Замима
ба қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз 23 июни соли 2025,
№ 355Дастурамали намунавии коргузорӣ дар мақомоти давлатӣ, корхона, муассиса ва ташкилотҳои дигари давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон
1. МУҚАРРАРОТИ УМУМӢ
1.Дастурамали намунавии коргузорӣ дар мақомоти давлатӣ, корхона, муассиса ва ташкилотҳои дигари давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон (минбаъд – Дастурамал) раванди ба роҳ мондани коргузорӣ ва назоратро муқаррар карда, кор бо ҳуҷҷатҳоро аз лаҳзаи таҳия, ворид, баҳисобгирӣ, истифодабарӣ, нигоҳдорӣ ва гардиши минбаъдаи онҳоро то бойгоникунонӣ тавассути низоми ягонаи байниидоравии гардиши ҳуҷҷатҳои электронӣ (минбаъд – низом) дар мақомоти марказӣ ва маҳаллии ҳокимияти давлатӣ, мақомоти худидоракунии шаҳрак ва деҳот, корхона, муассиса ва ташкилотҳои дигари давлатӣ (минбаъд – идора) танзим менамояд.
Низом – ин маҳсулоти барномавие мебошад, ки он аз ҷониби мақоми ваколатдор дар соҳаи гардиши ҳуҷҷати электронӣ ва имзои электронӣ муайян гардида, тавассути он гардиши ҳуҷҷатҳои электронӣ байни иштирокдорони ҳамкории иттилоотӣ ба роҳ монда мешавад.
2.Раванди коргузорӣ марбут ба фаъолияти қонунгузорӣ дар Маҷлиси миллӣ ва Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон ва тартиби баррасии аризаҳои даъвогӣ ва парвандаҳо дар судҳо тибқи тартиби муқаррнамудаи қонунгузорӣ амалӣ мешавад.
3.Ба унвонии Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ҳуҷҷатҳо дар шакли коғазӣ дар бланкаи расмӣ ва чопи ранга пешниҳод карда мешаванд.
4.Тартиби кор бо ҳуҷҷатҳои дорои маълумоти сирри давлатӣ тибқи қонунгузории Ҷумҳурии Тоҷикистон дар соҳаи ҳифзи сирри давлатӣ амалӣ карда мешавад.
5.Забони коргузорӣ ва мукотибот байни идораҳо тибқи талаботи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон «Дар бораи забони давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон» сурат мегирад. Дар ҳолатҳои дахлдор идора мукотибаро бо шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ метавонад бо яке аз забонҳои хориҷӣ (русӣ ё англисӣ) бо тартиби муқарраргардида амалӣ намояд.
6.Дар сурати мавҷуд будани низоми дохилии гардиши ҳуҷҷатҳои электронӣ иштирокдорони ҳамкории иттилоотӣ бояд тибқи тартиби муқарраргардида бо низоми ягона ҳамгироиро анҷом диҳанд.
7.Дар сурати мавҷуд набудани низоми гардиши ҳуҷҷатҳои электронӣ, иштирокдорони ҳамкории иттилоотӣ бояд низоми ягонаро истифода намоянд.
8.Уҳдадориҳо оид ба риояи талаботи Дастурамал ба зиммаи воҳидҳои сохтории идора гузошта мешавад.
9.Роҳбарии умумӣ ва назорати риояи талаботи коргузорӣ тибқи Дастурамал аз ҷониби роҳбари идора мустақиман ва тавассути воҳиди сохтории коргузорӣ амалӣ карда мешавад.
10.Роҳбарони воҳидҳои сохтории идора уҳдадоранд кормандонро бо Дастурамал шинос карда, тарзи кор бо ҳуҷҷатҳои электронӣ (минбаъд – ҳуҷҷатҳо)-ро тавассути низом фаҳмонанд.
11.Кормандони идора барои иҷрои талаботи Дастурамал масъулияти шахсӣ доранд.
12.Аз ҷониби роҳбарон ва кормандони идора қабул ва баррасии ҳуҷҷатҳое, ки бо тартиби муқарраргардида дар низом ба қайд гирифта нашудаанд, манъ аст.
13.Ҳангоми сафарҳои хизматӣ, рухсатии меҳнатӣ, аз вазифа озод шудан, ба кори дигар гузаштан, таъини корманди нав ё ҳолатҳои дигар воҳиди сохтории кадрӣ уҳдадор аст нусхаи санади дахлдорро ба воҳиди сохтории масъули пешбурди техникии низом ҷиҳати ворид намудани тағйироти дахлдор дар низом пешниҳод намояд.
14.Ҳангоми баромадан ба рухсатии меҳнатӣ, сафарҳои хизматӣ ё ҳолатҳои дигар корманд уҳдадор аст, ки оид ба ҳуҷҷатҳои иҷронашуда ва таҳти назорат қарордошта роҳбари бевоситаи худро огоҳ намояд.
15.Дар низом ба ҳар як корманди идора ҳуҷраи шахсии алоҳида ба қайд гирифта мешавад. Ҳангоми аз вазифа озод шудани корманд ва ба ҷойи ӯ таъин шудани корманди нав, маълумоти корманди озодшуда (маълумоти шахсӣ) аз низом хориҷ гардида, ба низом маълумоти корманди нав ворид карда мешавад. Ҳуҷҷатҳои дар ҳуҷраи шахсии корманди озодшуда тибқи тартиб нигоҳдошташуда, тавассути низом ба корманди нав мегузаранд.
16.Ҳуҷҷатҳо ва маълумоти дар он мавҷудбуда дар раванди ҳамкории иттилоотӣ ҳифз гардида, ҳама гуна дахолат ба онҳо манъ аст.
17.Дар ҳуҷҷатҳои содиротӣ ва дохилии дар низом омодашаванда имзои электронии ҳифзшуда тибқи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон «Дар бораи ҳуҷҷати электронӣ ва имзои электронӣ» (минбаъд – имзо) гузошта мешавад.
18.Тартиби бойгоникунонӣ, нигоҳдорӣ, ҳифзи ҳуҷҷатҳои электронӣ, инчунин таъмини дастрасӣ, пуррагӣ, бехатарии онҳо дар раванди нигоҳдории бойгонӣ ва нобуд кардани ҳуҷҷатҳо тибқи тартиби муқаррарнамудаи қонунгузории Ҷумҳурии Тоҷикистон сурат мегирад.
2. ТАШКИЛИ ГАРДИШИ ҲУҶҶАТҲО ТАВАССУТИ НИЗОМ
§1. Ҳуҷҷатҳои воридотӣ, бақайдгирии онҳо ва таҳияи манзурӣ
19.Коркарди ибтидоии ҳуҷҷатҳои воридотӣ аз санҷиши дурустии ирсол, мавҷудияти ҳуҷҷатҳо ва замимаҳо, инчунин омода кардани ҳуҷҷатҳо барои фиристодан тибқи таъинот иборат аст. Муросилоти электронии саҳван воридшуда тибқи тобеият фиристода мешавад.
20.Ба идора ҳуҷҷатҳо метавонанд дар шаклҳои зерин ворид гарданд:
- шакли коғазӣ;
- тавассути почтаи электронӣ;
- тавассути низом.
21.Ҳангоми ба идора ворид шудани ҳуҷҷатҳо дар шакли коғазӣ воҳиди сохтории коргузорӣ онҳоро тасвирбардорӣ карда, ба низом ворид менамояд. Нусхаҳои аслии ҳуҷҷатҳои коғазӣ аз ҷониби воҳиди сохтории коргузорӣ пас аз ворид кардан ба низом бе гузоштани муҳри бақайдгирӣ дар ҷузъгирҳои дахлдор ҷойгир ва ба муҳлати як моҳ нигоҳ дошта мешаванд. Пас аз гузаштани муҳлат ҳуҷҷатҳои коғазӣ дар мувофиқа бо мақоми ваколатдор дар соҳаи бойгонӣ тибқи тартиби муқарраршуда барои нигоҳдорӣ ба бойгонӣ супорида мешаванд ва ё нобуд карда мешаванд.
22.Ҳангоми ворид шудани ҳуҷҷат тавассути почтаи электронӣ, он зеркашӣ гардида, аз ҷониби воҳиди сохтории коргузорӣ тибқи тартиби муқарраргардида дар феҳристҳои низом ба қайд гирифта мешавад.
23.Ҳангоми ворид шудани ҳуҷҷатҳо тавассути низом онҳо аз қисмати идораи низом бақайд гирифта мешаванд.
24.Агар дар ҳуҷҷатҳои воридгардида ба ҳуҷҷатҳои дигар ишора шуда бошад, дар низом тавассути тугмачаи «ҳуҷҷатҳои марбут» ҳуҷҷатҳои дигари ишорашуда дарёфт гардида, онҳо бо ҳуҷҷатҳои воридгардида пайваст мегарданд.
25.Корманди масъули воҳиди сохтории коргузорӣ уҳдадор аст, ҳуҷҷатҳои ба идора воридгардидаро фавран дар рӯзи ворид шудан дар низом ба қайд гирад.
26.Воҳиди сохтории коргузорӣ ба таври худкор ё дастӣ рақамгузории ҳуҷҷатҳоро дар феҳристи бақайдгирии дахлдор интихоб менамояд. Дар сурати интихоб намудани реҷаи худкор ҳуҷҷатҳои воридотӣ дар лаҳзаи ворид шуданашон, содиротӣ ва дохилӣ дар лаҳзаи баимзорасӣ дар феҳристҳои интихобшуда ба таври худкор ба қайд гирифта мешаванд.
27.Ҳуҷҷатҳои воридгардида баъди бақайдгирӣ дар феҳристи бақайдгирии дахлдор аз тарафи воҳиди сохтории коргузорӣ барои гузоштани манзурӣ тавассути низом ба роҳбарияти идора ирсол мегарданд.
28.Манзурӣ аз унсурҳои зерин иборат аст:
- масъули иҷро;
- мазмуни мухтасари супориш;
- муҳлати иҷро;
- имзои роҳбар бо нишон додани насаб ном ва номи падар;
- санаи имзо.
29.Дар низом супориши манзурӣ аз номгуй интихоб ё бевосита ворид карда мешавад. Номгӯйи манзуриҳо аз тарафи воҳиди сохтории коргузорӣ пеш бурда мешавад.
30.Ҳуҷҷатҳои воридгардида баъди гузоштани манзурӣ аз ҷониби роҳбарияти идора тавассути низом тибқи таъинот ба сарпарастони соҳавӣ (муовинони роҳбари идора), роҳбарони воҳидҳои сохторӣ ва ё иҷрокунандаи бевосита фиристода мешаванд.
31.Иҷрокунандае, ки дар манзурӣ номи ӯ якум ишора гардидааст, масъули иҷрои ҳуҷҷат мебошад. Масъули иҷро ҳуқуқи даъват намудани ҳамиҷрокунандагон (дар манзурӣ ишора гардидаанд)-ро дорад.
32.Ҳамиҷрокунандагон уҳдадоранд, ки бо дархости масъули иҷро ба ӯ тамоми маводди заруриро пешниҳод намоянд. Ҳамиҷрокунандагон барои сари вақт ва хушсифат омода намудани лоиҳаи ҳуҷҷатҳо масъулияти баробар доранд.
33.Барои бақайдгирии ҳуҷҷатҳои воридотӣ, содиротӣ ва дохилӣ дар низом феҳристҳои зерин истифода бурда мешаванд:
- феҳристи бақайдгирии супоришҳо ва протоколҳои маҷлисҳои назди Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- феҳристи бақайдгирии маҷлисҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва Раёсати Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- феҳристи бақайдгирии супоришҳо ва протоколҳои маҷлисҳои назди Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- феҳристи бақайдгирии супоришҳо ва протоколҳои маҷлисҳои назди муовини якум ва муовинони Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- феҳристи бақайдгирии супоришҳо ва протоколҳои маҷлисҳои назди Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- феҳристи бақайдгирии ҳуҷҷатҳои воридотӣ аз вазорату идораҳо;
- феҳристи бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содиротӣ;
- феҳристи бақайдгирии ҳуҷҷатҳои дохилӣ;
- феҳристи бақайдгирии санадҳои ҳуқуқӣ;
- феҳристи бақайдгирии муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ;
- феҳристи бақайдгирии барқияҳои ҳукуматӣ.
34.Воҳиди сохтории коргузорӣ дар низом метавонад барои кори идора дар мувофиқа бо роҳбари он феҳристи бақайдгирии дахлдорро илова намояд. Воҳиди сохтории коргузорӣ, инчунин шахсони дигари масъул уҳдадоранд маълумоти дар феҳристҳои низом мавҷудбударо аз дастрасии беиҷозат, несткунии тасодуфӣ ва ё тағйир додани мазмуну моҳияти он ҳифз намоянд.
35.Дар низом шохиси ҳуҷҷатҳои содиротӣ ва дохилӣ аз рақами имзокунандаи ҳуҷҷат, рақами воҳиди сохторӣ ва рақами тартибӣ иборат аст.
Масалан:
№1-4/12 аз 21.02.25
Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
Мавзуъ: пешниҳоди ҳисобот
Ҳисоботи нотариати давлатӣ барои соли 2024 ирсол мегардад.
Вазир имзо насаб, ном ва номи падар
Эзоҳ: Дар ин ҷо 1 – рақами имзокунандаи ҳуҷҷат, 4 – рақами воҳиди сохтории таҳиякунандаи ҳуҷҷат ва 12 – рақами тартибии ҳуҷҷат дар феҳристи интихобшуда мебошад.
36.Дар сурати мавҷудияти камбудиҳои зерин ҳуҷҷатҳо аз ҷониби воҳиди сохтории коргузорӣ бидуни бақайдгирӣ ба ирсолкунанда бо зикри камбудиҳо баргардонида мешаванд:
- ҳуҷҷат бе имзо бошад;
- аз ҷониби шахсони ғайриваколатдор имзо шуда бошад;
- дорои матни носаҳеҳ ё бидуни нишонаҳо (реквизитҳо)-и тибқи қонунгузорӣ муқарраргардида бошад;
- замима мавҷуд набошад;
- ягон қисми ҳуҷҷат ва номутобиқатии рақамҳо дар ҳуҷҷатҳо бо ҳуҷҷати пешниҳодшуда норасоӣ дошта бошад;
- дорои хатогиҳои имлоӣ ва грамматикӣ;
- тавассути мақомотӣ болоӣ пешниҳод нагардидан.
37.Роҳбарони воҳидҳои сохтории идора ҳуҷҷатҳоро қабул карда, тибқи муҳлатҳои дар қонунгузорӣ муқарраршуда иҷро намуда, бо имзои роҳбари идора ё муовинони ӯ тавассути низом ба мақомоти дахлдор ирсол менамоянд.
§2. Тартиби гардиши ҳуҷҷатҳои содиротӣ, дохилӣ ва тасдиқи қабули онҳо
38.Иҷрокунанда то пешниҳоди ҳуҷҷати омодашуда барои имзо, бояд мундариҷа, дурустии ба расмият даровардани он ва мавҷудияти замимаҳоро санҷида, онро тавассути низом бо роҳбари бевосита, сарпарасти соҳа (муовинони роҳбари идора) ва ё кормандони дигари дахлдор мувофиқа намояд.
39.Омода намудани ҳуҷҷати ҷавобӣ ё содиротӣ тавассути низом аз 6 зина иборат аст:
- таҳияи ҳуҷҷати ҷавобӣ ё ҳуҷҷати нав ва замимаҳои он;
- интихоби феҳристи дахлдори бақайдгирии содиротӣ;
- интихоби мақомоти ирсолшаванда;
- мувофиқаи ҳуҷҷат бо шахсони дахлдор ва сарпарасти соҳа;
- гузоштани рамзи QR;
- ирсол намудан барои имзо.
40.Ҳуҷҷатҳо пас аз имзои роҳбарият дар феҳристи аз ҷониби масъули иҷро қаблан интихобшуда ба таври худкор сабт шуда, ба идораҳои дахлдор ирсол мегарданд.
41.Воҳиди сохтории коргузорӣ дурустии ба расмият дароварда шудани ҳуҷҷатҳо ва мавҷудияти замимаҳои дар ҳуҷҷати асосӣ нишондодашударо назорат мекунад.
42.Дар идора ҳуҷҷатҳои дохилӣ дар низом омода, тасдиқ ва иҷро (истифода бурда) карда мешаванд.
43.Лоиҳаҳои ҳуҷҷатҳои дохилӣ баъди омода ва мувофиқакунӣ бо кормандони дахлдори идора барои баррасӣ ё имзо ба роҳбарият пешниҳод мешавад. Баъди имзо ҳуҷҷатҳои мазкур дар феҳристи дахлдори низом ба қайд гирифта мешаванд.
44.Омода намудани ҳуҷҷатҳои дохилӣ тавассути низом аз 6 зина иборат аст:
- интихоби намуд ва навъи ҳуҷҷати дохилӣ;
- интихоби феҳристи бақайдгирии дахлдор;
- интихоби намунаи дахлдор ва ворид намудани мазмуни ҳуҷҷат;
- мувофиқакунӣ;
- гузоштани рамзи QR;
- ирсол намудан барои манзурӣ ва имзо.
3. ИСТИФОДАИ ИМЗОИ ЭЛЕКТРОНИИ ҲИФЗШУДА ДАР ГАРДИШИ ҲУҶҶАТҲОИ ЭЛЕКТРОНӢ
45.Ҳуҷҷат, ки бо имзои электронии ҳифзшуда имзо шудааст (ҳуҷҷати электронии ҳифзшуда) бо ҳуҷҷати ҳомили коғазӣ, ки бо имзои дастӣ имзо шудааст, эътибори ҳуқуқии баробар дорад. Дар гардиши ҳуҷҷатҳо бо иштироки мақомоти давлатӣ танҳо ҳуҷҷатҳои ҳифзшуда истифода мешаванд.
46.Дар ҳуҷҷат имзои электронии ҳифзшудаи шахси ваколатдори мақомоти давлатӣ истифода мешавад. Имзо дар низом дар шакли рамзи QR дар байни вазифа ва насаб, ном ва номи падари роҳбарияти идора гузошта мешавад.
4. ҚОИДАҲОИ ТАРТИБ ДОДАН ВА БА РАСМИЯТ ДАРОВАРДАНИ ҲУҶҶАТҲО
47.Дар идора ҳуҷҷатҳо мувофиқи стандартҳои давлатӣ дар шакли электронӣ тибқи замимаи 1 ба Дастурамали мазкур тартиб ва ба расмият дароварда мешаванд. Ҳуҷҷатҳои содиротӣ дар бланки электронии идора бо забони давлатӣ ва дар ҳолатҳои зарурӣ бо забонҳои русӣ ва англисӣ тартиб дода мешаванд.
Бланки расмии идора аз ҷониби Саридораи бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон тасдиқ карда мешавад. Тағйир додани шакли тасдиқшудаи бланкаҳои идора манъ аст.
48.Ҳар як ҳуҷҷат тибқи замимаи 1 бояд дорои маҷмуи муайяни нишонаҳо (реквизитҳо)-и дақиқ ва тартиби устувори ҷойгиршавӣ бошад.
49.Замимаи ҳуҷҷатҳо бояд пас аз матни он бо зикри миқдори варақҳо дар мактуб номбар карда шавад.
50.Номгузории ҳуҷҷат бояд дар ҳар як ҳуҷҷат, ба истиснои мактуб мавҷуд буда, бо ҳарфи калон навишта шавад, масалан: ПРОТОКОЛ, ГУЗОРИШ, МАЪЛУМОТНОМА, САНАД, ПЕШНИҲОД БАРОИ РУТБА, МУКОФОТҲОИ СОҲАВӢ, БАРҚИЯ ва БАРҚИЯИ ТЕЛЕФОНӢ (намунаҳо дар замимаҳои 2, 3, 4, 5, 6 ва 8 пешниҳод мегарданд).
51.Ба ҳар як ҳуҷҷат, новобаста ба таъиноти он, сарлавҳа тартиб дода шуда, дар он мавзуи ҳуҷҷат ба таври мухтасар ва дақиқ пешбинӣ карда мешавад. Сарлавҳа бояд ба саволи «Дар бораи ...», «Дар бораи тағйир додани ... », «Дар бораи ҷудо намудани ... », «Дар бораи бекор кардани ... », «Оид ба амалисозии ... », «Вобаста ба ... » ва ғайра ҷавоб дошта бошад. Агар дар ҳуҷҷат якчанд масъала инъикос гардад, он гоҳ сарлавҳаро ба таври умумӣ зикр кардан мумкин аст. Сарлавҳаро тартибдиҳандаи ҳуҷҷат таҳия менамояд.
52.Ҳангоми коргузорӣ намуди пурраи навиштани сана истифода карда мешавад. Масалан: 3-юми марти соли 2025 ё 4-уми марти соли 2025.
53.Санаи эътибор пайдо кардани фармоиш, мактуб, хулоса, гузориш, маълумотнома, протокол, санад ва ҳуҷҷатҳои дигар рӯзи аз ҷониби шахси ваколатдор бо имзо тасдиқ гардидани онҳо ё муҳлати дигаре, ки дар он пешбинӣ шудааст, мебошад.
54.Мувофиқакунии дохилӣ дар низом тариқи электронӣ сурат гирифта, ин усули баррасии пешакӣ ва баҳогузории лоиҳаи ҳуҷҷат мебошад. Мувофиқакунӣ ҳалли дуруст ва ҳаматарафаи масъалаҳои сифати лоиҳаи ҳуҷҷати омодашуда, мақсаднокӣ ва саривақтии он, асосноккунӣ ва мувофиқати лоиҳаи ҳуҷҷати омодашуда бо санадҳои меъёрии ҳуқуқии амалкунандаро дар бар мегирад.
55.Имзо унсури ҳатмии ҳуҷҷат мебошад, ки масъулияти шахси ба ҳуҷҷат имзогузоштаро нисбат ба он ифода менамояд.
56.Ҳуҷҷати ҳифзшудаи аслӣ танҳо дар шакли электронӣ, ки бо имзои электронии ҳифзшуда имзо шудааст, тартиб дода мешавад.
57.Ҳуҷҷатҳоро роҳбарияти идора тасдиқ менамоянд.
58.Ҳангоми имзои ҳуҷҷати тартибдодаи комиссия на вазифаи шахсони ҳуҷҷатро тартибдода, балки тақсимоти вазифаҳои онҳо дар комиссия нишон дода мешаванд. Насаб, ном, номи падари раиси комиссия ва аъзои он бо тартиби пайдарпай номбар карда мешавад.
59.Унсурҳои шакли тасдиқ калимаҳои «Тасдиқ менамоям», номи вазифа, насаб, ном ва номи падари шахси ҳуҷҷатро тасдиқкарда ва имзо санаи тасдиқ ба ҳисоб меравад.
60.Омода кардани ҳуҷҷатҳо мувофиқи талаботи стандарти давлатӣ амалӣ мешавад. Дар ҳуҷҷат ҳамаи нишонаҳо бояд дар доираи ҳудудҳое, ки варақа-намунаи стандарти давлатӣ муқаррар кардааст, ҷойгир карда шаванд.
61.Ҳангоми таҳия ва ирсоли ҳуҷҷат бояд қоидаҳои зерин ва андозаи ҳошияҳо ҳатман риоя карда шаванд:
- матни ҳуҷҷат бо фосилаи як ё якуним (1 ё 1,15) см байнисатрӣ чоп карда мешавад;
- сатри аввали ҳар як сарсатри матн бо гузоштани фосилаи як (1) см аз ҳудуди ҳошияи чап чоп карда мешавад;
- бо ҳуруфи Times New Roman андозаи 16 ба номи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ва андозаи 14 ба Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва вазорату идораҳои дигар пешниҳод мешавад;
- ҳуҷҷатҳое, ки аз 1 саҳифа зиёданд, рақамгузорӣ карда мешаванд;
- ҳарфҳои муқаррарӣ бе ҳарфҳои ғафс ва курсив истифода карда мешаванд;
- меъёри ҳудуди бланк: аз боло ва рост – 1,5 см, аз чап – 2,5 см ва поён – 2,5 см (ба ҳуҷҷатҳое, ки ба Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон пешниҳод мегарданд дар саҳифаи якум аз поён 4 см ҷойи холӣ гузошта мешавад).
5. ТАРТИБИ БАРАСМИЯТДАРОРИИ ҶАЛАСАҲО ВА ҲАЙАТИ МУШОВАРА
62.Дар ҷаласаҳои ҳайати мушовара ва маҷлисҳо протоколҳо тибқи замимаи 3 Дастурамал таҳия мегарданд, ки дар онҳо шахсони мансабдори ҳузурдошта, номгӯйи масъалаҳои муҳокимашаванда, насаб, ном, номи падари маърӯзачиён ва баромадкунандагон ҳангоми муҳокимарониҳо зикр ёфта, вобаста ба масъалаҳои муҳокимашаванда мазмуни мухтасари қарорҳои қабулгардида навишта мешаванд.
63.Протоколи ҷаласаҳо ва ҳайати мушовара аз ҷониби воҳиди сохтории масъул таҳия мешавад.
64.Протоколи ҷаласаҳо дар муҳлати то 3 рӯз (агар муҳлати дигар муқаррар нашуда бошад) барои имзо (тасдиқ) ба роҳбарияти идора пешниҳод мегардад.
6.НАЗОРАТ ВА МУҲЛАТИ ИҶРОИ ҲУҶҶАТҲО
65.Ҳуҷҷатҳое, ки бояд иҷро карда шаванд, аз ҷумла қонунҳо, санадҳои ҳуқуқии Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, дастуру супоришҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон, муовини якум ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, муовини якум ва муовинони ӯ, дархостҳо, супоришҳо ва фармоишҳои алоҳида дар низом таҳти назорат гирифта мешаванд.
66.Ба раванди иҷрои ҳуҷҷатҳо ва супоришҳои дар онҳо пешбинишуда роҳбарият тавассути воҳиди сохтории коргузорӣ ва ё шахсони алоҳидаи масъул назорат мебаранд.
67.Ба назорат гирифтани ҳуҷҷатҳои назоратӣ дар шакли электронӣ сурат мегирад.
68.Муҳлати иҷрои ҳуҷҷат аз лаҳзаи ба идора ворид шудани он ҳисоб шуда, муҳлати иҷро (баррасӣ)-и он тибқи тартиби муқарраргардида анҷом дода мешавад. Дар ҳолатҳои истисноӣ, агар дар ҳуҷҷат муқаррар шуда бошад, муҳлати иҷро аз лаҳзаи имзои он ҳисоб карда мешавад. Ҳуҷҷатҳо бояд дар муҳлатҳои зерин иҷро (баррасӣ) карда шаванд:
- қонунҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон – мувофиқи талаботи қонунгузорӣ;
- қарорҳои якҷояи Маҷлиси миллӣ ва Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, қарорҳои Маҷлиси миллии Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, қарорҳои Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, фармонҳо ва амрҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, қарорҳо ва фармоишҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон – як моҳ ё мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- супоришҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон - як моҳ ё мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- супоришҳои фаврии Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон, муовини якум ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президент, муовини якум ва муовинони ӯ – як моҳ ё мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- супоришҳои Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон, муовини якум ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президент, муовини якум ва муовинони ӯ дар хусуси ба Ҳукумат ва Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон пешниҳод намудани иттилоот, ҳуҷҷатҳо ва маводди дигари зарурӣ дар муҳлати панҷ рӯз аз рӯзи қабул гардиданашон, агар муҳлати дигар нишон дода нашуда бошад;
- лоиҳаҳои санадҳои меъёрии ҳуқуқии аз ҷониби вазорату идораҳо пешниҳодшаванда – дар муҳлати то 5 рӯз ва барои Вазорати адлияи Ҷумҳурии Тоҷикистон – дар муҳлати то 15 рӯз;
- муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ – мутобиқи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон «Дар бораи муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ»;
- қарорҳои ҳайати мушовара, фармоишҳои роҳбари идора – мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- барқияи телефонӣ, мувофиқи муҳлати дар онҳо зикршуда ё вобаста ба фаврӣ будани масъала;
- мувофиқаи ҳуҷҷатҳои дохилӣ – то 3 рӯз вобаста ба ҳаҷми ҳуҷҷат ё вобаста ба фаврӣ будани масъала.
69.Агар дар санадҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ва Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, инчунин протоколҳои маҷлиси Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, протоколҳои маҷлиси Раёсати Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва маҷлиси назди Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон муҳлати иҷрои дастур, супориш, нақшаи чорабиниҳо, бандҳо ба таври мушаххас муайян нашуда бошад, пас вобаста ба муҳтавои супориш муҳлати назорати иҷро ба тариқи зерин муқаррар карда мешавад:
- фармонҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар семоҳа, нимсола ва солона;
- амрҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар семоҳа;
- қарорҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар семоҳа;
- фармоишҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар семоҳа;
- протоколҳои машваратҳои назди Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар семоҳа;
- протоколҳои маҷлисҳои Раёсати Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва маҷлисҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар семоҳа;
- протоколҳои маҷлиси назди Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон – ҳар моҳ;
- барномаҳо, консепсияҳо, стратегияхо ва нақшаи чорабиниҳо – ҳар нимсола, солона;
- иҷрои нақшаи чорабиниҳо, ки аз ҷониби Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон тасдиқ карда мешаванд – ҳар нимсола, солона;
- иҷрои нақшаи чорабиниҳо, ки аз ҷониби Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон тасдиқ карда мешаванд – ҳар нимсола, солона.
- иҷрои нақшаи кори Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон – 45 рӯз пеш аз муҳлати дар нақша муқарраргардида;
70.Назорати иҷрои ҳуҷҷатҳо бо супориши роҳбари идора ба зиммаи роҳбарони воҳидҳои сохторӣ гузошта мешавад.
71.Тамдид кардани муҳлати иҷрои ҳуҷҷатҳои назоратӣ дар мувофиқа бо Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон амалӣ карда мешавад.
72.Аз назорат баровардани ҳуҷҷатҳое, ки идора иҷрокунанда намебошад, дар асоси гузориши роҳбари воҳиди сохторӣ ба номи роҳбари идора дар мувофиқа бо муовини роҳбар – сарпарасти соҳа амалӣ карда мешавад. Дар гузориш моҳияти ҳуҷҷат, санаи воридшавӣ, сабаби аз назорат баровардани он зикр карда мешаванд. Воҳиди сохтории коргузорӣ дар ҳолати додани дастури роҳбари идора ҳуҷҷатро аз назорат мебарорад.
7. КОР БО ҲУҶҶАТҲОИ ДОРОИ МУҲРИ «БАРОИ ИСТИФОДАИ ХИЗМАТӢ»
73.Ба ҳуҷҷатҳои дорои муҳри «Барои истифодаи хизматӣ» (минбаъд – «БИХ») маводе дохил мешавад, ки маълумоти ғайримахфии доираи паҳншавиаш маҳдуд дошта, интишори онҳо дар матбуот, барномаҳои радио ва телевизион манъ аст.
74.Ҳуҷҷатҳои дорои муҳри «БИХ», ки ба идора ворид мегарданд, аз ҷониби воҳиди сохтории коргузорӣ дар низом ба қайд гирифта мешаванд.
75.Кормандон ҳангоми кор бо чунин ҳуҷҷатҳо сирри давлатӣ ва хизматиро риоя ва нигоҳдории онҳоро таъмин намуда, тибқи имконият шумораи нусхаҳои зиёдшавандаро маҳдуд месозанд.
76.Идораҳо номгӯйи соҳавии дахлдори ҳуҷҷатҳои хизматии дорои муҳри «БИХ»-ро, ки интишори озод ё ифшои онҳо метавонад ба манфиати идораҳо зарар расонад, таҳия мекунанд.
77.Мансуб донистани маълумот ба ҳуҷҷатҳои дорои муҳри «БИХ» дар асоси номгӯйи соҳавӣ аз ҷониби иҷрокунанда ва шахсе, ки ба ҳуҷҷат имзо мегузорад, муайян карда мешавад. Дар ин ҳолат дар кунҷи болои рости саҳифаи якуми ҳуҷҷат бо рақами нусхаи хуҷҷат ихтисораи «БИХ» навишта мешавад.
78.Назорати асосноккунии гузоштани муҳри «БИХ» дар ҳуҷҷатҳо, парвандаҳо, нашрияҳо ва ҳомилҳои онҳо, инчунин пешбурди коргузорӣ бо чунин ҳуҷҷатҳо ба зиммаи воҳидҳои коргузории идораҳо гузошта мешавад.
79.Бақайдгирӣ, воридот ва содироти ҳуҷҷатҳои дорои муҳри «БИХ» тавассути низом сурат мегирад.
80.Ҳангоми кор бо ҳуҷҷатҳои дорои муҳри «БИХ» амалҳои зерин манъ аст:
- истифода бурдан бо мақсадҳои ғайрихизматӣ;
- бо вайрон кардани талаботи Дастурамал додани онҳо ба шахсони сеюм;
- нигоҳ доштани онҳо якҷо бо маълумоти дастрасии умум;
- бе назорат гузоштани онҳо;
- аз бино баровардани онҳо бе мувофиқа бо роҳбарияти идораҳо;
- истифода бурдан дар суханрониҳои озод ё интишор дар матбуоти озод, барномаҳои радио ва телевизион;
- намоиш додан дар намоишгоҳҳои озод, намоиши онҳо дар лавҳаҳо, тахтаи эълонҳо ё ҷойҳои тамошои оммавии дигар.
7.ТАШКИЛ КАРДАНИ ФЕҲРИСТҲО
81.Фармоишҳо оид ба ҳайати шахсӣ аз фармоишҳо оид ба фаъолияти асосӣ ҷудо ҷойгир карда мешаванд.
82.Нақшаҳо, ҳисоботҳо ва харҷномаҳо аз лоиҳаҳои ин ҳуҷҷатҳо ҷудо ҷойгир карда мешаванд.
83.Ҳуҷҷатҳои кадрӣ дар парвандаи шахсӣ бо тартиби муқаррарнамудаи қонунгузории Ҷумҳурии Тоҷикистон ҷойгир карда мешаванд.
9. ОМОДА ВА БА РАСМИЯТ ДАРОВАРДАНИ ҲУҶҶАТҲОИ ХИЗМАТӢ
§1. Қоидаҳои таҳия ва ба расмият даровардани ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ
84.Тибқи тартиби муқарраршуда дар идора ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ (фармон, амр, қарор, фармоиш, низомнома, дастурамал, санад, хулоса, гузориш, мактуб) ва ҳуҷҷатҳои ба ин гурӯҳ мансубнабуда, яъне ҳуҷҷатҳои оморӣ, молиявӣ, лоиҳавӣ-тарҳсозӣ, тиббӣ ва ғайра таҳия карда мешаванд.
85.Ҳуҷҷатҳои оморӣ, молиявӣ, лоиҳавию тарҳсозӣ, тиббӣ ва ҳуҷҷатҳои дигари махсус дар асоси талаботи санадҳои меъёрии дахлдор таҳия ва ба расмият дароварда мешаванд.
86.Ҳангоми омода ва ирсоли ҳуҷҷат бояд қоидаҳои зерин риоя шаванд:
- ҳуҷҷатҳо ба идора, воҳиди сохтории он ё шахси мансабдори мушаххас ирсол карда мешаванд (воҳиди сохторӣ ё шахси мансабдор дар мукотибаи дохилиидоравӣ, мукотиба бо қабулкунандагони доимӣ ва дар ҳолатҳои дигар, ки муайян намудани қабулкунандаи дақиқ ягон душвориро ба амал намеорад, нишон дода мешавад);
- номи идора ва воҳиди сохтори он дар шакли зерин нишон дода мешавад. Масалан:
Вазорати адлияи Ҷумҳурии Тоҷикистон
Сарраёсати иҷрои ҷазои ҷиноятӣ;
-ҳангоми ирсол намудани ҳуҷҷат ба шахси мансабдор номи идора, вазифа, насаб, ном, номи падари гиранда чунин навишта мешавад.
Масалан:
Ба Вазорати меҳнат, муҳоҷират ва шуғли аҳолии
Ҷумҳурии Тоҷикистон
Сардори Хадамоти муҳоҷират
__________________________ ;
(насаб, ном, номи падар)
- ҳангоми ба роҳбарияти идора ирсол намудани ҳуҷҷат номи идора бояд ба таркиби номи вазифаи қабулкунанда ворид гардад. Масалан:
Ба вазири фарҳанги
Ҷумҳурии Тоҷикистон
_____________________;
(насаб, ном, номи падар)
-ҳангоми ба гирандагони муваққатӣ фиристодани ҳуҷҷат нишонии почтаи гирандаи ҳуҷҷат нишон дода мешавад. Масалан:
Корхонаи таъмири автомобили Душанбе,
734018, Душанбе, кӯчаи Ҷомӣ, 15;
- агар ҳуҷҷат ба шахси алоҳида ирсол карда шавад, он гоҳ аввал дар он насаб, ном, номи падар, суроға ва баъд шохиси почта нишон дода мешавад. Масалан: Ба Раҷабзода Давлат
ш. Турсунзода, кӯчаи С. Айнӣ,
бинои 15, утоқи 10, 734024.
87.Санаи ҳуҷҷат санаи имзо ё тасдиқ шудани он мебошад.
88.Стандарти давлатӣ ду намуди навиштани санаро муқаррар намудааст: пурра (масалан: 25-уми январи соли 2025) ва мухтасар (25.01.25). Шакли нисбатан мувофиқ ба воситаи се ҷуфти рақамҳои арабии ба воситаи аломати нуқта ҷудо гардида, мухтасар навиштани сана мебошад (ҷуфтҳои алоҳидаи рақамҳо рӯз, моҳ, солро ифода менамоянд). Агар рақами рӯз ва рақами тартибии моҳ якрақама бошанд, он гоҳ пеш аз рақам «сифр» (0) гузошта мешавад. Масалан: агар 25-уми феврали соли 2025 бошад, пас 25.02.25 навиштан лозим аст.
89.Ҳамаи қайдҳои хизматӣ дар ҳуҷҷате, ки ба гардиши он вобаста аст, санагузорӣ ва имзо карда мешаванд. Санаи фармон, амр, қарор, фармоиш, мактуб, хулоса, гузориш ва маълумотнома рӯзи ба имзо расидани онҳо мебошад. Санаи протоколҳо ва санадҳо санаи гузаронидани чорабинӣ ба шумор меравад.
90.Ҳуҷҷатҳо аз ҷониби як шахс имзо карда мешаванд.
91.Лоиҳаи ҳуҷҷатҳо ҳам дар дохили идора (бо воҳидҳои сохторӣ, шахсони мансабдор ва кумитаи иттифоқи касаба) ва ҳам берун аз он (бо дигар идораҳо) мувофиқа карда мешаванд.
92.Эрод ё илова ба ҳуҷҷат, агар онҳо мавҷуд бошанд, дар худи ҳуҷҷат ё тавассути эзоҳ оварда мешавад.
93.Мувофиқаи берунӣ метавонад дар дохили низом сурат гирад ё бо муҳр ва ё маълумотнома оид ба мувофиқакунӣ ба расмият дароварда шавад.
94.Муҳри мувофиқакунии берунӣ дар худ чунин унсурҳоро дар бар мегирад: калимаҳои «МУВОФИҚА ШУД», номи вазифа, имзои шахсӣ, насаб, ном, номи падари шахсе, ки бо он ҳуҷҷат мувофиқа мешавад ва санаи мувофиқа. Масалан:
«МУВОФИҚА ШУД»
Вазири молияи
Ҷумҳурии Тоҷикистон
_______________________
(имзо насаб, ном, номи падар)
4 апрели соли 2025 ё бо Вазорати молияи Ҷумҳурии Тоҷикистон мувофиқа шуд (мактуб аз 04.04.25, №124-1).
95.Ба таркиби имзо нишон додани вазифаи шахси ба ҳуҷҷат имзогузошта, имзо ва насаб, ном, номи падар дохил мешаванд. Масалан: Директор имзо насаб, ном, номи падар.
96.Ҳангоми имзои ҳуҷҷати тартибдодаи комиссия на вазифаи шахсони ҳуҷҷатро тартиб дода, балки тақсимоти уҳдадориҳои онҳо дар комиссия нишон дода мешаванд. Насаб, ном, номи падари раиси комиссия алоҳида навишта, ном, номи падари аъзои комиссия бошад, бо тартиби алифбоӣ номбар карда мешаванд. Масалан:
Раиси комиссия имзо насаб, ном, номи падар
Аъзои комиссия имзо насаб, ном, номи падар ва ғайра.
97.Ба протоколҳои ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ раиси мақомоти машваратӣ имзо мегузорад.
98.Тасдиқ – унсури махсуси тасдиқи ҳуҷҷат мебошад, ки баъди имзо шудан интишор ва ё иҷрои онро ба шахсони мансабдор иҷозат медиҳад.
99.Ҳуҷҷате, ки бояд тасдиқ шавад, танҳо аз лаҳзаи тасдиқ шуданаш эътибори ҳуқуқӣ пайдо менамояд.
100.Ҳуҷҷатҳоро роҳбари идора ё муовини ӯ, агар ҳалли масъалаи дар ҳуҷҷат дарҷгардида ба ваколати ӯ дохил шавад, тасдиқ менамояд.
101.Унсурҳои шакли тасдиқ калимаҳои «Тасдиқ менамоям», номи вазифа, имзо, насаб, ном, номи падари шахси ҳуҷҷатро тасдиқкарда, санаи тасдиқ ба ҳисоб мераванд. Масалан:
«Тасдиқ менамоям»
Директори Муассисаи давлатии
«Маркази ҳифзи маълумот»
насаб, ном ва номи падар
имзо
5 майи соли 2025.
102. Ҳангоми бо санади ҳуқуқӣ тасдиқ кардани ҳуҷҷат, он дар шакли зерин нишон дода мешавад. Масалан:
Бо фармоиши вазири маориф
ва илми Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз 5 майи соли 2025, №77
тасдиқ шудааст.
§2. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани протоколҳо
103.Дар ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ ва машваратҳо бояд протоколҳо тартиб дода шаванд. Протоколҳои ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ дар давоми соли тақвимӣ рақамгузорӣ карда мешаванд.
104.Матни протокол бояд аз ду қисм иборат бошад: муқаддимавӣ ва асосӣ. Дар қисми муқаддимавии протоколи ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ, машваратҳо шумораи умумии иштирокдорон, шумораи шахсони ба ҷаласа даъватшуда, рӯзномаи ҷаласа, ҳайати раёсат, насаб, ном, номи падари раис ва котиби ҷаласа, бо номгӯйи масъалаҳои баррасишаванда, нишон додани вазифа ва насаб, ном, номи падари маърӯзачиён зикр карда мешавад.
105.Агар шумораи шахсони даъватшуда ба ҷаласаи мақоми машваратӣ, машварат, ҷаласа аз 5 нафар зиёд бошад, он гоҳ рӯйхати онҳо дар шакли ҳуҷҷати алоҳидаи замимашаванда ба протокол тартиб дода мешавад.
106.Қисми асосии протоколи ҷаласаи мақомоти машваратӣ ва машварат бояд аз фаслҳои мутобиқ ба бандҳои рӯзнома иборат бошад.
107.Матни ҳар як фасли асосӣ бояд аз таркибҳои: шунида шуд, баромад карданд, қарор кард, таркиб ёфта бошад.
108.Пас аз калимаҳои «ШУНИДА ШУД» рақами тартибии масъалаи рӯзнома гузошта мешавад.
109.Калимаҳои «ШУНИДА ШУД» бо ҳарфҳои калон, аз ҳошияи тарафи чап чоп карда шуда, баъди он аломати баён гузошта мешавад. Дар сатри дигар бо сарсатр насаб, ном, номи падари маърузакунанда ва дар қавс (маърӯза замима мегардад) нишон дода мешавад.
110.Дар фасли «БАРОМАД КАРДАНД»-и протокол, мазмуни ҳамаи баромадҳо ва саволу ҷавоб ба онҳо ва маълумот зикр карда мешаванд.
111.Баъди ба охир расидани баромадҳо оид ба масъалаҳои рӯзнома калимаҳои «ҚАРОР КАРД» бо ҳарфҳои калон, дар байн чоп карда шуда, баъди он аломати баён гузошта мешавад.
112.Протоколҳои ҷаласаҳои мақоми машваратӣ ва машваратҳоро ба таври кӯтоҳ низ ба расмият даровардан мумкин аст.
113.Дар шакли кӯтоҳи протокол дар қисмати асосии он мазмуни баромадҳо баён нашуда, танҳо номгӯйи масъалаҳои баррасишаванда бо зикри насаб, ном, номи падари маърӯзачиён, баромадкунандагон ва қарорҳои қабулгардида нишон дода мешаванд.
114.Протоколҳои ҷаласаҳои мақоми машваратӣ дар шакли электронӣ таҳия гардида, аз тарафи раиси мақоми машваратӣ имзо карда мешаванд, ба протоколҳои машваратҳо шахсе, ки онро гузаронидааст, имзо мегузорад.
§3. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани фармоишҳо
115.Номи фармоиш ба таври мухтасар бояд мазмуни онро инъикос намуда, дар маркази сатр оварда мешавад.
116.Матни фармоиш аз ду қисм иборат аст: муқарраротӣ ва амрдиҳӣ. Дар қисми муқарраротӣ асосҳо ва омилҳое, ки боиси таҳияи фармоиш гардидаанд, баён шуда, дар қисми амрӣ, бошад, амалҳои фармоишӣ номбар карда мешаванд. Агар фармоиш дар асоси ҳуҷҷати дахлдори мақоми болоӣ бароварда шавад, он гоҳ дар қисми муқарраротӣ намуд, рақам, сана ва номи ин ҳуҷҷат оварда мешавад.
117.Қисми амрдиҳии фармоиш бо калимаҳои «ф а р м о и ш м е д и ҳ а м» оғоз ёфта, якҷо бо матн бо ҳарфҳои хурд навишта шуда, дар охири он аломати баён гузошта мешавад. Чорабиниҳои пешбинишуда, дар бандҳо ҷой дода мешаванд, ки бо рақамҳои арабӣ рақамгузорӣ карда мешаванд. Дар бандҳои фармоиш амалҳои фармоишӣ, иҷрокунандагони мушаххас ва муҳлати иҷро нишон дода мешавад.
118.Лоиҳаи фармоиш бо воҳидҳои сохторӣ ё шахсони мансабдори дахлдор мувофиқа карда мешавад.
119.Фармоишҳо дар давоми соли тақвимӣ рақамгузорӣ карда мешаванд.
§4. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани маълумотномаҳо ва гузоришҳо
120.Матни маълумотнома ва гузориш бояд аз ду қисми асосӣ иборат бошад. Дар қисми якум далелҳое, ки барои тартиб додани ҳуҷҷат асос шудаанд ва дар қисми дуюм хулоса ва пешниҳодҳо баён карда мешаванд.
121.Сана ё давраи вақти мансуб ба маълумоти дар маълумотнома ё гузориш баёнгардида бояд ба сарлавҳа ворид карда шаванд. Масалан: «Дар бораи тайёр намудани кадрҳо ба ҳолати 01.05.25».
122.Маълумотнома ва гузоришҳои содиротӣ дар бланки электронӣ таҳия гардида, аз тарафи роҳбарият имзо карда мешаванд. Маълумотнома ва гузоришҳои дохилӣ дар шакли электронӣ барои имзо пешниҳод карда мешаванд.
123.Маълумотномае, ки бо дархости шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ дода мешаванд, дар бланки электронӣ тартиб дода шуда, аз тарафи роҳбарият имзо карда мешаванд.
§5. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани санад
124.Матни санад бояд аз қисмҳои муқаддимавӣ ва муқарраротӣ иборат бошад.
125.Дар қисми муқаддимавӣ асосҳо барои тартиб додани санад нишон дода шуда, тартибдиҳандагон ва иштирокдорон номбар карда мешаванд. Баъди калимаи «Асос» ҳуҷҷати амрдиҳӣ ё амри шифоҳӣ оид ба гузаронидани чорабинии санадшаванда нишон дода мешавад. Баъди калимаҳои «Тартиб дода шуд» вазифа ва насаб, ном, номи падари шахсони иштирокдошта ҳангоми тартиб додани санад номбар карда мешавад.
126.Дар қисми муқарраротӣ мақсадҳо ва вазифаҳои тартиб додани санад, моҳият ва хусусияти кори анҷомдодашуда, далелҳои муқарраргардида, инчунин хулоса ва пешниҳодҳо баён карда мешаванд.
127.Номи санад ба таври мухтасар бояд мазмуни ҳолат ё далели санадшавандаро инъикос намуда, ҷавоб ба саволи «Дар бораи .... », «Вобаста ба ... » ва «Оид ба ... » ифода карда шавад.
128.Санад бо шахсони дар тартиб додани он иштирокдошта мувофиқа карда мешавад.
129.Шахсе, ки дар тартиб додани санад иштирок кардааст, агар бо фикри иштирокдорони дигар розӣ набошад ҳам, санадро қисман мувофиқа намуда, ҳуқуқ дорад андешаи худро дар эзоҳ баён кунад.
§6. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани мактубҳои хизматӣ, барқияҳо ва барқияи телефонӣ
130.Мактубҳои хизматӣ барои баён намудани хоҳиш (дархост), ҷавоб ба хоҳиш, инчунин ахбори дорои хусусияти иттилоотӣ тартиб дода мешаванд.
131.Мактубҳои ҳамроҳӣ фақат дар он мавриде тартиб дода мешаванд, ки онҳо хусусияти иҷро ё мақсади ирсоли ҳуҷҷати пешниҳодшударо шарҳ диҳанд.
132.Матни мактуб бояд аз ду қисми мантиқан ба ҳамдигар алоқаманд иборат бошад. Дар қисми аввал далел ё ҳолатҳое, ки барои тартиб додани мактуб асос шудаанд ва дар қисми дуюми он хулосаю пешниҳод ва хоҳишҳо баён карда мешаванд.
133.Ҳангоми ҷавоб ба дархост пеш аз матни барқия, рақами ин дархост нишон дода мешавад. Дар охири матн (то имзо) рақами содиротӣ гузошта мешавад.
134.Барқияи телефонӣ барои расонидани маълумот ба воситаи телефон истифода мешавад. Ҳангоми фиристодани барқияи телефонӣ: ба кӣ ирсол шудан, вазифа ва насаб, ном, номи падари шахси ба он имзогузошта, сана ва вақти ирсол, рақами телефон, насаб, ном, номи падари шахси ирсолкунанда ва қабулкунанда нишон дода мешавад.
Ниг. ба замимаҳои 1-9
Приложение
к постановлению Правительства
Республики Таджикистан
от «23» июня 2025 года,
№355Типовая инструкция по делопроизводству в государственных органах, предприятиях, учреждениях и других государственных организациях Республики Таджикистан
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЕ
1. Типовая инструкция по делопроизводству в государственных органах, предприятиях, учреждениях и других государственных организациях Республики Таджикистан (далее - Инструкция) устанавливает процесс делопроизводство и контроля и регулирует работу с документами с момента их подготовки, поступления, учета, использования, хранения и последующего обращения до архивирования через единую межведомственную систему электронного документооборота (далее - система) в центральных и местных исполнительных органах государственной власти, органах самоуправления поселков и сел, предприятиях, учреждениях и других государственных организациях (далее - ведомства).
Система — это программный продукт, определяемый уполномоченным органом в сфере электронного документооборота и электронной подписи, посредством которого осуществляется электронный документооборот между участниками информационного взаимодействия.
2.Процесс делопроизводство, связанный с законодательной деятельностью в Маджлиси милли и Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, и порядок рассмотрения исковых заявлений и дел в судах осуществляются в порядке, установленном законодательством.
3.На имя Президента Республики Таджикистан, Правительства Республики Таджикистан и Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан документы представляются в бумажном виде на официальном бланке и цветной печати.
4.Порядок работы с документами, имеющими сведения составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Таджикистан о защите государственной тайны.
5.Язык делопроизводства и переписки между ведомствами осуществляются в соответствии с требованиями Закона Республики Таджикистан «О государственном языке Республики Таджикистан». В соответствующих случаях ведомства может вести переписку с юридическими и физическими лицами на одном из иностранных языков (русский или английский) в установленном порядке.
6.В случае, существования внутренней системы электронного документооборота, участники информационного взаимодействия в установленном порядке, должны будут провести интеграцию с единой системой.
7.В случае, отсутствия системы электронного документооборота, участники информационного взаимодействия, должны использовать единую систему.
8.Обязанности по соблюдению требований настоящей Инструкции возлагаются на структурные подразделение ведомства.
9.Общее руководство и контроль за соблюдением требований в соответствии с настоящей Инструкцией осуществляет руководитель ведомства непосредственно и через структурное подразделение по делопроизводству.
10.Руководители структурных подразделений ведомства обязаны ознакомить работников с настоящей Инструкцией и разъяснить порядок работы с электронными документами (далее - документы) посредством системы.
11.Работники ведомства несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции.
12.Руководителям и сотрудникам ведомства запрещается принимать и рассматривать документы, не зарегистрированные в системе в установленном порядке.
13.При командировке, отпуске, увольнении с должности, переводе на другую работу, назначении нового сотрудника и в других ситуациях структурное подразделение по кадрам обязано предоставить копию соответствующего документа в структурное подразделение, ответственное за техническое обслуживание системы, для внесения соответствующих изменений в систему.
14.При уходе в отпуск, командировку и в других ситуациях сотрудник обязан уведомить своего непосредственного руководителя о всех неисполненных документах, находящихся на контроле.
15.В системе каждому сотруднику ведомства регистрируется отдельный личный кабинет. При увольнении сотрудника с должности и назначении на его место нового сотрудника информация об уволенном сотруднике (персональные данные) удаляется из системы и заносится информация о новом сотруднике. Документы в личном кабинете уволенного сотрудника хранятся в порядке, и через систему они передаются новому сотруднику.
16.Документы и содержащиеся в них данные защищены в процессе информационного взаимодействия, и любое вмешательство в них запрещено.
17.В исходящих и внутренних документах, оформляемых в системе, ставится защищенная электронная подпись в соответствии с Законом Республики Таджикистан «Об электронном документе и электронной подписи» (далее - подпись).
18.Порядок архивирования, хранения и защиты электронных документов, а также обеспечение их доступности, полноты и сохранности при архивировании и уничтожении документов осуществляются в порядке, установленном законодательством Республики Таджикистан.
2.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ЧЕРЕЗ СИСТЕМУ
§1. Входящие документы, их регистрация и составления визы
19.Первичная обработка входящих документов включает проверку правильности отправки, наличия документов и вложений, а также подготовку документов к отправке по назначению. Электронные письма, отправленные по ошибке, будут пересланы в соответствии с юрисдикцией.
20.Документы могут быть получены ведомством в следующих формах:
- бумажная форма;
- по электронной почте;
- через систему.
21.При поступлении в ведомстве документов в бумажном виде, структурное подразделение по делопроизводству сканирует их и вносит в систему. Бумажные документы после их внесения в систему размещаются в соответствующих папках структурным подразделением по делопроизводству без отметки о регистрации и хранятся в течение одного месяца. По истечении срока бумажные документы по согласованию с уполномоченным органом в области архивирования в установленном порядке передаются на хранение в архив или уничтожаются.
22.При поступлении документа по электронной почте он скачивается и регистрируется в реестрах системы структурным подразделением по делопроизводству в установленном порядке.
23.При поступлении документов через систему они регистрируются в разделе управления системой.
24.Если входящие документы ссылаются на другие документы, в системе с помощью кнопки «связанные документы» можно найти другие отмеченные документы и связать их с поступившими документами.
25.Ответственный работник структурного подразделения по делопроизводству обязан регистрировать поступившие в ведомстве документы в системе сразу же в день их поступления.
26.Структурное подразделения по делопроизводству выбирает автоматическую или ручную ввод номера документов в соответствующем реестре регистрации. При выборе автоматического режима входящие документы будут автоматически регистрироваться в выбранных реестрах в момент их поступления, а исходящие и внутренние документы будут автоматически регистрироваться в момент их подписания.
27.Поступившие документы после регистрации в соответствующем регистрационном реестре направляются структурным подразделением по делопроизводству руководству ведомства для визирования посредством системы.
28.Виза состоит из следующих элементов:
- ответственный за исполнение;
- краткое содержание поручения;
- срок исполнения;
- подпись руководителя с указанием фамилии, имени и отчества;
- дата подписания.
29.В системе поручения визы выбирается из списка или вводится самостоятельно. Перечень визы ведётся структурным подразделением по делопроизводству.
30.Поступившие документы после визировании руководством ведомства через систему направляются по назначению отраслевым кураторам (заместителям руководителя ведомства), руководителям структурных подразделений или непосредственному исполнителю.
31.Ответственность за исполнение документа несет исполнитель, имя которого указано первым. Исполнитель имеет право пригласить соисполнителей (указаных в визе).
32.Соисполнители обязаны предоставлять ответственному исполнителю все необходимые материалы по его требованию. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта документов.
33.Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в системе используются следующие реестры:
- реестр регистрации поручений и протоколов совещаний при Президенте Республики Таджикистан;
- реестр регистрации заседаний Правительства Республики Таджикистан и Президиума Правительства Республики Таджикистан;
- реестр регистрации поручений и протоколов совещаний при Премьер-министре Республики Таджикистан;
- реестр регистрации поручений и протоколов совещаний при первом заместителе и заместителях Премьер-министра Республики Таджикистан;
- реестр регистрации поручений и протоколов совещаний при Руководителе Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан;
- реестр регистрации входящих документов министерств и ведомств;
- реестр регистрации исходящих документов;
- реестр регистрации внутренних документов;
- реестр регистрации правовых актов;
- реестр регистрации обращений физических и юридических лиц;
- реестр регистрации государственных телеграмм.
34.Структурное подразделение по делопроизводству по согласованию с руководителем может добавить соответствующий регистрационный реестр для деятельности ведомства. Структурное подразделение по делопроизводству, а также другие ответственные лица обязаны защищать информацию, содержащуюся в реестрах системы, от несанкционированного доступа, случайного удаления или изменения ее содержания.
35.В системе индекс исходящих и внутренних документов состоит из номера подписавшего документа, номера структурного подразделения, и порядкового номера.
Например:
№1-4/12 от 21.02.25
Правительство
Республика Таджикистан
Тема: представление отчета
Отчет государственного нотариата за 2024 год будет отправлен.
Министр подпись фамилия, имя, отчество
Примечание: здесь 1 — номер подписавшего документа, 4 — номер структурного подразделения и 12 — порядковый номер регистрации в выбранном реестре.
36.При наличии следующих недостатков документы возвращаются структурным подразделением по делопроизводству без регистрации отправителю с указанием недостатков:
- документ без подписи;
- подписано неуполномоченными лицами;
- содержит некорректный текст или не содержит требуемую законодательством информацию (реквизиты);
- отсутствие приложений;
- отсутствует какая-либо часть документа и несоответствие цифр в документах с представленным документом;
- содержит орфографических и грамматических ошибок;
- не был представлен через вышестоящий орган.
37.Руководители структурных подразделений ведомства принимают документы, выполняют их в установленные законодательством сроки и направляют их через систему в соответствующие органы за подписью руководителя ведомства или его заместителей.
§2. Порядок оборота исходящих и внутренних документов
38.Перед передачей подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие приложений и согласовать его через систему с непосредственным руководителем, куратором отрасли (заместителями руководителя ведомства) или другими соответствующими сотрудниками.
39.Подготовка ответного или исходящего документа через систему состоит из 6 шагов:
- подготовка ответного документа или нового документа и приложений к нему;
- выбор соответствующего реестра исходящей регистрации;
- выбор отправляющих органов;
- согласование документов с соответствующими лицами и отраслевыми кураторами;
- размещение QR-кода;
- отправка на подпись.
40.Документы после подписания руководством автоматически заносятся в реестр, ранее выбранный исполнителем, и направляются в соответствующие ведомства.
41.Структурное подразделение по делопроизводству контролирует правильность оформления документов и наличие приложений, указанных в основном документе.
42.В ведомстве внутренние документы готовятся, утверждаются и выполняются (используются) в системе.
43.Проекты внутренних документов после подготовки и согласования с соответствующими сотрудниками ведомства представляются руководству для рассмотрения или подписания. После подписания данные документы регистрируются в соответствующем реестре системы.
44.Подготовка внутренних документов через систему состоит из 6 этапов:
- выбор вида и типа внутреннего документа;
- выбор соответствующего регистрационного реестра;
- выбор соответствующего шаблона и ввод содержания документа;
- согласование;
- размещение QR-кода;
- отправка на визирование и подпись.
3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАЩИЩЕННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ ПРИ ОБОРОТЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
45.Документ, подписанный защищенной электронной подписью (защищенный электронный документ), имеет равную юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В электронном документообороте с участием государственных органов используются только защищенные электронные документы.
46. В документе используется защищенная электронная подпись уполномоченного лица ведомства. Подпись в системе в виде QR-кода ставится между должностью и фамилией, именем и отчеством руководства ведомства.
4. ПРАВИЛА СОСТОВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
47.В ведомстве документы готовятся и оформляются в соответствии с государственными стандартами в электронном виде в соответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции. Исходящие документы оформляются на электронном бланке ведомства на таджикском и при необходимости на русском и английском языках.
Официальный бланк ведомства утверждается Главным архивным управлением при Правительстве Республики Таджикистан. Запрещается изменять утвержденную форму бланков ведомства.
48.Каждый документ в соответствии с приложением 1 должен содержать определенный набор точных обозначений (реквизитов) и последовательный порядок расположения.
49. Приложения к документам следует перечислять после текста с указанием количества листов в письме.
50.Название документа должно быть написано с заглавной буквы в каждом документе, кроме письма, например: ПРОТОКОЛ, ДОКЛАД, СПРАВКА, АКТ, ПРЕДЛОЖЕНИЕ О ЗВАНИИ, ОТРАСЛЕВЫЕ НАГРАДЫ, ТЕЛЕГРАММА и ТЕЛЕФОННОГРАММА (примеры приведены в приложениях 2, 3, 4, 5, 6 и 8).
51.Каждому документу, независимо от его назначения, дается заголовок, в котором кратко и точно излагается тема документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «О ...», «Об изменении ...», «О выделении ...», «Об отмене ...», «О реализации ...», «Относительно ...» и так далее. Если документ охватывает несколько вопросов, то заголовок можно указать в общем виде. Заголовок создается создателем документа.
52.При делопроизводстве используется полный формат даты. Например: 3 марта 2025 года или 4 марта 2025 года.
53.Датой вступления в силу распоряжение, письма, заключения, доклада, справки, протокола, акта и других документов считается дата их подписания уполномоченным лицом или иной срок, предусмотренный в них.
54.Внутреннее согласование осуществляется в электронном виде в системе и является методом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование предполагает правильное и всестороннее решение вопросов, связанных с качеством подготовленного проекта документа, его целесообразностью и своевременностью, обоснованностью и соответствием подготовленного проекта документа действующим нормативным правовым актам.
55.Подпись обязательный элемент документа, выражающий ответственность лица, подписавшего документ.
56.Оригинал защищенного документа оформляется только в электронном виде, подписанном защищенной электронной подписью.
57.Документы утверждаются руководством ведомства.
58.При подписании документа, подготовленного комиссией, не указываются должности лиц, подготовивших документ, а указывается распределение их обязанностей в комиссии. Фамилия, имя, отчество председателя комиссии и ее членов указываются в последовательном порядке.
59.Элементами формы утверждения являются слова «Утверждаю», должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего личность документом, а подписью считается дата утверждения.
60.Подготовка документов осуществляется в соответствии с требованиями государственного стандарта. В документе все реквизиты должны быть размещены в пределах тех областей, которые установлены образцом государственного стандарта.
61. При составлении и отправке документа необходимо соблюдать следующие правила и размеры полей:
- текст документа печатается с интервалом в один или полтора (1-1,5) см;
- первая строка каждого заголовка текста печатается с отступом от левого поля в один (1) см;
- Президенту Республики Таджикистан представляется шрифтом Times New Roman в размере 16, а Правительству Республики Таджикистан и другим министерствам и ведомствам - 14 размера;
- документы объемом более 1 страницы нумеруются;
- используются обычные буквы без жирного и курсивного начертания;
- стандартные поля бланка: сверху и справа 1,5 см, слева и снизу – 2,5 см (для документов, представляемых в Исполнительный аппарат Президента Республики Таджикистан, на первой странице внизу оставляется пробел в 4 см).
5. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ И КОЛЛЕГИИ
61.На совещаниях коллегии и заседаниях разрабатываются протоколы в соответствии с приложением 3 настоящей Инструкции, в которых указываются присутствующие должностные лица, перечень обсуждаемых вопросов, фамилии, имена, отчества докладчиков и спикеров, участвовавших в обсуждениях, и записывается краткое содержание принятых решений по обсуждаемым вопросам.
62.Протокол совещаний и коллегии составляются ответственным структурным подразделением.
63.Протоколы совещаний представляются руководству ведомтсва для подписания (утверждения) в течение до 3 дней (если не установлен иной срок).
6. КОНТРОЛЬ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
64.Документы, которые должны быть исполнены, включая законы, правовые акты Президента Республики Таджикистан, Правительства Республики Таджикистан, указания и поручения Президента Республики Таджикистан, Правительства Республики Таджикистан, поручения Премьер-министра Республики Таджикистан его первого заместителя и заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан его первого заместителя и заместителей, запросы, поручения и отдельные распоряжения, контролируются в системе.
65.Руководство контролирует ход выполнения документов и содержащихся в них указаний через структурные подразделения по делопроизводству организации или отдельных ответственных лиц.
66. Контроль над контрольными документами осуществляется в электронном виде.
67.Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в ведомстве, а срок его исполнения (рассмотрения) устанавливается в установленном порядке. В исключительных случаях, если это установлено в документе, срок действия исчисляется с момента его подписания. Документы должны быть выполнены в следующие сроки:
- законы Республики Таджикистан - в соответствии с требованиями законодательства;
- совместные постановления Маджлиси милли и Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, постановления Маджлиси милли Маджлиси Оли Республики Таджикистан, постановления Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, указы и распоряжения Президента Республики Таджикистан, постановления и распоряжения Правительства Республики Таджикистан - в соответствии со сроками, указанными в них;
- поручения Президента Республики Таджикистан - один месяц или в соответствии со сроками, указанными в них;
- поручения Премьер-министра Республики Таджикистан, его первого заместителя и заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Президента, его первого заместителя и заместителей - один месяц или в соответствии со сроками, указанными в них;
- поручения Премьер-министра Республики Таджикистан, его первого заместителя и заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Президента, его первого заместителя и заместителей о представлении в Правительство и Исполнительный аппарат Президента Республики Таджикистан информации, документов и других необходимых материалов в течение пяти дней со дня их получения, если не установлен иной срок;
- проекты нормативных правовых актов, представляемые министерствами и ведомствами - в течение до 5 дней и в течение до 15 дней для Министерства юстиции Республики Таджикистан;
- обращения физических и юридических лиц - в соответствии с Законом Республики Таджикистан «Об обращениях физических и юридических лиц»;
- решения коллегии, распоряжении руководителя ведомства - в соответствии со сроками, указанными в них;
- телефонограммы, в соответствии с указанным в них сроком или в зависимости от срочности вопроса;
- согласование внутренних документов - до 3 дней в зависимости от объёма документа или срочности вопроса.
69. Если в актах Президента Республики Таджикистан и Правительства Республики Таджикистан, а также в протоколах заседаний Правительства Республики Таджикистан, протоколах заседаний Президиума Правительства Республики Таджикистан и заседаний при Руководителе Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан срок исполнения указа, поручения, плана мероприятий или пунктов не указан конкретно, то в зависимости от содержания поручения, срок контроля исполнения устанавливается следующим образом:
- указы Президента Республики Таджикистан – ежеквартально, раз в полгода и ежегодно;
- распоряжение Президента Республики Таджикистан – ежеквартально;
- постановление Правительства Республики Таджикистан – ежеквартально;
- распоряжения Правительства Республики Таджикистан – ежеквартально;
- протоколы совещаний при Президенте Республики Таджикистан – ежеквартально.
- протоколы заседаний Президиума Правительства Республики Таджикистан и заседаний Правительства Республики Таджикистан - ежеквартально;
- протокол совещания при Руководителе Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан - ежемесячно;
- программы, концепции, стратегии и планы действий – раз в полгода, ежегодно;
- реализация плана мероприятий, утвержденного Президентом Республики Таджикистан – раз в полгода, ежегодно;
- реализация плана мероприятий, утвержденного Премьер-министром Республики Таджикистан, – один раз в полугодие, ежегодно;
- исполнение рабочего плана Правительства Республики Таджикистан – за 45 дней до запланированного срока.
70.Контроль за исполнением документов по поручению руководителя ведомства возлагается на руководителей структурных подразделений.
71.Продление срока исполнения контрольных документов осуществляется по согласованию с Исполнительным аппаратом Президента Республики Таджикистан.
72.Снятие с контроля документов, исполнителем которых ведомства не является, осуществляется на основании доклада руководителя структурного подразделения руководителю ведомства по согласованию с заместителем руководителя - куратором отрасли. В докладе указывается характер документа, дата поступления и причина снятия его с контроля. Структурное подразделение по делопроизводству ведомства снимает документ с контроля по распоряжению руководителя ведомства.
7. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ИМЕЮЩИЙ ГРИФ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»
73.К документам с грифом «Для служебного пользования» (далее – ДСП) относятся материалы, содержащие не конфиденциальную информацию ограниченного объема, публикация которых в печати, радио- и телепередачах запрещена.
74.Документы с грифом «ДСП», поступающие в ведомстве, регистрируются и учитываются в структурном подразделении по делопроизводству в системе.
75.При работе с такими документами сотрудники обязаны соблюдать государственную и служебную тайну, обеспечивать их сохранность, а по возможности ограничивать количество изготавливаемых копий.
76.Ведомства разрабатывают соответствующий отраслевой перечень служебных документов с печатью «ДСП», свободное обнародование или разглашение которых может нанести ущерб интересам ведомства.
77.Признание информации как относящейся к документам с печатью «ДСП» осуществляется в соответствии с перечнем отраслевых документов, содержащих служебную информацию с печатью «ДСП». В этом случае аббревиатура «ДСП» пишется в правом верхнем углу первой страницы документа вместе с номером копии документа.
78.Контроль за обоснованием применения грифа «ДСП» на документах, делах, публикациях и их носителях, а также за ведением делопроизводства с такими документами возлагается на структурное подразделение по делопроизводству ведомства.
79.Регистрация входящих и исходящих документов с печатью «ДСП» осуществляются через систему.
80.При работе с документами, имеющими гриф «ДСП», запрещается следующее:
- использование в неслужебных целях;
- передавать их третьим лицам;
- их совместное содержание с общедоступной информацией
- оставлять их без присмотра;
- вынос их из здания без согласования с руководителями ведомства;
- использование в свободном выступлении или публикация в свободной прессе, радио и телепрограммах;
- экспонирование на бесплатных выставках, размещение на рекламных щитах, досках объявлений или других общедоступных местах.
8. ФОРМИРОВАНИЕ РЕЕСТРОВ
81.Распоряжения по кадрам размещаются отдельно от распоряжений по основной деятельности.
82.Планы, отчеты и сметы размещаются отдельно от проектов этих документов.
83.Кадровые документы помещаются в личное дело в порядке, установленном законодательством Республики Таджикистан в сфере государственной службы.
9. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
§1. Правила составления и оформления организационно - распорядительных документов
84.В ведомстве в установленном порядке составляются организационно-распорядительные документы (решения, приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, заключения, отчеты, письма), а также документы, не входящие в данную группу, а именно статистические, финансовые, проектно-конструкторские, медицинские и так далее.
85.Статистическая, финансовая, проектно-плановая, медицинская и другая специальная документация разрабатывается и оформляется на основе требований соответствующих нормативных документов.
86.При составлении и отправке документа необходимо соблюдать следующие правила:
- документы направляются в ведомства, ее структурное подразделение или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указывается во внутренней переписке, переписке с постоянными получателями и в других случаях, когда определение точного получателя не вызывает затруднений);
- наименование ведомства и ее структурного подразделения указывается в следующем виде. Например:
Министерство юстиции Республики Таджикистан
Главное управление исполнения уголовных наказаний
- при направлении документа должностному лицу наименование ведомства, должность, фамилия, имя, отчество получателя пишутся следующим образом. Например:
В Министерство труда, миграции и занятости населения
Республики Таджикистан
Глава Иммиграционной службы
__________________________;
фамилия, имя, отчество
- при направлении документа руководству ведомства в должности получателя необходимо указать наименование ведомства. Например:
Министру культуры
Республики Таджикистан
_______________________;
фамилия, имя, отчество
- при отправке документа временным получателям отображается адрес электронной почты получателя документа. Например:
Завод по ремонту автомобилей Душанбе
734018, г. Душанбе, ул. Джоми, д. 15;
- если документ направляется физическому лицу, то сначала указываются адрес, фамилия, имя, отчество, а затем почтовый индекс.
Например: Раджабзода Давлат,
г. Турсунзаде, улица С. Айни,
дом 15, комната 10, 734024.
87.Датой документа считается дата его подписания или утверждения.
88. Государственным стандартом устанавливаются два вида написания даты: полное (например: 25 января 2025 года) и сокращенное (25.01.25). Наиболее удобная форма записи даты — это запись трех пар арабских цифр, разделенных точкой (отдельные пары цифр обозначают день, месяц и год). Если номер дня и номер месяца являются однозначными числами, то перед числом ставится «ноль», например: если это 25 февраля 2025 года, то следует писать 25.02.25.
89.Все служебные записки оформляются и подписываются на документе, относящемся к его обороту. Датой решения, приказа, распоряжения, письма, заключения, отчета и справки считается дата их подписания. Датой протоколов и актов считается дата составления.
90.Документы подписываются одним лицом.
91.Проекты документов согласовываются как внутри ведомства (со структурными подразделениями, должностными лицами, профсоюзным комитетом), так и за ее пределами (с другими ведомствами).
92.Любые исправления или дополнения к документу, если таковые имеются, должны быть сделаны в самом документе или посредством сноски.
93.Внешнее согласование может осуществляться внутри системы или оформляться печатью или справкой о согласовании.
94.Внешний гриф согласования должен содержать следующие элементы: слова «СОГЛАСОВАН», название должности, подпись, фамилию, имя, отчество лица, с которым согласовывается документ, и дату согласования.
Например:
«СОГЛАСОВАН»,
Министр финансов
Республика Таджикистан
________________________
(подпись фамилия, имя, отчество)
4 апреля 2025 года или согласован с Министерством финансов Республики Таджикистан (письмо от 04.04.25, №1-4б/77).
95.В состав подписи входят указание должности лица, подписавшего документ, подпись, а также фамилия, имя и отчество. Например:
Вазир подпись фамилия, имя, отчество.
96.При подписании документа, подготовленного комиссией, указывается распределение обязанностей внутри комиссии, а не должности лиц, подготовивших документ. Фамилия, имя и отчество председателя комиссии пишутся раздельно, а имена и отчества членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии подпись фамилия, имя, отчество
Член комиссии подпись фамилия, имя, отчество и т.д.
97.Подпись на протоколах консультативных заседаний органов ставит председатель консультативного органа.
98.Утверждение — это специальный элемент подтверждения документа, который после его подписания позволяет должностным лицам осуществить его опубликование или исполнение.
99. Документ, который должен быть утвержден, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
100. Документы утверждаются руководителем ведомства или его заместителем, если решение вопроса, указанного в документе, относится к его компетенции.
101.Элементами формы утверждения является слово «Утверждаю», название должности, подпись, фамилия, имя, отчество лица, утвердившего документ и дата утверждения. Например:
«Утверждаю»,
Директор Государственного учреждения
«Центр по защите данных»
фамилия, имя и отчество
подпись
5 мая 2025 года.
102.При утверждении документа правовым актом, он отображается в следующем виде. Например:
Утверждено
распоряжением министра образования
и науки Республики Таджикистан
от 5 мая 2025 года, №77.
§2. Порядок составление и оформление протоколов
103.Обязательному протоколированию подлежат проводимые заседания коллегиальных органов и совещаний. Протоколы заседаний коллегиальных органов нумеруются в течение календарного года.
104.Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания коллегиального органа, совещания указывается общее количество участвовавших и количество приглашённых на заседание лиц, повестка дня, состав президиума, фамилия, имя, отчество председателя и секретаря заседания, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению, с указанием должностей, фамилии, имени, отчества докладчиков.
105.Если количество приглашенных на заседание коллегиального органа, совещания, собрания превышает 5 человек, то составляется их список в виде отдельного документа, прилагаемого к протоколу.
106.Основная часть протоколов заседания коллегиального органа, и совещаний должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
107.Текст каждого раздела основной части должен состоять из позиций: слушали, выступили, решили.
108.После слова «СЛУШАЛИ» ставится порядковый номер вопроса по повестке дня.
109.Слово «СЛУШАЛИ» печатается прописными буквами от границы левого поля, после чего ставится двоеточие: на следующей строке (с абзаца) указываются фамилия, имя, отчество докладчика и в скобках указывается (доклад прилагается).
110.В разделе протокола «ВЫСТУПИЛИ» излагаются содержание всех выступлений, вопросов, ответов на них и справок.
111.После завершения выступлений по вопросам повестки дня слова «РЕШИЛ» печатаются заглавными буквами между ними, после чего ставится знак препинания.
112.Протоколы заседаний консультативного органа и консультаций также могут быть оформлены в краткой форме.
113.В краткой форме протокола в основной его части не излагается содержание выступлений, а дается лишь перечень рассматриваемых вопросов с указанием фамилии, имени, отчества докладчиков, выступивших и принятых решений.
114.Протоколы заседаний коллегиального органа составляются в электронном виде, подписываются председателем коллегиального органа, протоколы совещаний подписывает лицо, проводившее их.
§3. Порядок составления и оформления распоряжений
115.Название распоряжения должно кратко отражать его содержание и указываться в центре строки.
116.Текст распоряжения состоит из двух частей: установительной и распорядительной. В установительной части излагаются факты, послужившие основанием для издания распоряжения, а в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если распоряжение издается на основании соответствующего документа вышестоящего органа, то в установительной части приводится название, номер, дата и название этого документа.
117.Распорядительная часть распоряжение начинается словом «р а с п о р я ж а ю с ь», которое печатается строчными буквами, не прерывая текста и в конце ставится двоеточие. Намечаемые мероприятия располагаются по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт следует начинать с указания конкретного исполнителя. Затем излагаются предписываемые действия и указывается срок исполнения.
118.Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями или должностными лицами.
119.Распоряжение нумеруется в течение календарного года.
§4. Порядок составления и оформления справок и докладных записок
120.Текст справки и докладной записки должен состоять из двух основных частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, во второй - выводы и предложения.
121.Дата или период времени, относящиеся к сведению, изложенные в справке или докладной записке, должны включаться в заголовок. Например: «О подготовке кадров по состоянию на 01.05.25».
122.Справки и исходящие докладные записки составляются на электронном бланке и подписываются руководством. Справки и внутренние докладные записки предоставляются на подпись в электронном виде.
123.Справки, выдаваемые по запросу физических и юридических лиц, оформляются на электронном бланке и подписываются руководством.
§5. Порядок составления и оформления акта
124.Текст акта должен состоять из вводной и регламентирующей частей.
125.В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствующие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ или устное предписание о проведении актируемого мероприятия. После слова «Составлен» перечисляются должности, фамилия, имя, отчество лиц, присутствующих при составлении акта.
126.В регламентирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и предложения.
127.Заголовок акта должно кратко отражать содержание документируемой ситуации или факта, отвечая на вопросы «О…», «Об…» и «Относительно…».
128.Акт согласовывается с лицами, участвующими в его составлении.
129.Лицо, принявшее участие в подготовке документа, даже если оно не согласно с мнением других участников, имеет право частично одобрить документ и высказать свое мнение в сноска.
§6. Порядок составления и оформления служебных писем, телеграмм и телефонограмм
130.Служебные письма составляются для изложения просьбы (запроса), ответа на просьбу, а также сообщений информационного характера.
131.Препроводительные письма составляются лишь в том случае, когда они содержат пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.
132.Текст письма должен состоять из двух логических связанных между собой частей. В первой части приводится описание фактов или событий, послуживших основанием для составления письма. Во второй излагаются выводы, предложения или просьба.
133.При ответе на запрос перед текстом телеграммы указываются номер этого запроса. В конце текста (до подписи) ставится исходящий номер.
134.Телефонограмма используется для передачи сведений по телефону. При передаче телефонограммы указывается: кому она адресована, должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего ее, дата и час передачи, номер телефона, фамилия, имя, отчество передающего и получающего лица.
Приложение 1-9
