Бо қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз "8" июни соли 2017, № 282
тасдиқ шудааст
Тартиби нигоҳдорӣ ва нест кардани ҳуҷҷатҳои электронӣ, инчунин ҳуқуқ ва уҳдадориҳои шахсони масъул
1. МУҚАРРАРОТИ УМУМӢ
1. Тартиби нигоҳдорӣ ва нест кардани ҳуҷҷатҳои электронӣ, инчунин ҳуқуқ ва уҳдадориҳои шахсони масъул (минбаъд - Тартиб) масъалаҳои нигоҳдорӣ ва нест кардани ҳуҷҷатҳои электронии мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳоеро, ки фаъолияти пешбурди бойгонӣ ва фаъолият оид ба нигоҳдории иттилооти ҳуҷҷатшударо амалӣ мекунанд, танзим менамояд.
2. Дар Тартиб мафҳумҳои зерин истифода бурда мешаванд:
- ҳуҷҷати электронӣ - маълумоте, ки дар ҳомили мошинӣ сабт шудааст ва ба талаботи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи ҳуҷҷати электронӣ" мувофиқат мекунад;
- ҳомили мошинӣ - диски магнитӣ, тасмаи (лентаи) магнитӣ, диски лазерӣ ва дигар ҳомилҳои моддӣ, ки дар сабту нигоҳдории маълумот ба воситаи техникаи электронии ҳисоббарор истифода бурда мешаванд;
- нигоҳдории фаврии ҳуҷҷатҳои электронӣ - раванди истифодаи амалии ҳуҷҷатҳо то гузаронидани ташхиси арзишнокӣ ва интиқоли ҳуҷҷатҳо ба бойгонии давлатӣ барои нигоҳдорӣ;
- мақомот ва ташкилотҳои давлатӣ - мақомоти давлатӣ, корхонаҳо, муассисаҳо ва ташкилотҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон, сарфи назар аз шакли моликияташон, қисмҳои ҳарбӣ, намояндагиҳои дипломатӣ ва консулии Ҷумҳурии Тоҷикистон, ки дар хориҷи кишвар воқеанд.
3. Тартиби мазкур нисбат ба ҳуҷҷатҳои электронии махфӣ татбиқ намегардад.
2. ТАШКИЛИ ВОҲИДИ МАХСУСИ НИГОҲДОРИИ ҲУҶҶАТҲОИ ЭЛЕКТРОНӢ
4. Бо мақсади таъмини нигоҳдорӣ, баҳисобгирӣ ва истифодаи ҳуҷҷатҳои электронӣ дар ҳар як мақомоти давлатӣ ва ташкилот воҳиди махсуси нигохдории ҳуҷҷатҳои электронӣ (минбаъд - воҳиди нигоҳдорӣ) таъсис дода мешавад.
5. Воҳиди нигоҳдорӣ қисми сохтории мақомоти давлатӣ ва ташкилот мебошад, ки ба таркиби яке аз сохторҳои онҳо дохил мешавад. Сохтор ва шумораи кормандони воҳиди нигоҳдорӣ аз ҷониби роҳбари мақомоти давлатӣ ва ташкилот вобаста ба ҳаҷми ҳуҷҷатҳои электронии нигоҳдошташаванда ва шиддатнокии истифодаи онҳо муқаррар карда мешавад. Воҳиди нигоҳдорӣ бо ҳуҷраҳои махсуси барои нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электронӣ дар ҳомилҳои мошинӣ ҷиҳозонидашуда таъмин карда мешавад.
6. Дар кори худ воҳиди нигоҳдорӣ Тартиби мазкур, ҳуҷҷатҳои меъёрӣ ва методии идоравӣ, умумисоҳавӣ, инчунин низомномаи воҳиди нигохдории дар асоси онҳо таҳияшударо, ки аз тарафи роҳбари мақомоти давлатӣ ва ташкилот тасдиқ мегардад, ба роҳбарӣ мегирад.
7. Воҳиди нигоҳдорӣ ҳифз, баҳисобгирӣ ва ташкили истифодабарии ҳуҷҷатҳои электрониро то интиқоли онҳо ба бойгонӣ таъмин менамояд. Муҳлати нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электронӣ дар мақомоти давлатӣ ва ташкилот мутобиқи ҳуҷҷатҳои меъёрӣ ва методии Саридораи бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон (минбаъд - Саридораи бойгонӣ), инчунин бо санадҳои меъёрии вазорату идораҳои бо Саридораи бойгонӣ мувофиқашуда муқаррар карда мешавад.
8. Тартиби нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электроние, ки нисбат ба онҳо амали низомномаи махсус татбиқ мегардад, бо дастурамале, ки дар асоси ин муқаррарот таҳия мешавад, амалӣ мегардад.
9. Воҳиди нигоҳдорӣ вазифаҳои асосии зеринро иҷро менамояд:
- ҳомилҳои мошинӣ ва ҳуҷҷатҳои электрониро қабул ва ба ҳисоб мегирад;
- ҳуҷҷатҳои электронӣ ва ҳомилҳои моишнии тозаро нигоҳ медорад;
- низомҳои иттилоотию ҷустуҷӯиро таъсис дода, пеш мебарад;
- тағйироти ба ҳуҷҷати электронии воридшавандаро дар китоби бақайдгирии ҳуҷҷатҳои электронии воридотӣ ба қайд мегирад;
- санад оид ба нест кардани ҳуҷҷатҳои электрониро таҳия намуда, барои мувофиқа ба Комиссияи марказии муттаҳидаи ташхису тафтишотӣ ва методаи (КММТТМ) Саридораи бойгонӣ пешниҳод менамояд;
- пас аз мувофиқа намудани санад оид ба нест кардани ҳуҷҷатҳои электронӣ бо Комиссияи марказии муттаҳидаи ташхису тафтишотӣ ва методии (КММТТМ) Саридораи бойгонӣ ҳуҷҷатҳои электрониро бо иштироки комиссияи тахассусии воҳиди нигоҳдорӣ бо тартиби муқарраршуда нест менамояд;
- ба истифодабарандагон ҳуҷҷатҳои электронӣ ва ҳомилҳои мошинии тозаро медиҳад;
- ҳуҷҷатҳои электрониро барои нигоҳдорӣ ба бойгонӣ медиҳад;
- дар асоси Тартиб ва дигар ҳуҷҷатҳои меъёрию методӣ, низомномаи воҳиди нигоҳдорӣ ва дастурамалҳои технологӣ оид ба иҷрои амалиётҳои алоҳидаи қабул, баҳисобгирӣ ва нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электрониро таҳия мекунад;
- дурустии барасмиятдарории ҳуҷҷатҳои электронӣ ва ҳуҷҷатҳои ҳамроҳикунандаро аз тарафи истифодабарандагон мутобиқи стандартҳои давлатии амалкунанда, дастурамалҳо ва дигар санадҳои меъёрӣ назорат мекунад;
- корҳои методиро пеш мебарад, таҷрибаи кориро оид ба ташкил ва такмилдиҳии нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электронӣ меомӯзад ва ҷамъбаст менамояд.
3. ТАРТИБИ НИГОҲДОРИИ ҲУҶҶАТҲОИ ЭЛЕКТРОНӢ ДАР МАҚОМОТИ ДАВЛАТӢ ВА ТАШКИЛОТҲО
10. Ҳангоми воридшавии ҳомили мошинии тоза ба воҳиди нигоҳдорӣ тафтиши ҳолати коршоямии он, борбанд, тафтиши мавҷудияти ҳуҷҷатҳои ҳамроҳикунандаи зарурӣ гузаронида мешавад.
11. Ба ҳар як ҳомили мошинии дар воҳиди нигоҳдорӣ қабулшуда рақами тартибии ҳисобрасӣ дода мешавад, ки то аз эътибор соқит шудан ё то ба нигоҳдории бойгонӣ супоридан тағйир намеёбад. Рақами ҳисобрасӣ дар ҳомил ва дар борбанди он навишта мешавад. Маълумот оид ба ҳомилони мошинии воридшуда дар дафтари баҳисобгирии ҳомилони мошинӣ (мутобиқи замимаи 1) сабт карда мешавад. Дар дафтар намуди ҳомили мошинӣ, рақами ҳисобраси он, ҳаҷми хотираи ҳомили мошинӣ ва ҳуҷҷати дар он сабтшуда, инчунин санаи воридшавӣ ва аз куҷо ворид шудани ҳомили мошинӣ, насаб, ном ва номи падар ва имзои шахси қабулкарда нишон дода мешавад. Нуқсонҳои ошкоршуда ва набудани ҳуҷҷатҳои ҳамроҳикунанда дар эзоҳ қайд карда мешавад. Ҳангоми додани ҳомили мошинӣ барои истифодабарӣ дар дафтар санаи супоридан, ба куҷо ва ба кӣ супоридан, насаб, ном ва номи падар ва имзои шахси гиранда сабт мешавад.
12. Барои ҳар як ҳомили мошинии ба воҳиди нигоҳдорӣ воридшуда (мутобиқи замимаи 2) варақаи баҳисобгирӣ кушода мешавад, ки дар он то оғози истифодабарӣ корманди воҳиди нигоҳдорӣ маълумоти ҳатмии зеринро менависад:
- номгӯи мақомоти давлатӣ ва ташкилот - дорандаи ҳомили мошинӣ;
- намуди ҳомили мошинӣ;
- рақами ҳисобрасии ҳомили мошинӣ;
- ғунҷоиши ҳомили мошинӣ;
- санаи воридшавӣ ба воҳиди нигоҳдорӣ;
- ҷои нигоҳдорӣ (рақами ҷевон, рақами қисмат).
13. Пас аз оғози истифодабарии ҳомили мошинӣ дар варақи баҳисобгирии он санаи оғози истифодабарӣ, маълумот оид ба санҷиши ҳолати техникии он (сана, имзои санҷишгар, натиҷаи санҷиш), маълумот дар бораи нуқсонҳои пайдошуда, тағйирёбии ҳаҷми хотира ва ғайраҳо оид ба гузаронидани корҳои пешгирикунанда (сана, имзо, муҳтавои кор) ва тағйирдиҳии ҷои нигоҳдорӣ қайдҳо гузошта мешаванд.
14. Ҳангоми қабули ҳуҷҷатҳои электронӣ аз сохторҳои мақомоти давлатӣ ва ташкилот, дигар ташкилотҳое, ки ба воҳиди нигоҳдорӣ ворид мешаванд, ҳолати физикии ҳомилони мошинии онҳо ва мавҷудияти ҳуҷҷатҳои ҳамроҳикунанда санҷида мешавад.
15. Барои ҳар як ҳуҷҷати электронӣ дар ҳомили мошинӣ (мутобиқи замимаи 3) варақаи баҳисобгирии ҳуҷҷати электронӣ кушода, дар он маълумоти ҳатмии зерин навишта мешавад:
- номи мақомоти давлатӣ ва ташкилоте, ки ҳуҷҷатро истифода мебарад;
- рақами бақайдгирӣ;
- мазмуни мухтасар;
- санаи таҳияи ҳуҷҷат;
- муҳлати нигоҳдорӣ;
- ном ва макони ҷойгиршавии мақомоти давлатӣ ва ташкилоти сабткунанда;
- намуди ҳомили мошиние, ки дар он ҳуҷҷат сабт карда шудааст;
- миқдори ҳомилони мошинӣ;
- рақамҳои ҳисобрасии ҳомилони мошинӣ;
- ҷойи нигоҳдории ҳуҷҷат;
- имзои шахси масъул барои сабт.
16. Дар варақаи баҳисобгирии ҳуҷҷати электронӣ оид ба аслияти он қайд гузошта мешавад: нусхаи аслӣ, нусхаи дуюм, нусха.
17. Дар варақаи баҳисобгирии ҳуҷҷати электронии истифодашаванда оид ба мавҷуд будани нусхаи он дар намуди одӣ ё электронӣ дар мақомоти давлатӣ ва ташкилот бо нишон додани намуд ва миқдори ҳомилони онҳо, рақамҳои бақайдгирии онҳо (барои ҳуҷҷатҳои оддӣ, шохисҳои коргузорӣ) маълумот дода мешавад.
18. Муҳри маҳдудияти дастрасӣ ба ҳуҷҷати электронӣ дар сутуни "Эзоҳ"-и варақаи бақайдгирии ҳуҷҷат оварда мешавад.
19. Воҳиди нигоҳдорӣ ҳолати воридкунии тағйиру иловаҳоро ба ҳуҷҷатҳои электронӣ танзим ва назорат мекунад.
4. ТАРТИБИ ДОДАНИ ҲОМИЛҲОИ МОШИНӢ ВА ҲУҶҶАТҲОИ ЭЛЕКТРОНӢ
20. Додани ҳомилҳои мошинии тоза ба воҳидҳои сохтории мақомоти давлатӣ ва дигар ташкилотҳо дар дафтари бақайдгирии ҳомилҳои мошинӣ (мутобиқи замимаи 1) ба ҳисоб гирифта мешавад.
21. Ҳуҷҷатҳои электронӣ ба воҳидҳои сохтории мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо бо сабт дар дафтари воридоту содироти ҳуҷҷатҳои электронӣ (мутобиқи замимаи 4) супорида ва гирифта мешаванд. Ҳуҷҷатҳои дастрасиашон маҳдуд дар асоси дархост бо имзои роҳбарони воҳидхои сохторӣ супорида мешаванд. Ба дархост рӯйхати шахсони ба ҳуҷҷатҳо рухсатдодашуда замима карда мешавад.
22. Додани ҳуҷҷатҳои электронӣ ба дигар мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо барои истифодаи муваққатӣ ва ё доимӣ тибқи санади қабул ва додани ҳуҷҷатҳо, дар асоси фармоиши роҳбари мақомоти давлатӣ ва ташкилот (мутобиқи замимаи 5) амалӣ мегардад. Ҳуҷҷатҳои электронӣ бо мактуби ҳамроҳкунанда супорида мешаванд.
23. Ба истифодабарандагон аз тарафи воҳиди нигоҳдорӣ ҳуҷҷатҳои электронӣ дар шакли нусха ва ё нусхаи дуюм супорида мешаванд. Нусхаҳои аслӣ танҳо барои тайёр кардани нусха супорида мешаванд.
24. Воҳиди нигоҳдорӣ, назорат ва бақайдгирии ҳуҷҷатҳои электрониро дар воҳидҳои сохтории мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо тибқи дафтари дахлдори интиқоли маълумоти ҳуҷҷатҳои электронӣ бо шабакаҳои алоқа (мутобиқи замимаи 6) амалӣ месозад.
25. Интихоб ва супоридани ҳуҷҷатҳои электронӣ барои нигоҳдорӣ дар бойгонӣ тибқи талаботи Саридораи бойгонӣ амалӣ карда мешавад.
26. Натиҷаи интихоби ҳуҷҷатҳои электронӣ барои нигоҳдорӣ дар бойгонӣ аз ҷониби комиссияи ташхисии мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо баррасӣ мешавад. Комиссия ташхисӣ бо фармоиши роҳбари мақомоти давлатӣ ва ташкилот аз ҳисоби мутахассисони салоҳиятдор дар ҳайати на камтар 3 нафар ташкил карда мешавад. Комиссияи мазкур мувофиқи тартиби муқарарнамудаи ҳамин Тартиб фаъолият менамояд. Тартиби супоридан аз тарафи мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо дар мувофиқа бо бойгонии дахлдори соҳавӣ ё давлатӣ муайян карда мешавад.
5. ТАЪМИНИ НИГОҲДОРИИ ҲУҶҶАТҲОИ ЭЛЕКТРОНӢ
27. Ҳуҷҷатҳои электронӣ бояд дар ҳуҷраҳои махсуси барои ин мақсад пешбинишуда нигоҳ дошта шаванд. Ҳуҷҷатҳо дар ҳомилҳои электронӣ бояд ҷудо нигоҳ дошта шаванд. Нигоҳдории ҳуҷҷатҳо дар толорҳои мошинӣ манъ аст.
28. Маҷмӯи ҳуҷраҳо барои нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электронӣ бояд инҳоро дар бар гирад:
- анбори ҳуҷҷатҳо;
- ҳуҷра барои корҳои махсус бо ҳуҷҷатҳо (қабули ҳуҷҷатҳо, мутобиқ намудани онҳо ба обу ҳаво, коркарди махсус ва ғайра).
29. Сохтор, миқдор ва масоҳати ҳуҷраҳо вобаста ба ҳаҷми умумии ҳуҷҷатҳо, хусусият ва ҳаҷми кор ва дурнамои пуршавии махзан муайян карда мешавад.
30. Дар ҳамаи ҳуҷраҳо муътадилии ҳаво бояд таъмин бошад. Гармидиҳии ҳавоӣ ё обӣ, ки бо асбоби ҳавотозакунии бо чанггиракҳо ҷиҳозонида якҷоя карда шудааст, мумкин мебошад.
31. Дар ҳамаи ҳуҷраҳо бояд талаботи бехатарӣ аз сӯхтор, ки тибқи қоидаҳои бехатарӣ аз сӯхтор барои корхонаҳои саноатӣ пешбинӣ шудаанд, риоя карда шавад. Бехатарии ҳуҷра барои нигоҳдории ҳуҷҷатҳои электронӣ аз сӯхтор бояд тибқи шабакаи пешгирии сӯхтор ва ҳифз аз сӯхтор таъмин карда шавад.
32. Маводи истифодашаванда барои таъмири дохилии ҳуҷраҳои бойгонӣ, тайёр кардани таҷҳизоти бойгонӣ ва банду басти ҳуҷҷатҳо, набояд чангбардор, сарчашмаи чанг ва ё моддаҳои химиявии таъсирнок бошанд.
33. Рафҳо ва ҷевонҳо дар бойгонӣ бояд бо тарзи амудӣ ба деворҳо, ки ҷои тиреза доранд, бо риояи масофаҳои зерин (бо ҳисоби метр) ҷойгир карда шаванд:
- миёни девори бе тиреза ва рафҳо (ҷевон) - 0,75;
- миёни девор ва паҳлуи раф (ҷевон) - 0,45;
- миёни қатори рафҳо ва ё ҷевонҳо (гузаргоҳи асосӣ) - 1,2;
- миёни рафҳо (роҳрави миёни рафҳо) - 0,75;
- миёни ҷевонҳо (роҳрави миёни ҷевонҳо) - 1,5;
- миёни фарш ва рафи поёнӣ (ҷевон) - 0,3;
- миёни рафҳо (ҷевон) ва асбобҳои гармидиҳанда - на камтар 1,0;
- баландии рафҳо набояд аз 2,2 м баланд бошад.
34. Барои андозагирии нишондоди ифлосшавии ҳаво дар бойгониҳо бояд ҳароратсанҷи ҳуҷрагӣ ё озмоишгоҳӣ бо воҳида тақсимии 0,5-1°С ва дараҷаи ҳароратӣ аз 0 то 40°С ва рутубатсанҷи мӯйини М-19 ё М-68 истифода бурда шаванд.
35. Нишондодҳои таҷҳизоти назоратию ченкунӣ ҳафтае ду маротиба дар дафтари бақайдгирӣ навишта мешавад.
36. Таҷҳизоти назоратию ченкунӣ бояд тавассути психрометри аспиратсионии МV-4 ё М-34, на камтар аз як маротиба дар се моҳ, аз санҷиш гузаронида шуда, натиҷааш дар ҳамон дафтар ба қайд гирифта шавад. Шумораи таҷҳизоти назоратӣ - ченкунӣ бояд на камтар аз як ададро дар ҳаҷми 25 м2 ташкил диҳад.
37. Равшанӣ дар бойгонӣ метавонад табиӣ ва сунъӣ бошад. Равшании табиӣ танҳо тавассути воситаҳои нурафкан ва нурҳифзкунандаи дар тиреза насбшуда, иҷозат дода мешавад. Расидани бевоситаи нурҳои офтоб ба ҳомилҳои мошинӣ ва ҳуҷҷатҳо иҷозат дода намешавад.
38. Барои нурафкании сунъӣ афзалият ба чароғҳои каммасрафи LED дода мешавад. Истифодабарии чароғҳои люминесентӣ бо спектори кӯтоҳкардашудаи қисмати ултрабунафш иҷозат дода мешавад (мисол: тамғаҳои ЛБ, ЛХБ, ЛТБ). Меъёри нурафкашги рафҳо -20-30 лк, чойҳои корӣ - 100 лк.
39. Дар бойгониҳо бо либоси болоӣ ва пойафзоли ифлос даромадан, нигоҳдории ашёҳои ғайр (ҷузвдон, маҳсулоти хӯрокворӣ ва ғайра), тамокукашӣ, истифодаи таҷҳизоти барқӣ манъ аст.
40. Ҳуҷҷатҳои дар ҳомилҳои мошинии барои нигоҳдорӣ қабулшаванда, бояд дар ғилофҳои дорои тасмаҳои бехатарӣ ва ё қуттиҳои пластмассӣ, дар бастаҳо аз пардаҳои полиэтиленӣ ва қуттиҳои пенопластӣ ва ё картонҳои пардозӣ бастабандӣ шуда бошанд. Бастабандӣ дар қуттиҳои аз дигар навъи картон (В, Г, Д), коғазҳои рӯйпӯши ширешгардида ё дигари ба сифати он баробар, ҳамчунин дар қуттиҳои аз маводи полимерӣ (мисол: ҳамполимерҳои полистиролӣ, дар бастаҳои ҷудонашаванда, яъне бастабандии аввал) иҷозат дода мешавад.
41. Омода намудани ҳуҷҷатҳо дар ҳомилҳои мошинӣ барои нигоҳдорӣ, амалиётҳои зеринро дар бар мегиранд:
- мутобиқ намудани ҳомилҳои мошинӣ ба обу ҳаво (нигоҳдорӣ дар ҳуҷраҳои ҳарораташ 15-20шС ва ҳавои нисбатан рутубатноки 5070% на камтар аз 24 соат);
- санҷиши ҳомилҳои мошинӣ оид ба доштани қисматҳои ҷудошаванда ва нуқсонҳои механикӣ;
- бо спирти изопропили шустани қисмати болоии қисми берунии халтаҳои фитаҳои магнитӣ;
- санҷиши хондашавӣ.
42. Ҳомилҳои тозаи мошинӣ ва ҳомилҳои мошинии дорои сабти иттилоот бояд дар биноҳои махсус ҷиҳозонидашуда ҷудо нигоҳ дошта шавад.
43. Ҳадди имконпазири ҷамъшавии гарду чанг дар ҳавои бойгонӣ ва ҳуҷраҳои корӣ бояд на камтар аз 0,3 мг/м3 бо бузургии зарраҳои гард на камтар аз 0,5 мкм бошад. Барои пешгирии афтидани гарду чанг аз берун дар ҳуҷраҳо нигоҳдории фишори зиёдатии ҳаво (0,05-0,1 атм) тавсия дода мешавад.
44. Миқдори газҳо ва омехтаҳои зараровари ҳаво дар ҳуҷраҳои бойгонӣ набояд аз (дар мг/м3) зиёд бошад: аммиак - 0,04; сулфид 0,008; оксиди нитроген - 0,04; гази сулфатдор - 0,005; буғи симоб0,0003. Шиддатнокии майдонҳои магнитӣ набояд аз 400 А/м зиёд бошад. Барои санҷидани шиддатнокии майдони магнитӣ дар бойгониҳои нигоҳдорӣ бояд милливеберметрҳои навъи М-19 истифода бурда шаванд. Ҳуҷҷатҳо дар ҳомилҳои магнитӣ бояд дар ҳамаи қисматҳои кории бино дар ҳарорати аз 18±2°С ва рутубати нисбатан 6О±5% нигоҳ дошта шаванд.
45. Қуттии ҳуҷҷатҳо дар ҳомилҳои мошинӣ бояд бо шакли амудӣ дар рафҳо ё ин ки дар ҷевонҳо бо тарзи овезон нигоҳ дошта шаванд. Ҳуҷҷатҳои дар фитаҳои магнитибуда бояд дар рафҳо ё ҷевонҳо ба таври уфуқӣ нигоҳ дошта шаванд. Болои ҳам гузоштани бастаҳои фитаҳо ё фитаҳо манъ аст.
46. Рафҳо ва қатори ҷевонҳо бояд аз мавода ғайримагнитӣ тайёр карда шуда бошанд. Истифодаи рафҳо бо панҷараҳои оҳанин, дар ҳолати расиши контурии рафҳо (масалан, пайвасти ноқилҳои барқӣ) ва ё ба замин пайваст будан, иҷозат дода мешавад. Нигоҳдорӣ дар сейфҳо иҷозат дода намешавад.
47. Даромадан ба бойгони танҳо тавассути ҷилавхона ва бино барои пӯшидани пойафзол ва либоси махсус аз тарафи ҳайати хизматӣ пешбинишуда амалӣ карда мешавад.
48. Санҷиш ва назорати ҳуҷҷатҳо дар ҳомилҳои мошинӣ барои нигоҳдории иттилоот ва маълумоти дар онҳо сабтшуда, на камтар аз як маротиба дар 3 моҳ бо мошини электронии истифодашаванда, бо дарбаргирии барқарорсозии маълумотҳои вайроншуда дар ҷараёни нигоҳдории иттилоот, иҷро мегардад.
49. Ҳомилҳои мошинӣ мунтазам пас аз 100-маротибаи истифодашавӣ дар мошини электронӣ аз санҷиш ва тозакунии пешгирикунанда гузаронида мешаванд. Ҳуҷҷатҳои чанггирифта тавассути чангкашак тоза карда мешаванд.
50. Ҳуҷҷатҳои намгирифта вобаста ба дараҷаи намнокии ҳуҷҷатҳо ба обу ҳаво аз рӯи шартҳои зерин мутобиқ карда мешаванд:
- на камтар аз 2 рӯз дар шароити нигаҳдории муносиб - барои кам кардани намнокӣ;
- на камтар аз 10 рӯз дар ҳарорати аз 25 то 40°С ва намнокии нисбии ҳаво 20-40% - барои дараҷаи баланди намнокӣ.
51. Ҳуҷҷатҳои то ҳарорати сифр хунук кардашуда, аз 2 то 10 рӯз, вобаста ба муддати дар сардӣ будан (якчанд соат ё якчанд рӯз), дар шароити муносиб ба обу ҳаво мутобиқ гардонида мешаванд.
52. Дар бойгониҳо бояд ҳарорати муносиби низоми гармӣ ва намнокӣ, ки бо шабакаҳои шамолдиҳии ҳаво бо ҳарорати 18°С±2 ва рутубати нисбии ҳаво - 5±50% таъмин мебошад, риоя карда шавад.
53. Дар бойгониҳо бояд на камтар аз як маротиба дар 3 моҳ ҳуҷраҳо аз чанг тоза карда шаванд. Тозакунии намнокии ҳуҷраҳо, ҷевонҳо ва рафҳо бояд на камтар аз як маротиба дар як сол бо истифода аз маҳлули формалини 1% шустушӯй карда шаванд.
54. Ҷевонҳо ва рафҳои ҳуҷраҳо, ки дар онҳо ҳуҷҷатҳои мағорбаста нигоҳ дошта шуда буданд ва шафати девору фаршҳои бо онҳо пайвастбуда, бо истифода аз маҳлули формалини 1-5% шуста шуда, баъдан хушк карда мешаванд.
55. Барои безараргардонии (дезинфексияи) ҷевонҳо ва рафҳое, ки дар онҳо ҳуҷҷатҳо нигоҳ дошта шуда буданд ва аз ҳашарот зарар дидаанд, маҳлули 3%-и хлорофоси бо об омехташуда ё таркибҳои инсектитсидҳо дар бастаҳои аэрозолӣ ("Дихлофос", "Прима" ва ғайра) истифода карда мешаванд. Дар сурати пайдо шудани ҳашароти зиёд, безараргардонии пурраи бойгонӣ аз ҷониби муассисаҳои Хадамоти давлатии санитарию эпидемиологии Ҷумҳурии Тоҷикистон гузаронида мешаванд.
6. ТАҒЙИРДИҲӢ, АЗ ЭЪТИБОР СОҚИТ НАМУДАН ВА НОБУДСОЗИИ ҲУҶҶАТҲОИ ЭЛЕКТРОНӢ
56. Тағйирдиҳии ҳуҷҷати электронии аслиро мақомоти давлатӣ ва ташкилоти дорандаи ҳуҷҷати аслӣ бо роҳи иваз намудани он амалӣ
менамояд, Тағйирдиҳии нусхаи дуюм ва нусхаҳо дар асоси огоҳинома оид ба тағйирдиҳӣ, ки мақомоти давлатӣ ва ташкилоти дорандаи ҳуҷҷати аслӣ мефиристонад, гузаронида мешавад. Огоҳинома оид ба ворид кардани тағйирот бояд дорои чунин маълумоти ҳатмӣ бошад:
- номи мақомоти давлатӣ ва ташкилоте, ки ҳуҷҷати электронии аслиро таҳия кардааст;
- мазмуни тағйирот;
- дастур дар асоси тағйирот;
- вақти ворид намудани тағйирот;
- имзои шахси мансабдор;
- тамға ё муҳри мақомоти давлатӣ ва ташкилоте, ки ҳуҷҷати электронии аслиро таъсис додааст.
57. Маълумот дар бораи тағйироти ба ҳуҷҷати электронӣ воридшуда дар варақаҳои баҳисобгирии онҳо (мутобиқи замимаи 3) қайд карда мешавад.
58. Ҳамаи сабтҳо дар варақаҳои баҳисобгирии ҳомили мошинӣ ва варақаи баҳисобгирии ҳуҷҷати электронӣ аз тарафи кормандони воҳиди нигоҳдорӣ дар асоси ҳуҷҷатҳои ҳамрохикунанда иҷро карда мешавад.
59. Барои ташкили ҷустуҷӯи фаврии ҳуҷҷатҳои электронӣ ва ҳомилҳои мошинии онҳо воҳиди нигоҳдорӣ шабакаҳои иттилоотӣҷустуҷӯӣ таъсис медиҳад.
60. Ҳуҷҷатҳои баҳисобгирӣ (дафтар ва варақаҳои баҳисобгирии ҳомилҳои мошинӣ ва ҳуҷҷатҳои электронӣ) асоси дастгоҳи иттилоотию ҷустуҷӯии воҳиди нигоҳдориро ташкил медиҳанд. Махзанҳои варақаҳои ҳуҷҷатҳои электронӣ ва варақаҳои ҳомилҳои мошинӣ асоси ташаккули маълумоти дастии варақаҳо дар мақомоти давлатӣ ва ташкилот мебошанд.
61. Вобаста ба хусусияти кори ҳар як мақомоти давлатӣ ва ташкилот варақаҳои баҳисобгирии ҳомилҳои мошинӣ метавонанд аз рӯи намуди ҳомилҳои дар дохили ҳар як намуди он аз рӯи рақами ҳисобрасии ҳомилҳои мошинӣ ва аз рӯи рақам ё номи сохторҳо, насаби истифодабарандагон, табақабандӣ шаванд.
62. Варақаҳои баҳисобгирии ҳуҷҷатҳои электронӣ метавонанд аз рӯи вазифа, намуд, рамзи ҳуҷҷат ва дар дохили ҳар як намуди он бошад аз рӯи рақам ё номи сохтор,- насаби истифодабарандагон ва ғайраҳо табақабанда карда шаванд.
63. Дар ҳолати зарурӣ воҳиди нигоҳдорӣ метавонад намудҳои дигари иттилоотию ҷустуҷӯии маълумот (феҳристи махзанҳои иттилоотӣ, нишонаҳои гуногун)-ро ташкил кунад. Ташкили нишонаҳо бояд ба ташкили махзанҳои иттилооти ҳуҷҷатии мақомоти давлатӣ ва ташкилоти мушаххас мувофиқ бошад.
64. Ҳангоми зиёд будани ҳаҷми махзанҳои иттилоотию маълумотӣ ва зиёд будани дархостҳо илова ба махзанҳои баҳисобгирӣ ташкили шабакаҳои автоматикунонидашудаи иттилоотию ҷустуҷӯӣ мувофиқи мақсад мебошад.
65. Ҳуҷҷатҳои электроние, ки аҳамияти худро гум кардаанд, аз эътибор соқит карда шуда, аз муомилот гирифта мешаванд. Аз эътибор соқит кардани ҳуҷҷатҳои электронӣ бо санад (мутобиқи замимаи 7) ба расмият дароварда мешавад. Санадҳо аз ҷониби роҳбари мақомоти давлатӣ ва ташкилот тасдиқ карда мешаванд. Ҳангоми аз эътибор соқит кардани ҳуҷҷати электронӣ дар варақаи баҳисобгирии он қайди "аз эътибор соқит шудааст" бо нишон додани асос (сана ва рақами санади аз эътибор соқит кардан) ворид карда мешавад.
66. Ҳуҷҷати аз эътибор соқитшударо воҳиди нигоҳдорӣ то тағйирдиҳии ояндаи он ё дар давоми сол нигоҳ медорад. Ҳуҷҷатҳои электронӣ баъд аз мувофиқа намудани санад оид ба нест кардани ҳуҷҷатҳои электронӣ бо Комиссияи марказии муттаҳидаи ташхису тафтишотӣ ва методии (КММТТМ) Саридораи бойгонӣ бо иштироки комиссияи тахассусии воҳиди нигоҳдорӣ бо тартиби муқарраршуда нест карда мешаванд.
67. Ҳангоми аз эътибор соқит намудани ҳуҷҷати аслӣ, истифодабарандагон, дорандагони нусхаи ин ҳуҷҷат ба таври хаттӣ огоҳ карда мешаванд.
68. Ҳуҷҷатҳои электроние, ки муҳлати нигоҳдориашон ба охир расидааст ва арзиши амалии худро гум кардаанд, тибқи тартиби муқарраргардида нобуд карда мешаванд.
69. Нобудсозии ҳуҷҷатҳои электронӣ дар мақомоти давлатӣ ва ташкилот бо риояи шартҳои зерин гузаронида мешавад:
- барои нобудсозӣ танҳо ҳуҷҷатҳои электронии муҳлати нигоҳдориашон баохиррасида интихоб карда мешаванд;
- тозакунии иттилоот - дараҷаи тозакуниии ҳомилҳо, ки иттилоотро аз барқарорсозӣ бо ёрии воситаҳои барномавию таҷҳизотии муқаррарӣ ҳифз менамояд;
- поксозии иттилоот - дараҷаи тозакуниии ҳомилҳо, ки иттилоотро аз барқарорсозӣ бо ёрии воситаҳои барномавию таҷҳизотии махсус ва кормандони махсус омӯзонидашуда ҳифз менамояд. Аз ҷумла, нест кардани магнитнокӣ ва истифодаи барномаҳои тозакунии бехавфи иттилоот дар ҳомилҳои сахт.
70. Ҳомилҳои мошиние, ки барои истифодаи такрорӣ коршоям мебошанд, баъди тоза кардани иттилооти дар онҳо сабтшуда ба воҳиди нигоҳдорӣ баргардонида мешаванд.
71. Ҳомилҳои мошиние, ки корношояманд аз эътибор соқит карда, мувофиқи қоидаҳои аз ҳисоббарорӣ ва нобудсозии маводи арзишнок, нобуд карда мешаванд. Дар дафтари бақайдгирии ҳомилҳои мошинӣ ва варақаҳои баҳисобгирии онҳо, сана ва рақами санад оид ба аз ҳисоббарорӣ баровардан ва нобудсозӣ ворид карда мешаванд.
72. Варақаҳои ҳуҷҷатҳои электронӣ ва ҳомилҳои мошинии нобуд кардашуда то аз байн рафтани зарурат нигоҳ дошта мешаванд.
7. МУҚАРРАРОТИ ХОТИМАВӢ
73. Ба риояи талаботи Тартиби мазкур дар мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо, новобаста аз шакли моликияташон, ки корҳоро оид ба нигоҳдорӣ ва нест кардани ҳуҷҷатҳои электронӣ мегузаронанд, Саридораи бойгонии назди Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон назорат мебарад.
74. Роҳбарони мақомоти давлатӣ ва ташкилотҳо барои риояи Тартиби мазкур мутобиқи қонунгузории Ҷумҳурии Тоҷикистон масъул мебошанд.
Замимаҳои 1-7
Порядок хранения и уничтожения электронных документов, а также права и обязанности ответственных лиц
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Порядок хранения и уничтожения электронных документов, а также права и обязанности ответственных лиц (далее - Порядок) регулирует вопросы хранения и уничтожения электронных документов государственных органов и организаций, осуществляющих архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации.
2. В Порядке используются следующие термины:
- электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям Закона Республики Таджикистан "Об электронном документе";
- машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники;
- оперативное хранение электронных документов - процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов в государственный архив на хранение;
- государственные органы и организации - государственные органы, предприятия, учреждения и организации Республики Таджикистан, независимо от форм собственности, воинские части, дипломатические и консульские представительства Республики Таджикистан, находящиеся за рубежом.
3. Настоящий Порядок не применяется в отношении секретных электронных документов.
2. СОЗДАНИЕ СПЕЦИАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, в каждом государственном органе и организации создается специального подразделения хранения электронных документов (далее-подразделения хранения).
5. Подразделения хранения является структурной частью государственного органа и организации или входит в состав одной из их подразделений. Структура и штатная численность подразделения хранения устанавливаются руководством государственного органа и организации в зависимости от объема хранимой документальной информации и интенсивности ее использования, подразделения хранения обеспечивается помещениями, специально оборудованными для хранения документов на машинных носителях.
6. В своей работе подразделения хранения руководствуется настоящим Порядком, общеотраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами, а также разрабатываемым на их основе положением о системе хранения, которое утверждается руководителем государственного органа и организации.
7. Подразделения хранения обеспечивает сохранность, учет и организацию использования электронных документов до их передачи на архивное хранение. Сроки хранения электронных документов в государственном органе и организации устанавливаются в соответствии с нормативно-методическими документами Главного архивного управления при Правительстве Республики Таджикистан (далее - Главархив), а также нормативными актами министерств и ведомств, согласованными с Главархивом.
8. Порядок хранения электронных документов, на которые распространяется действие специальных положений, устанавливается инструкциями, разрабатываемыми на основе этих положений.
9. Подразделения хранения осуществляет следующие основные функции:
- принимает, учитывает машинные носители и электронные документы;
- хранит электронные документы и чистые машинные носители;
- создает и ведет информационно-поисковые системы;
- регистрирует изменения, вносимые в электронные документы, в журнале приема электронных документов;
- подготавливает акт об аннулировании электронных документов и представляет для согласования в Центральную объединенную экспертно-проверочную и методическую комиссию (ЦОЭПМК) Главархива;
- после согласования акта об уничтожении электронных документов с Центральной объединенной экспертно-проверочной и методической комиссией (ЦОЭПМК) Главархива с участием экспертной комиссии подразделения хранения, уничтожает электронные документы в установленном порядке;
- выдает электронные документы и чистые машинные носители пользователям;
- передает электронные документы на архивное хранение;
- разрабатывает на основе Порядка и других нормативно-методических документов положение о системе хранения и технологические инструкции по выполнению отдельных операций приема, учета и хранения электронных документов;
- контролирует правильность оформления пользователями электронных документов и сопроводительной документации в соответствии с действующими государственными стандартами, инструкциями и другими нормативными документами;
- ведет методическую работу, изучает и обобщает опыт работы по организации и совершенствованию хранения электронных документов.
3. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
10. При поступлении чистого машинного носителя в подразделение хранения производится проверка его физического состояния, упаковки, проверка наличия необходимой сопроводительной документации.
11. Каждому машинному носителю, принятому в хранения, присваивается порядковый инвентарный номер, неизменный до его списания или передачи на архивное хранение. Инвентарный номер пишется на корпусе носителя и на ее упаковке. Сведения о поступивших машинных носителях записываются в журнал учета машинных носителей (согласно приложению 1). В журнале указывается вид машинного носителя, его инвентарный номер, объем памяти машинного носителя и записанного на ней электронного документа, а также дата поступления и данные о том, откуда поступил машинный носитель, фамилия, имя, отчества и подпись принявшего. Обнаруженные дефекты и отсутствие сопроводительной документации оговариваются в примечаниях. При выдаче машинного носителя для использования в журнале записывается дата выдачи, куда и кому выдан, фамилия, имя, отчество и подпись получившего.
12. На каждый поступивший в подразделение хранения машинный носитель заводится учетная карточка машинного носителя (согласно приложению 2), в которой до начала эксплуатации работник подразделения хранения записывает следующие реквизиты:
- наименование государственного органов и организации держателя машинного носителя;
- вид машинного носителя;
- инвентарный номер машинного носителя;
- емкость машинного носителя;
- дата поступления в систему хранения;
- место хранения (номер шкафа, номер ячейки).
13. После начала использования машинного носителя в его учетную карточку записывается дата начала эксплуатации, данные о проверках его технического состояния (дата, подпись проверявшего, результат), сведения о появившихся дефектах, изменении объёма памяти и так далее; делаются отметки о проведении профилактических работ (дата, подпись, характер работ) и изменении места хранения.
14. При приеме электронных документов, поступающих в подразделение хранения из структурных подразделений государственного органа и организации и других организаций, проводится проверка физического состояния их машинных носителей и наличие сопроводительной документации.
15. На каждый электронный документ на машинных носителях заводится учетная карточка электронного документа (согласно приложению 3), в которой записываются следующие реквизиты;
- наименование государственного органа и организации, использующей документ;
- регистрационный номер;
- краткое содержание;
- дата создания документа;
- срок хранения;
- наименование и местонахождение государственного органа и организации-создателей записи;
- вид машинного носителя, на котором записан документ;
- количество машинных носителей;
- инвентарные номера машинных носителей;
- место хранения документа;
- подпись лица, ответственного за запись.
16. В учетной карточке электронного документа делается отметка о его подлинности: подлинник, дубликат, копия.
17. В учетной карточке используемого электронного документа фиксируются сведения о наличии в государственном органе и организации его копий в традиционной или электронной форме, с указанием. вида и числа их носителей, регистрационных номеров (делопроизводственных индексов для традиционных документов).
18. Гриф ограничения доступа к электронному документу заносится в графу "Примечание" учетной карточки документа.
19. Подразделение. хранения упорядочивает и осуществляет контроль за оформлением внесения изменений в электронные документы.
4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ МАШИННЫХ НОСИТЕЛЕЙ И ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
20. Выдача чистых машинных носителей структурным подразделениям государственного органа и другим организациям учитывается в журнале учета машинных носителей (согласно приложению 1).
21. Электронные документы выдаются структурным подразделениям государственного органа и организации и принимаются от них с записью в журнале приема-выдачи электронных документов (согласно приложению 4). Документы ограниченного доступа выдаются на основании заявок, подписанных руководителями
20. структурных подразделений. К заявке прилагаются списки лиц, допущенных к документам.
22. Передача электронных документов для временного или постоянного использования другим организациям осуществляется по актам приема-выдачи документов (согласно приложению 5) на основании распоряжения руководителя государственного органа и организации. Электронные документы передаются с сопроводительным письмом.
23. Электронные документы выдаются пользователям подразделением хранения документов в виде дубликатов и копий. Подлинники документов выдаются только для изготовления дубликатов.
24. Подразделение хранения осуществляет контроль за регистрацией структурными подразделениями государственного органа и организации в соответствующих журналах передачи информации электронных документов по каналам связи (согласно приложению 6).
25. Отбор и передача электронных документов на архивное хранение осуществляется в соответствии с требованиями Главархива.
26. Результаты отбора электронных документов на архивное хранение рассматриваются экспертной комиссией государственного органа и организации. Экспертная комиссия создается распоряжением руководителя государственного органов и организации из не менее 3 членов компетентных специалистов. Экспертная комиссия функционирует в порядке, установленном настоящим Порядком. Порядок передачи устанавливается государственным органом и организацией по согласованию с соответствующим ведомственным или государственным архивом.
5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
27. Электронные документы должны храниться в специально отведенных для этих целей помещениях. Документы на машинных носителях следует хранить раздельно. Запрещается хранение документов в машинных залах.
28. Комплекс помещений для хранения электронных документов должен включать: хранилища документов; помещения для специальных работ с документами (приема документов, их акклиматизации, специальной обработки и так далее).
29. Структура, количество и площади помещений определяются общим количеством документов, характером и объемом работ и перспективами комплектования фонда.
30. Во всех помещениях должно быть обеспечено кондиционирование воздуха. Допустимо воздушное или водяное отопление, совмещенное с приточной вентиляцией, оборудованной противопыльными фильтрами.
31. Во всех помещениях должны соблюдаться требования пожарной безопасности, предусмотренные правилами пожарной безопасности для промышленных предприятий. Пожарная безопасность помещения для хранения электронных документов должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты.
32. Материалы, используемые для внутренней отделки помещений хранилищ, для изготовления оборудования хранилищ и упаковки документов, не должны собирать пыль и быть источником пыли или агрессивных химических веществ.
33. Стеллажи и шкафы в хранилищах следует устанавливать перпендикулярно стенам, имеющим оконные проемы, с соблюдением следующих расстояний (в метрах):
- между стеной без окон и стеллажом (шкафом) - 0,75;
- между стеной и торцом стеллажа (шкафа) - 0,45;
- между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) -1,2;
- между стеллажами (проход между стеллажами) - 0,75;
- между шкафами (проход между шкафами) -1,5;
- между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - 0,3;
- между стеллажами (шкафами) и отопительными приборами - не менее 1,0;
- высота стеллажей не должна превышать 2,2 м.
34. Для измерения параметров воздушной среды в хранилищах следует применять комнатные или лабораторные термометры с ценой деления 0,5-°С и диапазоном температур от 0 до 40°С и волосяные гигрометры М-19 или М-68.
35. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются два раза в неделю в регистрационном журнале.
36. Контрольно-измерительные приборы должны проходить проверку по аспирационному психрометру МВ-4М или М-34 не реже одного раза в три месяца с фиксацией ее результатов в том же журнале. Количество контрольно-измерительных приборов должно составлять не менее одного комплекта на 25 м3.
37. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение допускается только при наличии на окнах светорассеивающих или светозащитных приспособлений. Не допускается прямое попадание солнечных лучей на машинные носители и документы.
38. При искусственном освещении предпочтительно использование энергосберегающих ламп LED. Допускается использование люминесцентных ламп с укороченным ультрафиолетовым участком спектра (например, марок ЛБ, ЛХБ, ЛТБ). Норма освещенности стеллажей - 20-30 лк, рабочих мест - 100 лк.
39. В хранилищах запрещается находиться в верхней одежде и грязной обуви, держать посторонние предметы (сумки, продукты
34. питания и так далее), курить, пользоваться электронагревательными приборами.
40. Документы на машинных носителях, принимаемые на хранение, должны быть упакованы - в кассетах с предохранительным пояском или в пластмассовых коробках, в пакетах из полиэтиленовой пленки и в коробках из пенопласта или глянцевого картона. Допускается упаковка в коробки из картона других марок (В, Г, Д), оклеенные обложечной бумагой или другой, равноценной ей по качеству, а также в коробки из полимерных материалов (например; сополимеров полистирола, в пакетах неразъемного типа, т.е. в первичной упаковке).
41. Подготовка документов на машинных носителях к хранению включает следующие операции: акклиматизацию машинных носителей (содержание в помещениях с температурой 15-20°С и относительной влажностью воздуха 50-70% не менее 24 ч);
- проверка машинных носителей на наличие отслаивающихся частиц и механических дефектов;
- промывка наружной поверхности пакетов магнитных дисков изопропиловым спиртом;
- проверка на считываемость.
42. Хранение чистых машинных носителей и машинных носителей с записанной информацией должно осуществляться раздельно в специально оборудованных помещениях.
43. Предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений должна быть не более 0,3 мг/м3 при величине пылевых частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне в помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05-0,1 атм).
44. Содержание вредных газов и примесей в воздухе в помещениях хранилищ не должно превышать (в мг/м3): аммиак - 0,04; сероводород - 0,008; окислы азота - 0,04; сернистый газ - 0,005; пары ртути - 0,0003. Напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м. Для измерения напряженности магнитного поля в хранилищах должны применяться милливеберметры типа М-19. Документы на магнитных носителях должны храниться на всех участках работы с ними в помещениях с температурой 18,2 +С и относительной влажностью 60+5%.
45. Коробки с документами на машинных носителях должны храниться в вертикальном положении на стеллажах или в шкафах в подвешенном состоянии. Документы на магнитных дисках должны храниться на полках стеллажей или шкафов в горизонтальном положении. Запрещается ставить пакеты дисков или диски друг на Друга.
46. Стеллажи и полки шкафов должны быть изготовлены из немагнитного материала. Допускается применение стеллажей со стальным каркасом при условии замыкания контуров стеллажей (например, соединение электропроводом) и заземления. Хранение в сейфах недопустимо.
47. Вход в хранилище должен осуществляться только через тамбур и помещение для переодевания обуви и халатов обслуживающим персоналом.
48. Проверка и контроль документов на машинных носителях на сохранность записанной на них информации осуществляется не реже одного раза в 3 месяца на эксплуатируемой электронно-вычислительной машине, включая восстановление испорченной в процессе хранения информации.
49. Машинные носители регулярно подвергаются проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на электронно-вычислительной машине. Запыленные документы подвергаются обеспыливанию с помощью электропылесоса.
50. Увлажненные документы подвергаются акклиматизации в условиях, зависящих от степени увлажнения документов:
- не менее 2 суток в оптимальных условиях хранения - для низкой степени увлажнения;
- не менее 10 суток при температуре 25-40°С и относительной влажности воздуха 20-40% - для высокой степени увлажнения.
51. Документы, охлажденные до минусовой температуры, подвергаются акклиматизации в оптимальных условиях от 2 до 10 суток в зависимости от продолжительности пребывания на холоде (несколько часов или несколько суток).
52. В хранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим, обеспечиваемый системой кондиционирования воздуха - температура 18,2+С, относительная влажность воздуха - 50+5%.
53. В хранилищах необходимо не реже одного раза в 3 месяца производить обеспыливание помещений. Влажную уборку помещений, стеллажей и шкафов не реже одного раза в год производить с применением 1%-ного водного раствора формалина.
54. Стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесенью документы, прилегающие к ним стены и пол протирают 1-5%-ным водным раствором формалина, а затем просушивают.
55. Для дезинфекции стеллажей и шкафов, в которых хранились документы, пораженные насекомыми, применяют 3%-ный водный раствор хлорофоса или инсектицидные препараты в аэрозольной упаковке ("Дихлофос,, "Прима" и так далее). При массовом появлении насекомых должна проводиться общая дезинфекция хранилища со стороны учреждений Государственной санитарно-эпидемиологической службы Республики Таджикистан.
6. ИЗМЕНЕНИЕ, АННУЛИРОВАНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
56. Изменение подлинника электронного документа осуществляет государственный орган и организация-держатель подлинника путем его замены. Изменение дубликатов и копий производится на основании извещений об изменениях, рассылаемых государственным органом и организацией-держателем подлинника. Извещение об изменениях должно содержать следующие реквизиты:
- наименование государственного органа и организации, создавшей подлинник электронного документа;
- содержание изменений;
- указание на основания изменений;
- время внесения изменений;
- подпись должностного лица;
- штамп или печать государственного органа и организации, создавшей подлинник электронного документа.
57. Сведения об изменениях, вносимых в электронные документы, фиксируются в их учетных карточках (согласно приложению 3).
58. Все записи в учетной карточке машинного носителя и учетной карточке электронного документа выполняются работниками подразделения хранения на основании сопроводительной документации.
59. Для организации оперативного поиска электронных документов и их машинных носителей подразделение хранения создает информационно-поисковые системы.
60. Учетные документы (журналы и карточки учета машинных носителей и электронных документов) составляют основу информационно-поискового аппарата подразделения хранения. Массивы карточек электронных документов и карточек машинных носителей являются базой формирования ручных справочных картотек в государственном органе и организации.
61. В зависимости от специфики работы каждого государственного органа и организации, учетные карточки машинных носителей могут систематизироваться по видам носителей, а внутри каждого вида - по инвентарным номерам машинных носителей, по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей.
62. Учетные карточки электронных документов могут систематизироваться по задачам, видам и кодам документов, а внутри каждого вида по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и так далее.
63. В случае необходимости подразделение хранения может создавать и другие виды информационно-поисковых справочников (перечни информационных массивов, различные указатели).
Построение указателей должно соответствовать организации массивов документной информации конкретного государственного органа и организации.
64. При больших объемах справочно-информационных карточек и высокой частоте запросов целесообразно создавать в дополнение к учетным картотекам автоматизированные информационно-поисковые сети.
65. Утратившие значение электронные документы аннулируются и изымаются из обращения. Аннулирование электронных документов оформляется актом (согласно приложению 7). Акты утверждаются руководителем государственного органа и организации. При аннулировании электронного документа в его учетную карточку должна быть внесена запись "аннулирован" с указанием основания (даты и номера акта об аннулировании).
66. Аннулированный документ хранится в подразделении хранения до следующего изменения или в течение года. Электронные документы после согласования акта об уничтожении электронных документов с Центральной объединенной экспертно- проверочной и методической комиссией (ЦОЭПМК) Главархива с участием экспертной комиссии системы хранения уничтожаются в установленном порядке.
67. При аннулировании подлинника документа, пользователи, держатели копий данного документа извещаются в письменной форме.
68. Электронные документы с истекшими сроками хранения и утратившие практическую ценность уничтожаются в установленном порядке.
69. Уничтожение электронных документов в государственных органах и организациях проводится при соблюдении следующих условий:
- к уничтожению отбираются только электронные документы с истекшими сроками хранения;
- стирание информации - уровень очистки носителей, защищающий информацию от её восстановления при помощи обычных программно-аппаратных средств;
- вычищение информации - уровень очистки носителей, защищающий информацию от её восстановления при помощи специального оборудования и программных средств и специально обученного персонала. В частности, размагничивание и использование программ безопасного стирания информации на жёстких дисках.
70. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации возвращаются в подразделение хранения.
71. Машинные носители, непригодные к работе, списываются и уничтожаются в соответствии с правилами списания и уничтожения материальных ценностей. В журнал учета машинных носителей и их
70. учетные карточки заносятся даты и номера актов о списании и уничтожении машинных носителей.
72. Карточки уничтоженных электронных документов и машинных носителей хранятся до минования надобности.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
73. Контроль за соблюдением требований настоящего Порядка в государственных органах и организациях, независимо от форм собственности, проводящих работы, связанные с хранением и уничтожением электронных документов, осуществляется Главным архивном управлением при Правительстве Республики Таджикистан.
74. Руководители государственных органов и организаций ответственны за соблюдение настоящего Порядка в соответствии с законодательством Республики Таджикистан.
*Приложения 1-7
