба онҳо бо қонунгузории Ҷумҳурии Тоҷикистон тартиби дигари пешниҳод ва баррасӣ пешбннӣ шудааст, татбиқ намегардад.
3. Муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ ба мақомоту ташкилоти дахлдор дар шакли хаттӣ, электронӣ ё шифоҳӣ пешниҳод карда мешаванд.
4. Муроҷиатҳое, ки ба мақомоту ташкилоти дахлдор ворид мешаванд, бояд дар варақаи бақайдгирин назоратӣ (замимаи № 1) ва дар дафтарҳои баҳисобгирии оморӣ (замимаҳои 2, 3, 4 ва 5) ба таври марказонидашуда ба қайд гирифта шаванд. Муроҷиатҳои шифоҳӣ дар рафти қабули шахсӣ, ки санҷиши иловагиро талаб менамоянд, ҳамчун муроҷиатхои хаттӣ ба қайд гирифта мешаванд. Муроҷиатҳои электронӣ тибқи тартиб ва муҳлатҳои муқарраргардидаи қонун мавриди баррасӣ карор дода мешаванд.
5. Ҳангоми ворид шудани миқдори начандон зиёди муроҷиат (соле то 100 дона) варақаи бақайдгирии назоратӣ тартиб дода нашуда, онҳо танҳо дар дафтарҳо ба қайд гирифта мешаванд. Лифофаҳои онҳо дар мавридҳое нигоҳ дошта мешаванд, ки агар танҳо аз рӯи онҳо суроғаи ирсолкунандаро муқаррар кардан мумкин бошад, ё агар санаи муҳри почта барои тасдиқ намудани вақти фиристодан ва гирифтани муроҷиатнома, иичунин дар дигар мавридҳо зарур шаванд. Дар сурати шахсан қабул кардани шахси воқеӣ ва намояндаи шахси ҳуқуқӣ, муроҷиатҳои хаттию шифоҳии онҳо низ бояд дар дафтарҳои дахлдор ё варақаҳои бақайдгирии назоратӣ ба таври марказонидашуда қайд карда шаванд. Шохиси бақайдгирии муроҷиат дар муҳри бақайдгарӣ нишон дода мсшавад, ки ҷои гузориш ва шакли онро стандарти давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон муайян мекунад. Шохиси бақайдгирӣ аз ҳарфи аввали насаби муаллиф ва рақами тартибии муроҷиати воридшуда (масалан, А-117) иборат мебошад. Шохиси бақайдгирӣ бо дигар аломатҳое, ки мураттабсозӣ, ҷустуҷӯ, таҳлил ва беосеб нигоҳ дошта шудани муроҷиатҳои шаҳрвандонро таъмин менамоянд, пурра шуда метавонад.
6. Ба муроҷиатҳои такрории шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ ҳангоми ворид шудани онҳо шохиси навбатии бақайдгирӣ дода мешавад ва дар сутуни дахлдори варақаҳои бақайдгирии назоратӣ шохиси бақайдгирии муроҷиати якум нишон дода мешавад. Дар кунҷи рости болои муроҷиати такрорӣ ва варақаҳои бақайдгирии назоратӣ аломати "такроран" гузошта шуда, аз рӯи он тамоми мукотибаи пештара бардошта мсшавад. Муроҷиатҳои ҳамон як шахси воқеӣ ва ҳуқуқӣ аз рӯи ҳамон як масъала, ки ба суроғаҳои гуногун фиристода шудаанд ва барои дида баромадан ба ҳамон як мақомоту ташкилоти дахлдор ворид шудаанд, дар зери шохиси бақайдгирии муроҷиати якум бо илова кардани рақами тартибӣ бо касра (масалан, А-117/1, А117/2) ба ҳисоб гирифта мешавад.
7. Миқдори нусхаҳои варақаҳои бақайдгирии назоратӣ оморӣ дар асоси зарурати таъмин намудани баҳисобгирӣ, кори маълумотгирӣ, назорати иҷрои супориш аз рӯи муроҷиат ва таҳлили онҳо муайян карда мешаванд. Картотекаҳо мувофиқи насаб ё номи шахси ҳуқуқӣ ки аз онҳо муроҷиат ворид шудаанд, бо пайдарҳамии ҳуруфи алифбо метавонанд тартиб дода шаванд.
8. Муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқие, ки ба мақомоту ташкилотҳои дахлдор аз ҷойҳои гуногун фиристода шуда, маълум кардани натиҷаҳои дида баромадани муроҷиатро талаб мекунанд, таҳти назорати махсус гирифта мешаванд. Дар ин маврид дар ҳамаи нусхаҳои варақаҳои бақайдгирии назоратӣ ва муроҷиатҳо дар ҷои муқарраркардаи стандарти давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон муҳри "Назорат" ё аломати "Н" гузошта мешавад. Муроҷиатҳое, ки ба онҳо ҷавоби пешакӣ дода мешавад, аз назорат гирифта намешаванд. Назорат танҳо баъди баррасии он ва андешидани ҳамаи чораҳо аз рӯи ҳалли муроҷиат ба анҷом мерасад. Дар бораи аз назорат бардоштани муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ аз тарафи роҳбарон ва дигар шахсони мансабдори мақомоту ташкилотҳои дахлдор, ки барои сари вақт ва дуруст дида баромадани муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ масъуланд, қарор кабул карда мешавад.
9. Ба муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ роҳбарон ва дигар шахсони мансабдори ваколатдори мақомоту ташкилотҳои дахлдор ҷавоб медиҳанд. Ҷавоб метавонад дар шакли хаттӣ, элсктронӣ, тавассути алоқаи телефонӣ (мобилӣ) ва ё дар шакли шифоҳӣ дода шавад. Дар сурати додани ҷавоби шифоҳӣ ва электронӣ ба варақаҳои бақайдгирии назорати қайди дахлдор гузошта мешавад. Шохиси ҷавоб аз шохиси бақайдгирӣ ва рақами парванда (аз рӯи феҳрист) иборат буда, ба он мукотиба аз рӯи ҳамин масъала дӯхта мешавад. Муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ ҳамон вақт ҳалшуда ҳисоб меёбанд, ки агар ҳамаи масъалаҳои дар онҳо ба миён гузошташуда баррасӣ шуда, аз рӯи онҳо чораҳои зарурӣ дида шудаанд ва мутобиқи қонунгузории амалкунанда ба онҳо ҷавобҳои пурра дода шуда бошанд. Мазмуни мухтасари ҷавоб аз рӯи муроҷиат, инчунин сана ва рақами он дар дафтар ва варақаҳои бақайдгирии назоратӣ навишта мешаванд. Муроҷиатҳои баррасишуда якҷоя бо мукотибаи ба онҳо тааллуқдошта аз рӯи тартиби муқарраршуда дар бойгонии мақомоту ташкилотҳои дахлдор нигоҳ дошта мешаванд.
10. Роҳбарон ва ё бо супориши онҳо шахсони дигари мансабдори мақомоту ташкилотҳои дахлдор муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ ва мулоҳизаҳои амалии дар онҳо баёнёфтаро ба мақсади сари вақт ошкор ва бартараф намудани вайронкунии ҳуқуқу манфиатҳои бо қонун муҳофизатшавандаи шаҳрвандон, инчунин такмил додани кори мақомоту ташкилоти дахлдор, мунтазам таҳлил ва ҷамъбаст менамоянд. Маводро барои таҳлил ва ҷамъбаст шахсони мансабдори пешбарандаи коргузорӣ аз рӯи муроҷиатҳои шахсони воқсӣ ва ҳуқуқӣ тайёр мекунанд ва онҳоро дар шакли маълумотномаҳои таҳлилӣ ба расмият дароварда, ба роҳбарони мақомоту ташкилотҳои дахлдор ҳар сол то 10 январ пешниҳод менамоянд. Шаклҳои ҳисоботи оморӣ ва дастурамал оид ба тартиби ҷамъоварӣ дар барномаи корҳои оморӣ, ки ҳар сол бо қарори Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон тасдиқ карда мешавад, пешбинӣ карда мешаванд. Маълумотномаҳои таҳлилӣ аз ҷониби мақоми ваколатдори давлатӣ оид ба омор таҳия ва ба Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон псшниҳод карда мешаванд.
11. Муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва:ҳуқуқӣ бояд баъди ҳалли онҳо ба шахсони мансабдоре, ки аз рӯи онҳо коргузориро пеш мебаранд, бо
ҳамаи маводи ба онҳо тааллуқдошта ва нусхаи варақаи бақайдгирии назоратӣ барои ба таври мутамарказ тартиб додани парванда ва картотека баргардонида шаванд. Тартиб додан ва дар пешбурди иҷрокунанда нигоҳ доштани парвандаҳо манъ аст. Ҳар як муроҷиат баъди ҳалли ниҳоӣ ва иҷрои он бояд навиштаҷоти "ба парванда" дошта, он аз тарафи шахси мансабдори ин қарорро қабулкарда шахсан имзо карда шавад. Муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ, нусхаҳои ҷавобҳои вобаста ба халли онҳо, инчунин ҳуҷҷатҳо оид ба қабули шахсии шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ (намояндагони онҳо) мувофиқи феҳристи тасдиқшудаи парвандаҳои мақомоту ташкилоти дахлдор дар парванда ба тартиб андохта мешаванд. Ҳуҷҷатҳо дар ин парвандаҳо аз рӯи тартиби хронологӣ ё алифбоӣ ҷойгир карда мешаванд. Ҳар як муроҷиат ва ҳамаи ҳуҷҷатҳои вобаста ба ҳалли он дар парванда гурӯҳи мустақилро ташкил менамоянд. Дар мавриди гирифтани муроҷиати такрорӣ ё пайдо шудани ҳуҷҷатҳои иловагӣ, онҳо ба ҳамин гурӯҳи ҳуҷҷатҳо дӯхта мешаванд. Ҳангоми ба тартиб андохтани парвандаҳо дурустии дар парванда ҷой додани ҳуҷҷатҳо, пуррагии (комилӣ) онҳо тафтиш карда мешавад. Муроҷиатҳои ҳалнашудаи шаҳрвандон, инчунин ҳуҷҷатҳои нодуруст ба тартиб андохташударо ба парванда дӯхтан манъ аст. Муқоваи парванда бояд мувофиқи стандарти давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон тартиб дода шавад. Баъди ҳаллу фасл шудани муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ дӯхтани мавод аз руйи онҳо бо ду тарз амалӣ карда мешавад:
- дӯхтани маводи мазкур ба феҳристи парвандаҳо;
- ҷамъ овардани ҳар як мавод дар ҷузгирӣ алоҳида.
12. Мақомоту ташкилотҳои дахлдор муроҷиатҳоро нигоҳ дошта, онҳоро ҳамчун маълумотнома ё бо дигар мақсадҳо истифода мебаранд. Масъулият барои нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ ба зиммаи роҳбарони мақомоту ташкилотҳои дахлдор ва шахсони мансабдори бо ҳамин категорияи ҳуҷҷатҳо коркунанда вогузор карда мешавад. Муҳлати нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳо оид ба муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ мувофиқи тартиби муқарраршудаи рӯйхатҳои тасдиқшудаи ҳуҷҷатҳое, ки дар фаъолияти мақомоту ташкилотҳои дахлдор ба вуҷуд меояд, муайян карда мешавад. Чун қоида, муҳлати панҷсолаи нигоҳ доштани муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ аз тарафи комиссияи экспертию санҷишӣ муайян карда мешавад, яъне пас аз гузаштани муҳлати панҷсолаи нигоҳ доштани муроҷиатҳо ҳуҷҷатҳо аз нав баррасӣ шуда, муҳлати ниҳоии нигоҳдории онҳо муайян карда мешавад ё қарор дар бораи несткунии онҳо бароварда мешавад.
13. Парвандаҳое, ки доимӣ, инчунин дарозмуддат (зиёда аз 10 сол) нигоҳ дошта мешаванд, ба бойгонии мақомоту ташкилотҳои дахлдор баъди як соли анҷом ёфтани коргузории онҳо супорида мешаванд. Парвандаҳое, ки муваққатан (то 10 сол) нигоҳ дошта мешаванд, бо салоҳдиди роҳбари мақомоту ташкилоти дахлдор ба бойгонӣ супорида мешаванд.
14. Назорати сари вақт баррасӣ ва ҳал намудани муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ дар мақомоту ташкилотҳои дахлдор ба зиммаи роҳбари онҳо гузошта мешавад, ки онҳо вазифадоранд сари вақт, дуруст ва пурра дида баромадани муроҷиатҳо, иҷро намудани қарорҳоеро, ки аз рӯи онҳо қабул карда шудаанд, таъмин намоянд.
Замимаҳои 1-5
Порядок делопроизводства и статистического учёта по обращениям физических и юридических лиц
1. Порядок делопроизводства и статистического учёта по обращениям физических и юридических лиц (далее - Порядок) определяет правила ведения делопроизводства и статистического учёта но обращениям физических и юридических лиц в органах государственном власти, органах самоуправления посёлков и дехотов, общественных объединениях, организациях, учреждениях, предприятиях (далее - соответствующие органы и организации), независимо от организационно-правовой формы.
2. Действие настоящего Порядка не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям физических и юридических лиц, в отношении которых законодательством Республики Таджикистан установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.
3. Обращения физических и юридических лиц направляются в соответствующие органы и организации в письменном, устном и электронном виде.
4. Поступающие в соответствующие органы и организации обращения - должны быть централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (приложение 1) и в журнале статистического учета (приложения 2, 3, 4. и 5). Устные обращения которые требующие дополнительных проверок, во время личных приёмов регистрируются как письменные обращения. Электронные обращения рассматриваются в установленных законом порядке и сроке.
5. При небольшом количестве (до 100 в год) поступающих обращений, регистрационно-контрольные карточки не ведутся, регистрация производится в журнале. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях. При личном приеме физического лица и представителя юридическою лица их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в соответствующих журналах или на регистрационно-контрольных карточках. Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяется государственным стандартом Республики Таджикистан. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например. А-117). Peгистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращения граждан.
6. Повторным обращениям физических и юридических лиц, при их поступлении, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка по ним. Повторными следует считать обращения поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи, первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же соответствующий орган и opганизацию учитываются под регистрационным индексом первого обращения, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-117/1, А-117/2). Рассматривая повторные обращения, должностное или уполномоченное лицо вправе прекратить переписку с заявителем при необоснованности очередного обращения, при условии если упомянутое обращение и предшествующее обращение предоставляются в одни и тот же соответствующий орган и организацию, с одним и тем же содержанием вопроса, при наличии результата полного, рассмотрения. О результате прекращения рассмотрения повторного обращения уведомляется заявитель.
7. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручении по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям или именам юридических лиц, от которых поступили обращения.
8. Обращения физических и юридических лиц, направленные в соответствующие органы и организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращений, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и обращении в месте, установленном государственным стандартом Республики Таджикистан проставляется штамп "контроль" или знак "К". Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений физических и юридических лиц принимают руководители и другие должностные лица соответствующих органов и организаций, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
9. Ответы на обращения физических и юридических лиц дают руководители и другие уполномоченные должностные лица соответствующих органов и организаций. Ответ может быть дан в письменной, электронной, посредством телефонной (мобильной) связи пли устной форме. В случае устного или электронного ответа, делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу. Обращения физических и юридических лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Краткое содержание ответа по обращениям, а также его дата и номер записываются в журнал и регистрационно-контрольную карточку. Рассмотренные обращения вместе с относящейся к ним перепиской хранятся в установленном порядке в архиве соответствующих органов и организаций.
10. Руководители или по их поручению другие должностные лица соответствующих органов и организаций должны систематически анализировать и обобщать обращения физических и юридических лиц, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы соответствующих органов и организаций. Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц, которые оформляют в виде аналитических справок и представляют руководителям соответствующих органов и организаций ежегодно к 10 января. Формы статистического учёта, инструкция о порядке сбора предусматриваются в программе о статистических работах, которая ежегодно утверждается постановлением Правительства Республики Таджикистан. Аналитические справки разрабатываются уполномоченным государственным органом по статистике и представляются Правительству Республики Таджикистан.
11. Обращения физических и юридических лиц должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и храпение дел у исполнителя запрещается. На каждом обращении, после окончательного решения н его исполнения, должна быть надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Обращения физических и юридических лиц, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему физических и юридических лиц (их представителей) формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующих органов и организаций. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют и деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения пли появления дополнительных документов, они подшиваются к данной группе-документов. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается. Обложка дела должна оформляться в соответствии с государственным стандартом Республики Таджикистан. После разрешения обращений физических и юридических лиц подшивка дел по ним осуществляется двумя действиями:
- сшивание этих материалов в реестр дел;
- собрание каждого материала в отдельную папку.
12. Соответствующие органы и организации осуществляют хранение и использование обращений в справочных и других целях. Ответственность за сохранность документов по обращениям физических и юридических лиц возлагается на соответствующие органы и организации и должностных лиц, работающих с данной категорией документов. Сроки хранения документов по обращениям физических и юридических лиц определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности соответствующих органов и организаций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения экспертно-проверочной комиссией обращений граждан и юридических лиц т.е. по истечении пятилетнего срока хранения обрашений документы вновь пересматриваются, и устанавливается окончательным срок их хранения или выносится решение об уничтожении.
13. Дела, подлежащие постоянному, а также долговременному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив соответствующих органов и организаций через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются и архив по усмотрению руководителя соответствующего органа и организации.
14. Контроль за своевременным рассмотрением и разрешением обращении физических и юридических лиц в соответствующих органах и организациях возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по ним.
* Приложение
