Замимаи 3
бо Қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз 3 апрели с.2007 № 170
тасдиқ шудааст
Қоидаҳои нигоҳдории қарорҳо оид ба гузаронидани санҷишҳо, санадҳои санҷиш ва қарорҳо нисбати фаъолияти субъектҳои хоҷагидор дар Ҷумҳурии Тоҷикистон
Барои нигоҳдории қарор дар бораи гузаронидани санҷиш, санадҳои санҷишӣ ва қарорҳо оид ба натиҷаи санҷиши фаъолияти субъектҳои хоҷагидор дар Ҷумҳурии Тоҷикистон номенклатураи мавод тартиб дода мешавад.
Номенклатураи маводи - номгӯи системакунонидашудаи дафтарҳо, ки дар он қарор дар бораи гузаронидани санҷиш, санадҳои санҷишӣ ва қарорҳо оид ба натиҷаи санҷиши фаъолияти субъектҳои хоҷагидор бо нишон додани мӯҳлати нигоҳдорӣ қайд шудааст. Номенклатураи мавод барои дуруст ба роҳ мондани хуҷҷатгузорӣ ва зуд дарёфт намудани ҳуҷҷатҳо аз рӯи мундариҷа хизмат менамояд.
Номенклатураи мавод аз тарафи хадамоти таъмини ҳуҷҷатҳо тартиб дода шуда, ба мувофиқа бо бойгонии идоравӣ, аз тарафи сардори он мувофиқи замимаи № 1 имзо карда мешавад.
Ба номенклатураи мавод номгӯи дафтарҳое, ки дар онҳо тамоми корҳои ҳуҷҷатгузорӣ оиди бақайдгирии қарорҳо дар бораи гузаронидани санҷиш, санадҳои санҷишӣ ва қарорҳо оид ба натиҷаи санҷиши фаъолияти субъектҳои хоҷагидор инъикос мегарданд, дохил мешаванд. Ҳар як ҳуҷҷате, ки ба номенклатураи корҳо дохил аст, бояд индекс дошта бошад.
Индекси мавод аз индекси воҳиди сохторӣ ва тартиби рақамгузории мавод иборат аст.
Номенклатураи мавод барои соли ояндаи тақвимӣ дар семоҳаи охири соли ҷорӣ тибқи шакли муайяншуда тартиб дода шуда, бо шумораи зарурии нусхаҳо аз чоп баромада, аз 1 январ мавриди амал қарор дода мешавад. Номенклатураи мавод дар ҳолате аз нав тартиб дода мувофиқа карда мешавад, ки вазифа ва сохтори ташкилот иваз карда шавад, вале на камтар аз як маротиба дар 5 сол. Он ҳарсола бо тағйиротҳои дахлдор чоп шуда, тасдиқ мегардад.
Нусхаи нахустини номенклатураи маводи ташкилот дар хадамоти таъмини ҳуҷҷатгузорӣ, нусхаи дуюм дар ҳамин хадамот бо сифати нусхаи корӣ истифода мегардад, нусхаи сеюм дар бойгонии идоравӣ ва нусхаи чорум дар бойгонии давлатие, ки номенклатураи мавод мувофиқа карда шудааст, нигоҳ дошта мешавад.
Дар давоми сол ба номенклатураи маводи тасдиқгардида маълумот дар бораи ҷорӣ намудани дафтарҳо, дохил намудани дигар дафтарҳо ва ғайра илова карда мешаванд.
Дар охири сол ба он маълумоти ҷамъбастӣ оиди категория ва миқдори маводҳои ҷоришуда дохил мегарданд.
Дар номенклатура сарлавҳа унсури муҳим ба ҳисоб меравад. Аз пурра, аниқ ва саҳеҳ будани сарлавҳа ташкили дурусти ҳуҷҷатгузории мавод вобастагӣ дорад. Ба сарлавҳа соли маводи дохилшуда (қарор ва санад оид ба санҷиш дар "_______" _______ сол) илова мешавад. Дар сарлавҳа навиштаҷоти "Масъалаҳои гуногун", "Фармонҳо оид ба масъалаҳои гуногун" ва ғайра роҳ дода намешавад.
Тайёр намудани ҳуҷҷатҳо барои супоридан ба бойгонии идоравӣ
Мақомоти давлатии санҷишкунанда интихоб, баҳисобгирӣ, нигоҳдорӣ, сифати коркард ва саривақт супоридани дафтарҳоро барои нигоҳдошти бойгонии давлатӣ бо риояи қоидаҳое, ки аз тарафи Саридораи бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон пешбинӣ шудааст, таъмин менамоянд.
Барои нигоҳдошти дафтарҳо дар мақомоти давлатӣ бойгонии идоравӣ ташкил карда мешавад ё вазифаҳои онро ба дигар воҳидҳои сохторӣ (шахсони мансабдори махсус ҷудокардашуда) вогузор менамоянд.
Маводи иҷрошуда дар бойгонии идоравӣ дар муддати 2 сол нигоҳ дошта мешаванд. Баъди сипарӣ гаштани мӯҳлати муқарраргардида дар мувофиқа бо роҳбари ташкилот онҳо ба Саридораи бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон супорида мешаванд.
Замимаи № 3
ба Қоидаҳои нигоҳдории қарорҳо
оид ба гузаронидани санҷишҳо,
санадҳои санҷиш ва қарорҳо оид ба
натиҷаҳои санҷиши фаъолияти субъектҳои
хоҷагидор дар Ҷумҳурии Тоҷикистон
Номгӯи ташкилотҳо
Номенклатураи маводҳо Тасдиқ мекунам
__________№__________ Номгӯи вазифа
_____________________ роҳбари муассиса
(ҷои тартиб) Имзо
ба________________сол Сана
+--------------------------------------------------------------------ҷ
| Номи фасл |
+--------+------------------+--------------+------------------+------+
|Индекси | Сарлавҳаи мавод | Миқдори мавод| Мӯҳлати нигоҳ | Эзоҳ |
|мавод | (ҷилд, қисм) | (ҷилд, қисм) | доштани мавод | |
| | | | (ҷилд, қисм) ва | |
| | | | № моддаи аз рӯи | |
| | | | номгӯй | |
+--------+------------------+--------------+------------------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+--------+------------------+--------------+------------------+------+
Номи вазифа
Роҳбари хадамоти
ҳуҷҷатгузории мақомот
Имзо
Сана
раводии мудири бойгонии идоравӣ
(шахсе,ки барои бойгони ҷавобгар аст)
ҶОНИБДОРӢ КАРДА ШУД: МУВОФИҚА КАРДА ШУД:
аз "___"________с._____ аз "___"________с._____
Шакли номенклатура маводҳо Формати А4 (210х297 мм)
Правила хранения решений о проведении проверок, актов проверок и решений по результатам проверок деятельности хозяйствующих субъектов в Республике Таджикистан
Для хранения решений о проведении проверок, актов проверок деятельности хозяйствующих субъектов в Республике Таджикистан составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований книг, в которых зарегистрированы решения и акты проверок, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел служит для правильного формирования дел в делопроизводстве и обеспечивает быстрый поиск документов по их содержанию.
Номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения, согласовывается с ведомственным архивом и подписывается его руководителем согласно приложению №1.
В номенклатуру дел включаются наименования книг, отражающие все документируемые участки работы по регистрации решений и актов проверок. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс.
Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года по установленной форме, печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функции и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.
Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.
Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения, второй - используется этой службой в качестве рабочего, третий - находится в ведомственном архиве, четвертый - остается в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении книг, о включении новых книг и т.д.
По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.
Важным элементом в номенклатуре является заголовок дела. От полноты, точности и четкости заголовка зависит правильное формирование дела в делопроизводстве. К заголовкам добавляется год заводимого дела (решения и акты о проверки на " " год). Не допускается писать заголовки "Разное", "Приказы по разным вопросам" и т.д.
Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
Проверяющие государственные органы обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки и своевременную передачу книг на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Главным архивным управлением при Правительстве Республики Таджикистан.
Для хранения книг в государственных органах создаются ведомственные архивы или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенные должностные лица).
Завершенные дела в течение двух лет остаются в ведомственном архиве. После этого срока хранения они передаются по согласованию с руководителями организации в Главное архивное управление при Правительстве Республики Таджикистан.
Приложение №1
к Правилам хранения решений
о проведении проверок, актов
проверок и решений о деятельности
хозяйствующих субъектов
в Республике Таджикистан
Наименование
организации номенклатура дел _________________
на _______________год
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Подпись
Дата
+------+--------------+---------+-------------------------+----------ҷ
|Индекс|Заголовок дела|К-во дел,|Срок хранения дела (тома,|Примечание|
|дела |(тома, части) |(томов, |части) и № статей по | |
| | | частей) | перечню | |
+------+--------------+---------+-------------------------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+------+--------------+---------+-------------------------+----------+
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства органа
Подпись
Дата
Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО:
от "____"___________г.
Форма номенклатуры дел
СОГЛАСОВАНО:
от "___________г.
Формат А4 (210x297 мм)
