Бо қарори Ҳукумати
Ҷумҳурии Тоҷикистон
аз "28" июли соли 2017, № 358
тасдиқ шудааст
ДАСТУРАМАЛИ НАМУНАВИИ КОРГУЗОРӢ ДАР МАҚОМОТИ ДАВЛАТӢ, МУАССИСА, КОРХОНА ВА ДИГАР ТАШКИЛОТҲОИ ҶУМҲУРИИ ТОҶИКИСТОН
(қарори Ҳукумати ҶТ аз 29.04.2020 № 244)
1. МУҚАРРАРОТИ УМУМӢ
1. Дастурамали намунавии коргузорӣ дар мақомоти давлатӣ, муассиса, корхона ва дигар ташкилотҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон (минбаъд - Дастурамал) қоидаҳои ба роҳ мондани коргузорӣ ва назоратро муқаррар карда, кор бо ҳуҷҷатҳоро аз лаҳзаи ворид ё таҳия шуданашон то вақти барои нигоҳдорӣ ба бойгонӣ супоридани онҳо дар вазорату идораҳо, мақомоти иҷроияи маҳаллии ҳокимияти давлатӣ, мақомоти худидоракунии шаҳрак ва деҳот, муассиса, корхона ва дигар ташкилотҳо (минбаъд - ташкилотҳо) ба низом медарорад.
2. Дастурамал бо мақсади дуруст ба роҳ мондани коргузорӣ, мусоидат ва сари вақт иҷро намудани қарор, дастуру супоришҳои мақомоти болоӣ, амру фармонҳои роҳбарият, ҳуҷҷатҳои хизматӣ таҳия гардида, барои кормандони дастгоҳҳои ташкилотҳо қоидаҳои ягонаи омода намудани ҳуҷҷатҳо, барасмиятдарорӣ, баҳисобгирӣ, истифодабарӣ, назорат ва нигоҳдории онҳоро муқаррар менамояд.
3. Уҳдадориҳо оид ба риояи талаботи Дастурамал ба зиммаи сарраёсат, раёсат, шуъба, бахши коргузории (минбаъд - воҳиди сохтории коргузорӣ) ташкилотҳо гузошта мешавад. Ҳамаи кормандони ташкилот бояд бо тартиби кор бо ҳуҷҷатҳо шинос карда шуда, уҳдадоранд, ки талаботи дастурамали коргузориро риоя ва иҷро намоянд. Ҳангоми иваз гардидани корманди масъули дастгоҳи ташкилот, ҳуҷҷат ва дигар маводи коргузорӣ (муҳр, штамп ва ғайраҳо) бо санад супорида мешаванд.
4. Дар асоси Дастурамали мазкур ташкилотҳо бояд дастурамалҳои коргузории соҳавӣ таҳия намоянд.
5. Тартиби коргузорӣ дар Маҷлиси миллӣ ва Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, судҳо ва Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон тибқи санадҳои меъёрии ҳуқуқии дахлдор ба танзим дароварда мешавад.
6. Тартиби кор бо ҳуҷҷатҳои дорои маълумоти сирри давлатӣ тибқи Дастурамал оид ба таъмини низоми махфият дар Ҷумҳурии Тоҷикистон ва дигар санадҳои меъёрии ҳуқуқии соҳаи ҳифзи сирри давлатӣ ба амал бароварда мешавад.
7. Коргузорӣ оид ба аризаҳо, дархостҳо, таклифҳо ва шикоятҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ дар асоси Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ" ва "Тартиби коргузорӣ ва баҳисобгирии оморӣ оид ба муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ" амалӣ мегардад.
8. Коргузорӣ дар ташкилотҳо мутобиқи талаботи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи забони давлатии Ҷумҳурии Тоҷикистон" анҷом дода мешавад.
2. ОМОДА ВА БА РАСМИЯТ ДАРОВАРДАНИ ҲУҶҶАТҲОИ ХИЗМАТӢ
§1. Ҳуҷҷатгузорӣ дар фаъолияти идоракунӣ
9. Ҳуҷҷатгузорӣ дар фаъолияти идоракунӣ мувофиқи тартиби муқарраргардида аз сабти иттилооти зарурӣ барои идоракунӣ, яъне аз ташкили кори ҳуҷҷатнигорӣ иборат аст.
10. Маҷмӯи намудҳо ва гуногунии ҳуҷҷатҳо дар асоси таъиноти мақсаднокии ҳар як ҳуҷҷат муайян карда мешавад.
11. Тибқи тартиби мавҷуда дар ташкилот ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ (қарорҳо, фармонҳо, фармоишҳо, низомномаҳо, дастурамалҳо, санадҳо, хулосаҳо, гузоришҳо, мактубҳо) ва ҳуҷҷатҳои ба ин гурӯҳ мансубнабуда, яъне ҳуҷҷатҳои оморӣ, молиявӣ, лоиҳавӣ-тарҳсозӣ, тиббӣ ва ғайра таҳия карда мешаванд.
12. Ҳуҷҷатҳои оморӣ, молиявӣ, лоиҳавӣ-тарҳсозӣ, тиббӣ ва дигар ҳуҷҷатҳои махсус дар асоси талаботи санадҳои меъёрии дахлдор таҳия ва ба расмият дароварда мешаванд.
13. Фаъолияти идоракунии ташкилот бо роҳи қабули ҳуҷҷатҳои дар шакли санадҳои меъёрии ҳуқуқӣ мувофиқи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи санадҳои меъёрии ҳуқуқӣ" ба танзим дароварда мешавад.
§2. Қоидаҳои таҳия ва ба расмият даровардани ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ
14. Ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ мувофиқи стандартҳои давлатӣ таҳия ва ба расмият дароварда мешаванд. Ҳамаи ҳуҷҷатҳои ташкилию амрдиҳӣ дар бланкҳои ягона тартиб дода мешаванд. Дар мавриде, ки агар маълумотномаҳо, ҳисоботҳо ва дигар ҳуҷҷатҳо бо мактубҳои ҳамроҳӣ тартиб дода шаванд, он гоҳ ин ҳуҷҷатҳо дар бланкҳо ба расмият дароварда намешаванд. Истифодаи бланкҳои худсохт қатъиян манъ аст. Ҳуҷҷатҳо дар бланкҳои ду андоза: А4 (210 х 297мм) ва А5 (148 х 210мм) чоп карда мешаванд. Бланкҳои андозаи А5 танҳо барои мактубҳои ҳамроҳӣ ва ҳуҷҷатҳое, ки матни онҳо аз 8-10 сатри чопи компютерӣ зиёд нест, истифода бурда мешавад. Шакли бланкҳои ташкилот мувофиқи стандартҳои давлатӣ дар мувофиқа бо мақомоти давлатии бойгонӣ аз ҷониби роҳбари мақомот ва ташкилоти давлатӣ тасдиқ карда мешавад.
15. Ҳар як ҳуҷҷат бояд дорои маҷмӯи муайяни нишонаҳои (реквизитҳои) дақиқ ва тартиби устувори ҷойгиршавии онҳоро дошта бошад. Теъдоди ниҳоии нишонаҳо ва мавқеи ҷойгиршавии онҳоро стандарти давлатӣ муайян мекунад.
16. Тартиб ва ба расмият даровардани ҳуҷҷатҳо риояи ҳатмии талаботи зеринро пешбинӣ менамояд: нишон додани намуди ҳуҷҷат, номи ташкилот ва сарлавҳаи ҳуҷҷат, гирандаи он, санагузории ҳуҷҷат, гузоштани қайдҳо оид ба мувофиқакунии матни ҳуҷҷат, тасдиқи ҳуҷҷат (имзо ва тасдиқ кардан, гузоштани қайдҳо оид ба гардиш ва иҷрои ҳуҷҷат, гузоштани муҳр (дар ҳолатҳои зарурӣ).
17. Дар мавриди ирсол намудани ҷавоб дар баробари қайди рақами содира-рақам ва таърихи ҳуҷҷатҳои воридотӣ низ зикр карда мешаванд. Замимаи ҳуҷҷатҳо бояд пас аз матни он бо зикри миқдори варақҳо номбар карда шаванд. Ҳуҷҷатҳо набояд зиёда аз шаш суроғаи гуногун дошта бошанд. Ҳангоми ба зиёда аз шаш суроға фиристодани ҳуҷҷатҳо барои ирсол дар варақи алоҳида рӯйхат тартиб дода мешавад.
18. Номгузории ҳуҷҷат бояд дар ҳар як ҳуҷҷат, ба истиснои мактуб мавҷуд бошад, масалан: ФАРМОН, ФАРМОИШ, АМР, ПРОТОКОЛ, ҚАРОР, ГУЗОРИШ ва ғайра (ин унсур бо ҳарфҳои калон навишта мешавад).
19. Ба ҳар як ҳуҷҷате, ки дар варақи андозаи А4 таҳия мешавад, новобаста аз таъиноти он, сарлавҳа тартиб дода мешавад. Сарлавҳа бояд мухтасар ва дақиқ буда, ба саволи "Дар бораи ...", "Дар бораи тағйир додани ...", "Дар бораи ҷудо намудани ...", "Дар бораи бекор кардани ..." ва ғайра ҷавоб дошта бошад. Агар дар ҳуҷҷат якчанд масъала инъикос гардад, он гоҳ сарлавҳаро ба таври ҷамъбасткунанда тартиб додан мумкин аст. Дар барқияи телефонӣ, хабарномаҳо ва ҳуҷҷатҳое, ки матни онҳо дар бланкҳои андозаи А5 чоп карда мешавад, сарлавҳа гузошта намешавад. Сарлавҳаро тартибдиҳандаи ҳуҷҷат таҳия менамояд.
20. Ҳангоми омода ва ирсоли ҳуҷҷат бояд қоидаҳои зерин риоя шаванд:
- ҳуҷҷатҳо ба ташкилот, воҳиди сохтории он ё шахси мансабдори мушаххас ирсол карда мешаванд (воҳиди сохторӣ ё шахси мансабдор дар мукотибаи дохилиидоравӣ, мукотиба бо гирандагони доимӣ ва дар ҳолатҳои дигар, ки муайян намудани гирандаи дақиқ ягон душвориро ба амал намеорад, нишон дода мешавад);
- номи ташкилот ва воҳиди сохтори он дар шакли зерин нишон дода мешавад. Масалан:
Вазорати адлияи Ҷумҳурии Тоҷикистон
Раёсати сабти асноди ҳолати шаҳрвандӣ
- ҳангоми ирсол намудани ҳуҷҷат ба шахси мансабдор номи ташкилот, вазифа, насаб, ном, номи падари гиранда чунин навишта мешавад.
Масалан: Ба Вазорати меҳнат, муҳоҷират ва
шуғли аҳолии Ҷумҳурии Тоҷикистон
Сардори Хадамоти муҳоҷират
_________________________________
насаб, ном, номи падар
- ҳангоми ба роҳбарияти ташкилот ирсол намудани ҳуҷҷат номи ташкилот бояд ба таркиби номи вазифавии гиранда ворид гардад.
Масалан: Ба вазири фарҳанги
Ҷумҳурии Точикистон
_________________________________
насаб, ном, номи падар
- ҳангоми ба гирандагони муваққати фиристодани ҳуҷҷат нишонии почтаи гирандаи ҳуҷҷат нишон дода мешавад.
Масалан: Корхонаи таъмири автомобили Душанбе,
734018, Душанбе, кӯчаи Ҷомӣ, № 15
- агар ҳуҷҷат ба шахси алоҳида ирсол карда шавад, он гоҳ аввал дар он суроға, насаб, ном, номи падар ва баъд индекси почта нишон дода мешавад.
Масалан: 734024,
ш. Турсунзода, кӯчаи С. Айнӣ, бинои 15, утоқи 10
Ба Асрорзода Икром Валӣ
21. Санаи ҳуҷҷат санаи имзо ё тасдиқ шудани он мебошад.
22. Стандарти давлатӣ ду намуди навиштани санаро муқаррар намудааст: пурра (масалаи: 17 январи соли 2017) ва мухтасар (17.01.17). Шакли нисбатан мувофиқ ба воситаи се ҷуфти рақамҳои арабии ба воситаи аломати нуқта ҷудо гардида, мухтасар навиштани сана мебошад (ҷуфтҳои алоҳидаи рақамҳо рӯз, моҳ, солро ифода менамоянд). Агар рақами рӯз ва рақами тартибии моҳ якрақама бошанд, он гоҳ пеш аз рақам "сифр" гузошта мешавад, масалан: агар 3 феврали соли 2017 бошад, пас 03.02.17 навиштан лозим аст.
23. Ҳамаи қайдҳои хизматӣ дар ҳуҷҷате, ки ба гардиши он вобаста аст, санагузорӣ ва бо ранги кабуд имзо карда мешаванд. Санаи қарорҳо. фармоишҳо, фармонҳо, мактубҳо, хулосаҳо, гузоришҳо ва маълумотномаҳо рӯзи ба имзо расидани онҳо мебошад. Санаи протоколҳо, санадҳо санаи гузаронидани чорабинӣ ба шумор меравад.
24. Ҳуҷҷатҳо аз ҷониби як шахс бо ранги кабуд имзо карда мешаванд. Ду ва ё зиёда имзоҳо дар сурате гузошта мешаванд, ки барои тасдиқи мазмуни ҳуҷҷат якчанд шахс масъул бошанд (санадҳо, ҳуҷҷатҳои молиявӣ ва ғайра). Ҳуҷҷатҳои содира барои имзо якҷоя бо маводе, ки дар асоси онҳо таҳия гардидаанд, бо ҳуруфи намунаи муқарраршуда, чопи тоза, бидуни таҳриру ислоҳ пешниҳод карда мешаванд ва мутобиқи талаботи Дастурамали мазкур бояд аз ҷониби тартибдиҳандагон ба таври дақиқ тафтиш карда шаванд.
25. Мувофиқакунӣ усули баррасии пешакӣ ва баҳогузории лоиҳаи ҳуҷҷат мебошад. Мувофиқакунӣ ҳалли дуруст ва ҳаматарафаи масъалаҳои сифати лоиҳаи ҳуҷҷати омодашуда, мақсаднокӣ ва саривақтии он, асоснокии сиёсӣ, иқтисодӣ ва илмӣ-техникии мундариҷаи он, мувофиқати лоиҳаи ҳуҷҷати омодашуда бо санадҳои меъёрии ҳуқуқии амалкунандаро таъмин менамояд.
26. Лоиҳаи ҳуҷҷатҳо ҳам дар дохили ташкилот (бо воҳидҳои сохторӣ, шахсони мансабдор ва кумитаи иттифоқи касаба) ва ҳам берун аз он (бо дигар ташкилотҳо) мувофиқа карда мешаванд.
27. Шакли мувофиқакунии дохилии лоиҳаи ҳуҷҷат манзурӣ (виза) гузоштани он мебошад. Манзурӣ дар худ имзои шахсии хонои шахси ҳуҷҷатро имзокарда ва санаи онро дар бар мегирад. Ҳангоми зарурат вазифа ва насаб, ном, номи падари шахси манзурӣ гузоштаро нишон додан мумкин аст.
Масалан: Сармуҳосиб имзо насаб, иом, номи падар
15.12.16
28. Эрод ё илова ба ҳуҷҷат, агар онҳо мавҷуд бошанд, дар варақи алоҳида оварда мешаванд, дар лоиҳаи ҳуҷҷат бошад, чунин манзурӣ гузошта мешавад:
Сармуҳосиб имзо насаб, ном, номи падар
Эродҳо замима мегарданд. 15.12.16
29. Чун қоида, манзуриҳо дар қисми поёнии нусхаи якуми лоиҳаи ҳуҷҷат баъди нишонаи "имзо" гузошта мешаванд. Агар ба ҳуҷҷат аз тарафи якчанд нафар манзурӣ гузошта шавад, дар он сурат манзуриҳо пайи ҳам мувофиқи тартиби гузоштани онҳо ҷойгир карда мешаванд.
30. Мувофиқаи берунӣ бо муҳр ё маълумотнома оид ба мувофиқакунӣ ба расмият дароварда мешавад.
31. Муҳри мувофиқакунии берунӣ дар худ чунин унсурҳоро дар бар мегирад: калимаҳои "МУВОФИҚА ШУД", номи вазифа, имзои шахсӣ, насаб, ном, номи падари шахсе, ки бо он ҳуҷҷат мувофиқа мешавад ва санаи мувофиқа. Масалан:
МУВОФИҚА ШУД
Вазири молияи
Ҷумҳурии Тоҷикистон
___________________________
имзо насаб, ном, номи падар
5 феврали соли 2017
ё Бо Вазорати молияи Ҷумҳурии Тоҷикистон мувофиқа шуд (мактуб аз 05.02.17, №124-1).
32. Муҳри мувофиқаи беруна дар варақаи унвонии ҳуҷҷат гузошта мешавад.
33. Имзо унсури ҳатмии ҳуҷҷат мебошад, ки масъулияти шахси ба ҳуҷҷат имзогузоштаро нисбат ба мундариҷа ва қонунӣ будани он ифода менамояд.
34. Ба ҳуҷҷати ирсолшаванда танҳо роҳбари ташкилот имзо мегузорад. Дар ҳолати набудани роҳбар, ба ҳуҷҷат муовини он имзо гузошта метавонад. Ба ҳуҷҷатҳои молиявӣ роҳбари ташкилот ё шахси бо қонун ваколатдоршуда ва сармуҳосиб бо ранги кабуд имзо мегузорад.
35. Дар ҳуҷҷат танҳо ба нусхаи якуми он бо ранги кабуд имзо гузошта мешавад. Ҳангоми ба унвони роҳбарони аввали мақомот ва ташкилоти давлатӣ ё ташкилоти хориҷӣ ирсол мамудани ҳуҷҷат, дар парвандаи воҳиди дахлдори сохтории ташкилот мутобиқи феҳристи парвандаҳо нусхаи дуюми асл боқӣ монда, нусхаи якуми асл аз ҷониби воҳиди сохтории коргузорӣ ба таври инфиродӣ фиристода мешавад. Дар ҳолатҳои бисёрсуроғавӣ бошад, ҳуҷҷатҳо ба суроғаҳо дар шакли нусха фиристода шуда, нусхаи аслии онҳо дар воҳидҳои сохтории мақомот ва ташкилоти давлатӣ тибқи феҳристи парвандаҳо нигоҳ дошта мешавад.
36. Ба таркиби нмзо нишон додани мансаби шахси ба ҳуҷҷат имзогузошта, имзо ва насаб, ном, номи падар дохил мешаванд. Масалан: Директор имзо насаб, ном, номи падар
37. Ҳангоми имзои ҳуҷҷати тартибдодаи комиссия на вазифаи шахсони ҳуҷҷатро тартиб дода, балки тақсимоти вазифаҳои онҳо дар комиссия нишон дода мешаванд. Насаб, ном, номи падари раиси комиссия алоҳида навишта, ном, номи падари аъзои комиссия бошад, бо тартиби алифбоӣ номбар карда мешаванд. Масалан:
Раиси комиссия имзо насаб, ном, номи падар
Аъзои комиссия: имзо насаб, ном, номи падар
имзо насаб, ном, номи падар
ва ғайра.
38. Ба протоколҳои ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ раиси мақомоти машваратӣ имзо мегузорад.
39. Тасдиқ унсури махсуси тасдиқи ҳуҷҷат баъди имзо шудани он мебошад, ки интишори амали онро ба шахсони мансабдор иҷозат медиҳад.
40. Ҳуҷҷате, ки бояд тасдиқ шавад, танҳо аз лаҳзаи тасдиқ шуданаш эътибори ҳуқуқӣ пайдо менамояд.
41. Ҳуҷҷатҳоро роҳбари ташкилот ё муовини ӯ, агар ҳалли масъалаи дар ҳуҷҷат дарҷгардида ба ваколати ӯ дохил шавад, тасдиқ менамояд.
42. Унсурҳои шакли тасдиқ калимаҳои "Тасдиқ мекунам", номи вазифа, имзои шахсӣ, насаб, ном, номи падари шахси ҳуҷҷатро тасдиқкарда, санаи тасдиқ ба ҳисоб мераванд. Масалан:
Тасдиқ мекунам
Директори ҷамъияти дорои
масъулияти маҳдуди "Шарбатҳо"
_______насаб, ном, номи падар
имзо
15 июли соли 2016
43. Ҳангоми бо санади ҳуқуқи тасдиқ кардани ҳуҷҷат, он дар шакли зерин нишон дода мешавад. Масалан:
Бо фармони директори ҷамъияти дорои
масъулияти маҳдуди "Шарбатҳо"
аз 5 майи соли 2016, № 10
тасдиқ шудааст
44. Ба ҳуҷҷатҳое, ки аслӣ будани онҳо тасдиқи махсусро талаб менамоянд, ба ғайр аз имзо, муҳр низ гузошта мешавад.
45. Муҳр ба ҳуҷҷатҳои дорои хусусияти моддию молиявӣ, маълумотномаҳо, шаҳодатномаҳо, дафтарчаҳои меҳнатӣ, инчунин дар ҳолатҳои зарурӣ ба дигар ҳуҷҷатҳо низ гузошта мешавад. Нақши муҳр бояд номгӯи вазифа ва имзои шахсиро дар бар гирад. Гузоштани муҳри нишондор дар ҳамаи ҳолатҳои тасдиқи ҳуқуқи шаҳрвандон ва шахсони ҳуқуқӣ, тасдиқи масрафи маблағ ва арзишҳои моддӣ, ҳамчунин шартномаҳо ва эътимодномаҳо зарур аст. Муҳре, ки дар он номи ташкилот ва ё воҳиди сохтории он сабт шудааст, дар нусхаҳои ҳуҷҷатҳои амрдиҳандаи ба дигар суроғаҳо фиристодашаванда гузошта мешавад. Руйхати ҳуҷҷатҳое, ки бояд бо муҳри дорои нишони давлатӣ тасдиқ карда шаванд, инчунин тартиби тайёр, истифода ва нигоҳдории муҳрҳо бо санади роҳбари ташкилот тасдиқ карда мешавад.
§3. Талабот нисбат ба ҳуҷҷатҳои тавассути таҷҳизоти компютерӣ омодашуда
46. Омода намудаии ҳуҷҷатҳо бо усули чопи компютерӣ ё воситаҳои техникаи электронӣ мувофиқи талаботи стандарти давлатӣ амалӣ мешавад.
47. Дар ҳуҷҷат ҳамаи нишонаҳо бояд дар доираи ҳудудҳое, ки варақа-намунаи стандарти давлатӣ муқаррар кардааст, ҷойгир карда шаванд.
48. Ҳангоми ирсоли ҳуҷҷат бояд қоидаҳои зерин ва андозаи ҳошияҳо ҳатман риоя шаванд:
- мактуб дар лифофа фиристода шавад;
- бо ҳуруфи Times New Roman бо истифодаи алифбои тоҷикӣандозаи 16 ба номи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ва андозаи 14 ба Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва вазорату идораҳо пешниҳод шавад ;
- саҳифабандӣ кардани ҳуҷҷатҳое, ки аз 1 саҳифа зиёданд;
- истифодаи ҳуруфи муқаррарӣ бе ҳарфҳои ғафс;
- меъёри ҳудуди бланк дар варақи чопӣ: аз боло 1,5 см; аз чап 2,5 см; аз поён, барои андозаи А4 - на камтар аз 4 см (замимаи 1, барои гузоштани муҳри вазорат ё идораи гирандаи мактуб) ва барои андозаи А5 - на камтар аз 1 см.
49. Матни ҳуҷҷат бо фосилаи як ё якуними байнисатри чоп карда мешавад.
50. Сатри аввали ҳар як сарсатри матн бо гузоштани фосилаи муайян аз ҳудуди ҳошияи чап чоп карда мешавад.
51. Дар ҳолатҳои зарурӣ дар баробари ҳуҷҷати ирсолшаванда шакли электронии он низ пешниҳод карда мешавад.
§4. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани протоколҳо
52. Дар ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ, машваратҳо ва маҷлисҳои гузаронидашаванда бояд протоколҳо тартиб дода шаванд. Протоколҳои ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ дар давоми соли тақвимӣ рақамгузорӣ карда мешаванд.
53. Матни протокол бояд аз ду қисм иборат бошад: муқаддимавӣ ва асосӣ. Дар қисми муқаддимавии протоколи ҷаласаҳои мақомоти машваратӣ, машваратҳо шумораи умумии иштирокчиён, шумораи шахсони ба ҷаласа даъватшуда, рӯзномаи ҷаласа, ҳайати раёсат, насаб, ном, номи падари раис ва котиби маҷлис, бо номгӯи масъалаҳои баррасишаванда, нишон додани вазифа ва насаб, ном, номи падари маърузачиён зикр карда мешавад.
54. Агар шумораи шахсони даъватшуда ба ҷаласаи мақоми машваратӣ, машварат, ҷаласа аз 5 нафар зиёд бошад, он гоҳ руйхати онҳо дар шакли ҳуҷҷати алоҳидаи замимашаванда ба протокол тартиб дода мешавад.
55. Қисми асосии протоколи ҷаласаи мақомоти машваратӣ, машварат ва маҷлис бояд аз фаслҳои мутобиқ ба бандҳои рӯзнома иборат бошад.
56. Матни ҳар як фасли асосӣ бояд аз таркибҳои: шунида шуд, баромад карданд, қарор кард, таркиб ёфта бошад.
57. Пас аз калимаҳои "ШУНИДА ШУД" рақами тартибии масъалаи рӯзнома гузошта мешавад.
58. Калимаҳои "ШУНИДА ШУД" бо ҳарфҳои калон, аз ҳошияи тарафи чап чоп карда шуда, баъди он аломати баён гузошта мешавад: дар сатри дигар бо сарсатр насаб, ном, номи падари маърӯзакунанда ва дар қавсайн (маърӯза замима мегардад) нишон дода мешавад.
59. Дар фасли "БАРОМАД КАРДАНД"-и протокол, мазмуни ҳамаи баромадҳо ва саволу ҷавоб ба онҳо ва маълумотҳо зикр карда мешаванд.
60. Баъди ба охир расидани баромадҳо қарор оид ба масъалаи якуми рӯзнома навишта мешавад.
61. Протоколҳои ҷаласаҳои мақоми машваратӣ ва машваратҳоро ба таври кӯтоҳ низ ба расмият даровардан мумкин аст.
62. Дар шакли кӯтоҳи протокол дар қисмати асосии он мазмуни баромадҳо баён нашуда, танҳо номгӯи масъалаҳои баррасишаванда бо зикри насаб, ном, номи падари маърӯзачиён, баромадкунандагон ва қарорҳои қабулгардида нишон дода мешаванд.
63. Протоколҳои ҷаласаҳои мақоми машваратӣ дар бланкҳо чоп карда шуда, аз тарафи раиси мақоми машваратӣ имзо карда мешаванд, ба протоколҳои машваратҳо шахсе, ки онро гузаронидааст, имзо мегузорад, ба протоколҳои маҷлисҳо бошад, раис ва котиби он имзо мегузоранд.
§5. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани фармоишҳо
64. Номи фармоиш ба таври мухтасар бояд мазмуни онро инъикос намуда, дар маркази варақаи фармоиш оварда мешавад.
65. Матни фармоиш аз ду қисм иборат аст: муқарраротӣ ва амрдиҳӣ. Дар қисми муқарраротӣ асосҳо ва омилҳое, ки боиси таҳияи фармоиш гардидаанд, баён шуда, дар қисми амрӣ, бошад, амалҳои фармоишӣ номбар карда мешаванд. Агар фармоиш дар асоси ҳуҷҷати дахлдори мақоми болоӣ бароварда шавад, он гоҳ дар қисми муқарраротӣ ном, рақам, сана ва номи ин ҳуҷҷат оварда мешавад.
66. Қисми амрдиҳии фармоиш бо калимаҳои "ФАРМОИШ МЕДИҲАМ" оғоз ёфта, якҷоя бо матн бо ҳарфҳои калон навишта шуда, дар охири он аломати баён гузошта мешавад. Чорабиниҳои пешбинишуда, дар бандҳо ҷой дода мешаванд, ки бо рақамҳои арабӣ рақамгузори карда мешаванд. Ҳар як бандро бо нишон додани иҷрокунандаи мушаххас оғоз намудан лозим аст. Сипас амалҳои фармоишӣ баён гардида, муҳлати иҷро нишон дода мешавад.
67. Лоиҳаи фармоиш бо воҳидҳои сохторӣ ё шахсони мансабдори дахлдор мувофиқа карда мешавад. Манзурии мувофиқа дар нусхаи якуми лоиҳа гузошта мешаванд. Ба лоиҳаи омодашудаи ниҳоӣ танҳо шахси мансабдоре, ки ба фармоиш имзо мегузорад, метавонад тағйирот ворид намуда, дар як вақт санаи онро гузорад.
68. Фармоишҳо дар давоми соли тақвими рақамгузорӣ карда мешаванд.
§6. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани маълумотномаҳо ва гузоришҳо
69. Матни маълумотнома ва гузориш бояд аз ду қисми асосӣ иборат бошад. Дар қисми якум далелҳое, ки барои тартиб додани ҳуҷҷат асос шудаанд ва дар қисми дуюм хулоса ва пешниҳодҳо баён карда мешаванд.
70. Сана ё давраи вақти мансуб ба маълумоти дар маълумотнома ё гузориш баёнгардида бояд ба сарлавҳа ворид карда шаванд. Масалан: "Дар бораи тайёр намудани кадрҳо то 01.05.16".
71. Маълумотнома ва гузоришҳои содиротӣ дар бланкҳо чоп карда, аз тарафи роҳбарият имзо карда мешаванд. Матлумотнома ва гузоришҳои дохилӣ дар варақи тозаи коғази андозаи А4 чоп карда, аз тарафи мураттиби онҳо имзо карда мешаванд.
72. Маълумотномаҳое, ки бо дархости шаҳрвандон дода мешаванд, дар бланкҳо тартиб дода шуда, аз тарафи роҳбарият имзо ва бо муҳр тасдиқ карда мешаванд.
§7. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани санадҳо
73. Матни санад бояд аз ду қисм иборат бошад: муқаддимавӣ ва муқарраротӣ.
74. Дар қисми муқаддимавӣ асосҳо барои тартиб додани санад нишон дода, тартибдиҳандагон ва иштирокчиён номбар карда мешаванд. Баъди калимаи "Асос" ҳуҷҷати амрдиҳӣ ё амри шифоҳӣ оид ба гузаронидани чорабинии санадшаванда нишон дода мешавад. Баъди калимаҳои "Тартиб дода шуд" вазифа ва насаб, ном, номи падари шахсони иштирокдошта ҳангоми тартиб додани санад номбар карда мешавад.
75. Дар қисми муқарраротӣ мақсад ва вазифаҳои тартиб додани санад, моҳият ва хусусияти кори анҷомдодашуда, далелҳои муқарраргардида, инчунин хулоса ва пешниҳодҳо баён карда мешаванд.
76. Номи санад ба таври мухтасар бояд мазмуни ҳолат ё далели санадшавандаро инъикос намуда, ҷавоб ба саволи "Дар бораи ...." ифода карда шавад.
77. Ба санад шахсони дар тартиб додани он иштирокдошта имзо мегузоранд. Ҳангоми ба расмият даровардани имзоҳо вазифаҳо нишон дода намешаванд.
78. Шахсе, ки дар тартиб додани санад иштирок кардааст, агар бо фикри дигар иштирокчиён розӣ набошад ҳам, санадро имзо мегузорад ва ҳуқуқ дорад ақидаи махсуси худро дар шакли хаттӣ баён кунад, ки он бояд ба санад замима карда шавад.
§8. Тартиби таҳия ва ба расмият даровардани мактубҳои хизматӣ, барқияҳо ва барқияи телефонӣ
79. Мактубҳои хизматӣ барои баён намудани хоҳиш (дархост), ҷавоб ба хоҳиш, инчунин ахбори дорои хусусияти иттилоотӣ тартиб дода мешаванд.
80. Мактубҳои ҳамроҳӣ фақат дар он мавриде тартиб дода мешаванд, ки онҳо хусусияти иҷро ё мақсади ирсоли ҳуҷҷати пешниҳодшударо шарҳ диҳанд.
81. Матни мактуб бояд аз ду қисми мантиқан ба ҳамдигар алоқаманд иборат бошад. Дар қисми аввал далел ё ҳолатҳое, ки барои тартиб додани мактуб асос шудаанд ва дар қисми дуюми он хулосаю пешниҳод ва хоҳишҳо баён карда мешаванд.
82. Мукотиба ба воситаи телеграф танҳо барои масъалаҳои хусусияти таъҷилидошта амалӣ мешавад. Ҳангоми ҷавоб ба дархост пеш аз матни барқия, рақами ин дархост нишон дода мешавад. Дар охири матн (то имзо) рақами содиротӣ гузошта мешавад.
83. Барқия дар ду нусха чоп карда, ба онҳо иҷрокунанда манзурӣ мегузорад. Барқия баъди имзо барои фиристодан ба воҳиди сохтории коргузорӣ супорида мешаванд.
84. Барқияи телефонӣ барои расонидани маълумот ба воситаи телефон истифода мешавад. Ҳангоми фиристодани барқияи телефонӣ: ба кӣ ирсол шудан, вазифа ва насаб, ном, номи падари шахси ба он имзогузошта, сана ва вақти ирсол, рақами телефон, насаб, ном, номи падари шахси ирсолкунанда ва қабулкунанда нишон дода мешавад.
3. ТАШКИЛИ ГАРДИШИ ҲУҶҶАТ
§1. Тартиби гардиш ва иҷрои ҳуҷҷатҳои воридотӣ
85. Қабул ва коркарди ибтидоии муросилоти воридотиро воҳиди сохтории коргузорӣ ба амал мебарорад.
86. Коркарди ибтидоии муросилоти воридотӣ аз санҷиши дурустии ирсол ва мавҷудияти ҳуҷҷатҳо, омода намудани муросилот барои фиристодан тибқи таъинот иборат аст.
87. Муросилоти саҳван воридшуда тибқи таъинот фиристода мешавад.
88. Ҳамаи лифофаҳо, ба истиснои муросилоти шахсӣ ва мактубҳои ба нишонии кумитаи иттифоқи касаба ирсолшуда, кушода мешаванд. Ҳамзамон беосебии лифофаҳо ва миқдори ҳуҷҷатҳои мавҷуда дар онҳо санҷида мешавад. Дар сурати осеб ёфтани лифофаҳо, нарасидани ягон қисми ҳуҷҷатҳо, номутобиқатии рақамҳо дар лифофаи ҳуҷҷатҳо, тибқи намунаи муайянгардида дар се нусха санад тартиб дода мешавад. Як иусхаи санад дар воҳиди сохтории коргузорӣ нигоҳ дошта шуда, нусхаи дуюм якҷоя бо ҳуҷҷатҳо мувофиқи таъинот ирсол мегардад ва нусхаи сеюм ба ирсолкунанда баргардонида мешавад. Лифофаҳо, чун қоида, нобуд карда мешаванд, ба истиснои ҳолатҳое, ки агар суроғаи ирсолкунанда ё санаи ирсол ва гирифтани ҳуҷҷатҳоро танҳо аз рӯйи лифофа муқаррар намудан мумкин бошад.
89. Дар ҳамаи ҳуҷҷатҳои воридотӣ, ҳатто агар саҳифа пурра бо матн фаро гирифта шуда бошад ҳам, ҳатман дар қисми поёнии кунҷи рости варақи якум муҳри бақайдгирӣ гузошта мешавад (замимаи 1). Ҳуҷҷатҳо дар рӯзи ворид шуданашон ба қайд гирифта мсшаванд.
90. Ҳуҷҷатҳои бақайдгирифтанашаванда - ҳуҷҷатҳои ба нишонии кумитаи иттифоқи касаба ва бо қайди "шахсан" воридгардида, бевосита тибқи таъинот фиристода мешаванд.
91 Ҳуҷҷатҳои воридгардида баъди ба қайд гирифтани онҳо дар дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои воридотӣ (замимаи 2) барои баррасӣ ба роҳбарият фиристода мешаванд.
92. Ҳуҷҷатҳо бояд дар рӯзи ворид шуданашон барои баррасӣ ба роҳбарият пешниҳод шаванд. Барқияҳо, барқияи телефонӣ ва дигар ҳуҷҷатҳои таъҷилӣ барои баррасӣ ва иҷро дар навбати аввал пешниҳод мешаванд.
93. Агар дар ҳуҷҷатҳои воридгардида ба дигар ҳуҷҷатҳо ишора шуда бошад, дар ин сурат он ҳуҷҷатҳо дарёфт карда, якҷоя бо ҳуҷҷатҳои воридгардида ё маълумотномаи дахлдор ба роҳбарият пешниҳод мешаванд.
94. Ҳуҷҷатҳои дар рӯзҳои ғайрикорӣ, истироҳат ва рӯзҳои ид воридгардидаро навбатдори мақомот ва ташкилоти давлатӣ қабул намуда, ба роҳбарият гузориш медиҳад ва сипас онҳо ба воҳиди сохтории коргузорӣ барои бақайдгирӣ супорида мешаванд.
95. Ҳуҷҷатҳои аз ҷониби шахсони ғайримасъул имзошуда, дорои матни носаҳеҳ ё реквизитҳои заруринадошта аз ҷониби воҳиди сохтории коргузорӣ ба ирсолкунанда бо зикри асосҳо пас баргардонида мешаванд. Ҳуҷҷатҳое, ки бе имзо мебошанд ё дар онҳо суроғаи шахси ирсолкарда нишон дода нашудааст, баррасӣ карда намешаванд.
96. Натиҷаҳои баррасӣ дар амрҳои хаттӣ инъикос меёбанд, ки дар қисми рости болои ҳуҷҷат, дар дигар ҷойи холӣ аз матн ва ё дар варақаи алоҳида гузошта мешаванд. Амри хаттӣ бояд дорои нишондодҳои возеҳ ва мукаммал оид ба тартиб ва хусусияти иҷрои ҳуҷҷатҳо ва иҷрокунандагон бошад.
97. Ҳуҷҷатҳо бояд дар муҳлати муқарраргардида баррасӣ карда шаванд.
98. Ҳуҷҷатҳои воридгардида баъди баррасии роҳбарият барои ба қайд гирифтани амри хаттӣ дар сутунн дахлдори дафтари муросилоти воридотӣ ба воҳиди сохтории коргузорӣ баргардонида, тибқи таъинот фиристода мешаванд.
99. Шахсе, ки дар амри хаттӣ якум нишон дода шудааст, масъули иҷрои ҳуҷҷатҳо мебошад. Масъули иҷро ҳуқуқи даъват намудани ҳамиҷрочиёнро дорад.
100. Ҳамиҷрочиён уҳдадоранд, ки бо дархости масъули иҷро ба ӯ тамоми маводи заруриро пешниҳод намояид. Ҳамиҷрочиёи барои сари вақт ва хушсифат омода намудани лоиҳаи ҳуҷҷатҳо масъулияти баробар доранд.
101. Ҳуҷҷатҳои иҷрогардида барои ба парванда дӯхтан ба он воҳидҳои сохторӣ ё кормандоне, ки парвандаҳоро аз руйи масъалаҳои дахлдор тибқи феҳристи парвандаҳо тартиб медиҳанд, баргардонида мешаванд.
§2. Тартиби гардиши ҳуҷҷатҳои содиротӣ ва дохилӣ дар рафти омода намудани онҳо
102. Иҷрокунанда то пешниҳоди ҳуҷҷати омодашуда барои имзо, бояд мундариҷа, дурустии ба расмият даровардани он ва мавҷудияти иловаҳоро санҷад. Ҳуҷҷат барои имзо якҷоя бо маводе, ки дар асоси онҳо омода шудааст, пешниҳод карда мешавад.
103. Ҳуҷҷатҳои аз тарафи роҳбарият имзошуда барои бақайдгирӣ дар дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содиротӣ, дохилӣ (замимаи 3) ва ирсол ба воҳиди сохтории коргузорӣ баргардонида мешаванд.
104. Ҳуҷҷатҳо барои ирсол дар шакли пурра ба расмият даровардашуда супорида мешаванд. Воҳиди сохтории коргузорӣ дурустии ба расмият дароварда шудани ҳуҷҷатҳо ва мавҷудияти иловаҳои дар ҳуҷҷати асосӣ нишондодашударо санҷида, лифофаро ба расмият медарорад ва худи ҳамон рӯз ба мақоми дахлдори алоқа месупорад.
105. Ҳуҷҷатҳои дохилӣ дар доираи дастгоҳи идоракунӣ омода, ба расмият дароварда, иҷро (истифода бурда) карда мешаванд.
106. Лоиҳаи ҳуҷҷатҳо баъди омода ва мувофиқакунӣ бо кормандони дахлдори ташкилот барои баррасӣ ё имзо ба роҳбарият пешниҳод мешаванд. Баъди имзои ҳуҷҷатҳои мазкур дар дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содиротӣ ва дохилӣ ба қайд гирифта, барои иҷро равон карда мешаванд.
107. Гузоришҳо ба номи роҳбарият, маълумотномаҳо, маълумот ва дигар ҳуҷҷатҳои дорои хусусияти фаврӣ баъди баррасӣ ва иҷрои онҳо дар парвандаи дахлдор ҷойгир карда мешаванд.
§3. Тартиби қабул ва супоридани ҳуҷҷатҳо
108. Қабул ва супоридани ҳуҷҷатҳои воридотӣ, содиротӣ ва дохилӣ дар ҳамаи марҳилаҳои гардиши худ бо гузоштани имзо амалӣ мешавад. Супоридани ҳуҷҷатҳо аз як воҳиди сохторӣ ба воҳиди сохтории дигар ё аз як корманд ба корманди дигар ҳатман тавассути воҳиди сохтории коргузорӣ сурат гирифта, дар дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳо оид ба гардиши ҳуҷҷатҳо қайд карда мешавад.
§4. Бақайдгирии ҳуҷҷатҳо
109. Ҳуҷҷатҳоро воҳиди сохтории коргузорӣ ба таври мутамарказ ба қайд мегирад. Ҳуҷҷатҳои дар замимаи 4 нишондодашуда ба қайд гирифта намешаванд.
110. Ҳар як ҳуҷҷат як маротиба ба қайд гирифта мешавад. Ҳуҷҷатҳои воридотӣ дар рӯзи ворид шуданашон, содиротӣ ва дохилӣ бошанд, дар рӯзи баимзорасӣ ба қайд гирифта мешаванд.
111. Шохиси ҳуҷҷатҳои воридотӣ, содиротӣ ва дохилӣ аз рақами тартибии бақайдгирии ҳуҷҷат ва шохиси парванда аз рӯйи феҳрист иборат аст. Масалан:
№ 14/12 аз 05.01.17 Вазорати молияи
Ҷумҳурии Тоҷикистон
Ҳисоботи солонаи муҳосибӣ барои соли 2016 ирсол мегардад.
Директор имзо насаб, ном, номи падар
- дар ин ҷо 14 - рақами тартибни бақайдгирӣ, 12 - шохиси парванда аз рӯйи феҳрист мебошад.
112. Барои бақайдгирии ҳуҷҷатҳои воридотӣ, содиротӣ ва дохилӣ дафтарҳои зерин истифода бурда мешаванд:
- дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои воридотӣ;
- дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои дохилӣ;
- дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои содиротӣ;
- дафтари бақайдгирии қонунҳо, санадҳои меъёрии ҳуқуқии Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ва Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- дафтари бақайдгирии супоришҳои хаттӣ ва протоколҳои маҷлисҳои назди Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- дафтари бақайдгирии супоришҳои хаттӣ ва протоколҳои маҷлисҳои назди Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- дафтари бақайдгирии муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ;
- дафтари бақайдгирии барқияҳои ҳукуматӣ;
- дафтари бақайдгирии ҳуҷҷатҳои баргардонидашуда.
4. ТАШКИЛИ НАЗОРАТИ ИҶРОИ ҲУҶҶАТҲО
113. Ҳамаи ҳуҷҷатҳои муҳими давлатие, ки бояд иҷро карда шаванд, аз ҷумла қонунҳо, санадҳои меъёрии ҳуқуқии Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, супоришҳои Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ва муовинони ӯ, дархостҳо, супоришҳои мақомоти болоӣ ва фармону фармоишҳои роҳбарияти ташкилот таҳти назорат гирифта мешаванд.
114. Иҷрои ҳуҷҷатҳои иисбатан муҳими дохилӣ низ бояд назорат карда шавад.
115. Тартиби ба назорат гирифтан ва аз назорат баровардани ҳуҷҷатҳои назоратӣ, инчунин ҳолатҳои тамдид кардани муҳлатҳои иҷро вобаста ба хусусиятҳои ташкили кор дар дастурамали коргузории ташкилот муқаррар карда мешавад.
116. Ба раванди иҷрои ҳуҷҷатҳо ва супоришҳои дар онҳо буда, роҳбарият тавассути воҳиди сохтории коргузорӣ ва ё шахсони алоҳидаи масъул назорат мебарад.
117. Ба назорат гирифтани ҳуҷҷатҳои назоратӣ ба тариқи кушодани варақаҳои назоратии шакли муқарраршудаи А5 андозааш 148х210мм тибқи замимаи 5 амалӣ карда мешавад.
118. Ҷиҳати ташкили назорати иҷрои ҳуҷҷатҳои назоратӣ ба унвони воҳиди сохтории дахлдор варақаи назоратӣ дар ду нусха пур карда шуда, бо имзои роҳбари воҳиди сохтории коргузорӣ ё шахси мансабдори мутасаддӣ тасдиқ карда мешавад.
119. Дар варақаи назоратӣ дар бораи рафти иҷрои ҳуҷҷати назоратӣ бояд тамоми маълумоти зарурӣ мухтасар инъикос карда шавад.
120. Муҳлати иҷрои ҳуҷҷат аз лаҳзаи ба ташкилот ворид шудани он ҳисоб карда мешавад.
121. Ҳуҷҷатҳо бояд дар муҳлатҳои зерин иҷро (баррасӣ) карда шаванд:
- қонунҳои Ҷумҳурии Тоҷикистон - мувофиқи талаботи қонунгузорӣ;
- таҳияи санадҳои зерқонунӣ - тибқи муҳлатҳои муқаррарнамудаи Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон;
- қарорҳои якҷояи Маҷлиси миллӣ ва Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, қарорҳои Маҷлиси миллӣ ва Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон, фармонҳо ва амрҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон, қарорҳо ва фармоишҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон - мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- дархостҳо ва мактубҳои узви Маҷлиси миллӣ, вакилони Маҷлиси намояндагони Маҷлиси Олии Ҷумҳурии Тоҷикистон ва Маҷлисҳои маҳаллии вакилони халқ вобаста ба фаъолияти вакилии онҳо то як моҳ, агар омӯзмш ва санҷиши иловагиро талаб нанамоянд - бетаъхир;
- супоришҳои Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президент ва муовинони ӯ - як моҳ ё мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- супоришҳои Сарвазири Ҷумҳурии Тоҷикистон ва муовинони ӯ, Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президент ва муовинони ӯ дар хусуси ба Ҳукумат ва Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон пешниҳод намудани иттилоот, ҳуҷҷатҳо ва дигар маводи зарурӣ дар муҳлати панҷ рӯз аз рӯзи қабул гардиданашон, агар муҳлати дигар нишон дода нашуда бошад;
- мактубҳо ва арзу шикоятҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣмутобиқи Қонуни Ҷумҳурии Тоҷикистон "Дар бораи муроҷиатҳои шахсони воқеӣ ва ҳуқуқӣ";
- қарорҳои ҳайати мушовара, мақомоти машваратӣ ва фармоишҳои роҳбари ташкилот - мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- мактуб, дархостҳо ва супоришҳои ташкилотҳои болоӣ - то даҳ рӯз ё мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда;
- барқияҳои телефонӣ - мувофиқи муҳлатҳои дар онҳо зикршуда ё вобаста ба таъҷилӣ будани масъала.
122. Агар дар санадҳои Президент ва Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон, инчунин протоколҳои маҷлиси Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон ва маҷлиси назди Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон муҳлати иҷрои дастур, супориш, чорабинӣ, бандҳо ба таври мушаххас муайян нашуда бошад, пас дар варақаи назоратӣ вобаста ба муҳтавои супориш муҳлати назоратии иҷро дар мувофиқа бо воҳидҳои сохтории Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ба тариқи зайл муқаррар карда мешавад:
- фармонҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар семоҳа, нимсола ва солона;
- амрҳои Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар семоҳа;
- қарорҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар семоҳа;
- фармоишҳои Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар семоҳа;
- протоколҳои машваратҳои назди Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар семоҳа;
- протоколҳои маҷлисҳои Раёсат ва Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар семоҳа;
- протоколҳои маҷлиси назди Роҳбари Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон - ҳар моҳ;
- барномаҳо, консепсияҳо, стратегияҳо ва нақшаҳои чорабиниҳо ҳар нимсола, солона;
- иҷрои нақшаи чорабиниҳо, ки аз ҷониби Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон тасдиқ карда мешаванд - ҳар нимсола, солона;
- иҷрои нақшаи кори Ҳукумати Ҷумҳурии Тоҷикистон - ду моҳ қабл аз моҳи нишондодашуда.
123. Бо мақсади дар сатҳи муносиб ташкил ва ҳамоҳанг намудани раванди назорати иҷро воҳиди сохтории коргузории ташкилот метавонад муҳлати иҷрои ҳуҷҷатҳои назоратиро дар мувофиқа бо воҳидҳои сохтории дахлдори Дастгоҳи иҷроияи Президенти Ҷумҳурии Тоҷикистон ва мақомоти болоӣ муайян намуда, дар варақаҳои назоратӣ нишон диҳад.
124. Ҳуҷҷат ҳамон вақт иҷрогардида ҳисобида мешавад, ки тамоми масъалаҳои дар он ба миён гузошташуда ҳал гарданд ва ба муаллиф ҷавоби саҳеҳ дода шавад.
125. Маълумот оид ба вазъи интизоми иҷроия ва натиҷаҳои иҷрои ҳуҷҷатҳои назоратшаванда аз тарафи воҳиди сохтории коргузорӣ ё шахсони алоҳидаи масъул ба ҳолати санаи 1-уми ҳар моҳ ҷамъбаст шуда, ба маълумоти роҳбарият расонида мешаванд.
126. Дар асоси таҳлил барои тезонидани ҷараёни иҷрои ҳуҷҷатҳо ва баланд бардоштаии интизоми иҷроия, такмили ташкили назорат ва идоракунӣ дар маҷмӯъ дастуру пешниҳодҳо таҳия карда мешаванд.
5. ТАРТИБ ДОДАНИ ФЕҲРИСТ ВА ТАШКИЛ НАМУДАНИ ПАРВАНДАҲО
§1. Тартиб додани феҳристи парвандаҳо
127. Ҳуҷҷатҳо баъди иҷрои (истифодаи) онҳо дар парвандаҳои иборат аз маҷмӯи ҳуҷҷатҳои мансуб ба масъалаи муайян ва дар муқоваи алоҳида дӯхташуда гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
128. Бо мақсади дуруст ба тартиб даровардани парвандаҳо, ки ҷустуҷӯи фаврии ҳуҷҷатҳоро аз рӯйи мазмун ва навъ таъмин мекунад, феҳристи парвандаҳо тартиб дода мешавад, ки он руйхати батанзимдароварандаи номгӯи парвандаҳое мебошад, ки бо нишон додани муҳлати нигаҳдории онҳо дар коргузорӣ ҷорӣ карда мешавад.
129. Феҳристи парвандаҳоро воҳиди сохтории коргузорӣ якҷоя бо дигар кормандони дастгоҳ тартиб медиҳад. Феҳристи парвандаҳои тартибдодашуда бо бойгонии давлатии дахлдор мувофиқа карда, аз тарафи роҳбарият тасдиқ ва аз 1 январи соли нав (замимаи 6) мавриди амал қарор дода мешавад.
130. Феҳристи тасдиқкардашуда дар давоми якчанд сол амал карда, дар мавриди тағйир ёфтани сохтори ташкилот бояд аз нав тартиб ва тасдиқ карда шавад. Агар чунин тағйирот рӯй надиҳад, феҳристи парвандаҳо дар охири ҳар сол танҳо дақиқ ва аз нав чоп карда мешавад.
131. Ба феҳристи парвандаҳо ҳамаи ҳуҷҷатҳое, ки ҳам дар дохили ташкилот таҳия мешаванд ва ҳам аз берун ворид мегарданд, дохил карда мешаванд.
132. Ба феҳристи парвандаҳо нашрияҳои чопӣ, китобчаҳо, маълумотномаҳо, варақаҳо ва дигар нашрияҳои ба инҳо монанд ворид карда намешаванд.
133. Шохиси парвандаҳо дар феҳрист аз аломати воҳиди сохторӣ ва рақами тартибии парванда дар ҳудуди воҳиди сохторӣ ё самти фаъолият иборат аст.
134. Номи парвандаҳо аз рӯйи аҳамиятнокии ҳуҷҷатҳо, ки дар парванда ташкил шудааст, дар фаслҳои дахлдори феҳрист ҷойгир карда мешавад.
135. Номи парванда бояд мазмун ва таркиби асосии ҳуҷҷатҳои парвандаро дар шакли возеҳ ва ҷамъбастӣ инъикос намояд.
136. Номи парвандаҳо оид ба масъалаҳои дар давоми сол ҳалнагардида "гузаранда буда", бо ҳамон шохис ба феҳристи парвандаҳои соли ояндаи ташкилот гузаронида мешавад.
137. Агар дар давоми сол дар фаъолияти дастгоҳ соҳаҳои нави корӣ ва корҳои пешбининашудае, ки бояд ҳуҷҷатнок карда шаванд, ба вуҷуд омада бошанд, онҳо ба таври илова ба феҳристи парвандаҳо ворид карда мешаванд. Бо ин мақсад дар ҳар як фасли феҳрист рақамҳои эҳтиёти гузошта мешаванд.
138. Баъди ба охир расидани соли коргузорӣ дар охири феҳрист оид ба миқдори парвандаҳои ташкилкардашуда сабти ҷамъбастӣ карда мешавад (замимаи 7).
139. Вазорату идораҳо, мақомоти марказии ташкилотҳои ҷамъиятӣ барои ташкилоту муассиса ва корхонаҳои ҳамнавъи тобеи худ феҳристи намунавии парвандаҳоро таҳия менамоянд. Масалан: "Феҳристи намунавии парвандаҳои муассисаҳои таҳсилоти умумӣ", "Феҳристи намунавии парвандаҳои марказҳои саломатии шаҳрӣ (ноҳиявӣ)" ва ғайра.
§2. Ташкил намудани парвандаҳо
140. Ҳуҷҷатҳои иҷрошуда ва мутаносибан ба расмият даровардашуда гурӯҳбандӣ шуда, дар парванда ба тартиб дароварда мешаванд. Батартибдарории парвандаҳо тибқи феҳристи парвандаҳо дар воҳидҳои сохторӣ дар ҷойи иҷрои ҳуҷҷатҳо амалӣ мешавад.
141. Яке аз талаботи асосӣ нисбати батартибдарории ҳуҷҷатҳо ин дар парвандаҳои алоҳида тартиб додани ҳуҷҷатҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва муваққатӣ мебошад.
142. Ҳангоми батартибдарории парвандаҳо қатъӣ риоя намудани ҳаҷм ва таркиби ҳуҷҷатҳое, ки бояд дар ин парванда ҷой дода шавад, зарур аст. Ба парванда ворид намудани ҳуҷҷатҳои ба он мансубнабуда, инчунин сиёҳнависҳо, вариантҳо ва нусхаҳои зиёдшуда мумкин нест. Ҳар як парванда набояд аз 250 саҳифа зиёд бошад.
143. Ҳуҷҷатҳо дар дохили парванда аз рӯйи тартиби ҳалли масъалаҳо тибқи хронология ва шохисбандӣ ҷойгир карда мешаванд.
144. Фармоишҳо оид ба ҳайати шахсӣ аз фармоишҳо оид ба фаъолияти асосӣ ҷудо гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
145. Нақшаҳо, ҳисоботҳо ва харҷномаҳо аз лоиҳаҳои ин ҳуҷҷатҳо ҷудо гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
146. Ҳуҷҷатҳо дар парвандаҳои шахсӣ бо тартиби зерин ҷойгир карда мешаванд:
- рӯйхати дохилии ҳуҷҷатҳо, ки дар парвандаи шахсӣ мавҷуд аст;
- ариза дар бораи ба кор қабул кардан, роҳхат ё пешниҳод;
- пурсишнома, варақаи баҳисобгирии кадрҳо;
- ҳолнома;
- ҳуҷҷатҳо оид ба маълумот;
- нусхаи фармоишҳо оид ба таъйинот, аз ҷое ба ҷое гузаронидан, озод кардан.
147. Варақаҳои шакли Т-2 (варақаи шахсии корманд - ҳуҷҷати ба як шакли муайян дароварда мебошад, ки дар асоси фармоиши роҳбари ташкилот дар бораи қабул ба кор, аз ҷониби кормандони ҳамаи соҳаҳо пур карда мешавад, ки намунаи он аз ҷониби мақомоти омор тасдиқ карда мешавад) аз рӯйи тартиби алифбоӣ ҷойгир карда мешаванд.
148. Мукотибот дар парванда дар давраи соли тақвимӣ гурӯҳбандӣ карда мешаванд.
149. Дар парвандаи мукотибот ҳамаи ҳуҷҷатҳои дар ҷараёни ҳалли масъала таҳияшуда ҷой дода мешаванд. Мукотибот бо пайдарҳамии хронологӣ мураттаб гардонида мешаванд: ҳуҷҷат-ҷавоб баъди ҳуҷҷат-дархост ҷойгир карда мешавад. Ҳангоми аз нав оғоз намудани мукотиба оид ба масъалаи муайян ҳуҷҷатҳо ба парвандаи соли ҷорӣ бо нишон додани шохиси парвандаи соли гузашта, ки дар он ҳуҷҷатҳо оид ба ин масъала нигоҳ дошта мешаванд, ворид карда мешаванд.
150. Мукотибот бо ташкилоти болоӣ аз рӯйи масъалаҳои мушаххас гурӯҳбандӣ карда мешавад.
6. ОМОДА НАМУДАНИ ҲУҶҶАТҲО БАРОИ НИГОҲДОРӢ, ИСТИФОДАБАРИИ МИНБАЪДА, ТАРТИБИ НОБУД СОХТАНИ ОНҲО
§1. Ташхиси илмӣ ва амалии муҳимияти ҳуҷҷатҳо
151. Ташхиси муҳимияти ҳуҷҷатҳо ин муайян намудани аҳамиятнокии сиёсӣ, хоҷагии халқ, иҷтимоию фарҳангӣ ва дигар аҳамияти ҳуҷҷатҳо бо мақсади ҷудо намудани онҳо барои нигоҳдории минбаъда ё нобудкунӣ мебошад.
152. Ташхиси муҳимияти ҳуҷҷатҳо аз тарафи кормандони воҳидҳои сохторӣ таҳти роҳбарии методии комиссияи ташхисии (КТ) доимоамалкунандаи ташкилот амалӣ мешавад.
153. Интихоби ҳуҷҷатҳо барои нобудкунӣ бо санади шакли муайян ба расмият дароварда мешавад. Санадҳоро комиссияи ташхиси баррасӣ намуда, ба онҳо раис ва аъзои ин комиссия имзо мегузоранд ва роҳбарият тасдиқ менамояд.
154. Ҳуҷҷат ва парвандаҳои ба санад воридкардашуда танҳо баъди аз тарафи мақомоти бойгонии давлатӣ тасдиқ кардани руйхатҳои парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва муваққатии давраи дахлдор нест карда мешаванд.
§2. Тартиб додани парвандаҳо
155. Дар оғози сол дар ҳар як воҳиди сохторӣ тибқи феҳристи парвандаҳо муқоваи парвандаҳои ташкилшаванда тартиб дода мешавад.
156. Тартиб додани парвандаҳо аз навиштани муқоваи парвандаҳо, ҷузъбандӣ, рақамгузории варақҳо ва таҳияи навиштаҷоти тасдиқкунанда иборат аст.
157. Парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва дарозмуҳлат (аз 10 сол ва зиёда аз он) дар муқоваи сахт муқовабандӣ шуда, варақҳояшон рақамгузорӣ карда мешаванд. Дар охири парвандаҳо дар саҳифаи алоҳида навиштаҷоти тасдиқкунанда гузошта мешавад.
158. Парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон муваққатӣ (то 10 соли пурра) ба таври оддӣ ба расмият дароварда мешаванд: онҳо муқовабандӣ, варақҳояш рақамгузорӣ, рӯйхати парвандаҳо тартиб дода намешавад ва баҳисобгирӣ аз рӯйи феҳристи парвандаҳо амалӣ мешавад.
159. Навиштаҷот дар муқоваи парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва дарозмуҳлат бояд ба таври возеҳ, бо ранги сиёҳи офтоббардор ё туши сиёҳ анҷом дода шаванд.
160. Оид ба масъалаҳои мураккаби вобаста ба расмият даровардани парвандаҳое, ки бояд ба нигоҳдории давлатӣ супорида шаванд, бо бойгонии давлатии дахлдор машварат намудан зарур аст.
§3. Ба рӯйхат гирифтани ҳуҷҷатҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ ва дарозмуҳлат
161. Баъди ба охир расидани соли коргузорӣ аз руйи натиҷаҳои ташхиси гузаронидашудаи муҳимияти ҳуҷҷатҳо парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ ҷудо карда мешаванд, ки бояд ба руйхат дохил карда шаванд (замимаи 8).
162. Рӯйхат аз тарафи воҳиди сохтории коргузорӣ бо ёрии методии бойгонии давлатии дахлдор тартиб дода мешавад. Рӯйхатҳои солонаи парвандаҳо бояд аз тарафи комиссияи ташхису тафтишотии (КТТ) мақомоти бойгонии давлатӣ тасдиқ карда шаванд.
163. Рӯйхатҳо ба парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ, дарозмуҳлат ва ҳайати шахсӣ алоҳида тартиб дода мешаванд.
164. Ҳар як парванда (ҷилд) тибқи рӯйхат рақами тартибии мустақил дорад. Парвандаҳо дар рӯйхатҳо аз рӯйи феҳристи парвандаҳо мураттаб гардонида мешаванд.
§4. Таъмини ҳифзи ҳуҷҷатҳо
165. Барои ҳифзи ҳуҷҷатҳои ташкилот воҳиди сохтории коргузорӣ ва роҳбарони воҳидҳои сохторӣ масъул мебошанд.
166. Парвандаҳо аз лаҳзаи оғоз дар коргузорӣ то вақти супоридан ба бойгонии ташкилот ё нобудкунӣ, дар утоқҳои корӣ, дар ҷевонҳои пӯшидашаванда ё биноҳои маҳкамшавандаи махсус ҷудокардашуда нигоҳ дошта мешаванд.
167. Гирифтан ва додани нусхаи аслии ҳама гуна ҳуҷҷат аз парвандаҳои муҳлати нигоҳдориашон доимӣ манъ аст. Дар ҳолатҳои истисно (масалан, бо талаби мақомоти судӣ-тафтишотӣ) гирифтани ҳуҷҷатҳо бо иҷозати роҳбарият, бо роҳи дар парванда ҳатман гузоштани нусхаи аслии тасдиқкардашудаи ҳуҷҷати гирифташуда ва гузоштани санад оид ба гирифтани нусхаи аслӣ, ба амал бароварда мешавад.
§5. Супоридани парвандаҳо ба бойгонии ташкилот
168. Парвандаҳои муҳлати нигоҳдории доимӣ ва дарозмуҳлат баъди як соли ба охир расидани онҳо дар коргузории воҳидҳои сохторӣ ба бойгонии ташкилот супорида мешаванд. Парвандаҳои муҳлати нигоҳдории муваққатӣ (то 10 сол) ба бойгонӣ супорида нашуда, дар воҳидҳои сохторӣ нигоҳ дошта мешаванд.
169. Бойгонии ташкилот парвандаҳоро аз рӯйи рӯйхат ё феҳристи парвандаҳо қабул менамояд.
170. Агар парвандаҳои алоҳидаро дар коргузорӣ барои кори ҷорӣ мондан зарур бошад, он гоҳ бойгонӣ барои ба истифодаи муваққатӣ додани онҳоро ба расмият медарорад.
§6. Тартиби нобуд сохтани ҳуҷҷатҳо
171. Рӯйхати ҳуҷҷатҳои нобудшавандаро воҳиди сохтории коргузорӣ якҷоя бо дигар кормандони ташкилот тартиб медиҳад. Ҳамзамон, санади нобудсозии ҳуҷҷатҳо тартиб дода шуда, бо бойгонии давлатии дахлдор мувофиқа гардида, аз тарафи роҳбарият тасдиқ карда мешавад.
172. Нобудсозии ҳуҷҷатҳо бояд бо қоидаҳои зерин мувофиқат кунад:
- қонунӣ ба расмият дароварда шавад (санад оид ба нобудсозӣ);
- эътимоднок ва махфӣ бошад (аз байн бурдани имконияти азнавбарқароркунӣ);
- гирифтани иҷозати хаттӣ барои нобудсозӣ аз комиссияи ташхисии ташкилот;
- дар ҳузури комиссияи ташхисӣ гузаронида мешавад.
173. Танҳо ҳамон ҳуҷҷатҳое нобуд карда мешаванд, ки аз ташхиси муҳимияти ҳуҷҷат гузаштаанд ва онҳое, ки муҳлати нигоҳдориашон гузаштааст.
174. Тартиби асосии нобуд сохтани ҳуҷҷатҳои коғазӣ аз руйи дараҷаи махфият ин резакунӣ ё сӯзонидан мебошад.
175. Ҳангоми нобуд сохтани ҳуҷҷатҳо берун аз ҳудуди ташкилот интиқоли онҳо то ҷойи нобудсозӣ тавассути нақлиёти хизмати анҷом дода шуда, ҷиҳати ба шахсони бегона дастрасӣ пайдо накардан чораҳои зарурӣ андешида мешавад.
7. ИСТИФОДАИ ВОСИТАҲОИ ТЕХНИКИ ҲАНГОМИ ТАҲИЯИ ҲУҶҶАТҲО, КОРҲОИ НУСХААФЗОӢ ВА САБТИ МАГНИТӢ
176. Дар ҷараёни кор бо ҳуҷҷатҳо дар ташкилот компютерҳо ва дигар воситаҳои техникии электронӣ, аз ҷумла аудиоӣ ва видеоӣ истифода бурда мешаванд. Роҳбарии методии таҳияи ҳуҷҷатҳоро бо истифодаи воситаҳои техникӣ ё корманди масъули ташкилот анҷом медиҳад.
177. Нусхаафзоии ҳуҷҷатҳо зери назорати қатъии роҳбари воҳиди сохторӣ анҷом дода мешавад. Нусхаафзоӣ намудани ҳуҷҷатҳои ғайрихизматӣ ва дорои муҳри махфӣ манъ аст.
178. Мутахассиси масъули воҳиди сохтории коргузорӣ ҷиҳати ҳифзи маълумоти ҳуҷҷатҳои нусхашуда, пешгирӣ намудани нусхаафзоии барзиёд ва ғайриқонунӣ, дастрас нагардидани нусхаи ҳуҷҷатҳо ба дигар шахсон, масъул мебошад.
179. Сабти магнитии чорабиниҳое, ки дар ташкилот баргузор мегарданд, аз ҷониби воҳиди сохтории дахлдори ташкилот анҷом дода мешавад. Рамзхонии сабти чорабиниҳо дар мавриди зарурат бо иҷозати роҳбари ташкилот ба ҷо оварда мешавад. Сабтҳои магнитии ҷаласаҳо, дигар чорабиниҳо бо тартибе, ки барои ҳуҷҷатҳои дорои муҳри "Барои истифодаи хизматӣ" муқаррар гардидааст, нигоҳ дошта мешаванд.
180. Тартиби истифодаи компютерҳо, принтерҳо, сканерҳо, дастрасӣ ба захираҳои муштараки иттилоотӣ, истифодаи воситаҳои ҳифзи ҳуҷҷатҳо аз истифодаи ғайриқонунӣ ба таври алоҳида муайян карда мешавад.
181. Ҳангоми ба кор қабул кардани корманд аз ҷониби корфармо, донистани маҳорати амалии кор бо воситаҳои техникӣ санҷида мешавад.
Ниг. ба Замимаҳои 1-8
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ ТАДЖИКИСТАН
(в редакции постановления Правительства РТ от 29.04.2020г.№244)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Примерная Инструкция по делопроизводству в государственных органах, учреждениях, предприятиях и других организациях Республики Таджикистан (далее - Инструкция) устанавливает правила ведения делопроизводства и регламентирует работу с документами с момента их поступления или создания до передачи их на архивное хранение в министерствах и ведомствах, местных исполнительных органах государственной власти, органах самоуправления поселков и дехотов, учреждений, предприятий и других организаций (далее - организации).
2. Инструкция разработана с целью осуществления правильного ведения делопроизводства, способствованию и своевременному выполнению постановлений, указаний и поручений вышестоящих органов, распоряжений и приказов руководства, служебных документов и устанавливает для работников аппаратов организаций единые правила подготовки документов, их оформления, учета, использования, контроля и хранения.
3. Обязанности по соблюдению требований настоящей Инструкции возлагаются на главные управления, управления, отдел, сектора организаций по делопроизводству (далее - структурное подразделение по делопроизводству). Все работники организаций должны быть ознакомлены с порядком работы с документами, обязаны соблюдать и выполнять требования инструкции по делопроизводству. При смене ответственного работника аппарата организации документы и другие материалы делопроизводства (печать, штамп и другие) передаются по акту.
4. На основании, настоящей Инструкцией организации должны разрабатывать отраслевые инструкции делопроизводства.
5. Порядок делопроизводства в Маджлиси Милли и Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, Правительства Республики Таджикистан, судах и Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан регулируются в соответствии с отдельными нормативными правовыми актами.
6. Порядок работы с документами, имеющими сведения составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республики Таджикистана и другими нормативными правовыми актами в сфере ю хранения государственной тайны.
7. Делопроизводство по заявлениям, запросам, предложениям и жалобам физических и юридических лиц ведётся в соответствии с Законом Республики Таджикистан "Об обращениях физических и юридических лиц" и Порядком делопроизводства и статистическом учёте по обращениям физических и юридических лиц.
8. Делопроизводство в организациях ведется в соответствии с требованиями Закона Республики Таджикистан "О государственном языке Республики Таджикистан".
2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
§1. Документирование в управленческой деятельности
9. Документирование в управленческой деятельности состоит из записи в установленной форме необходимой для управления информации, то есть организации работы с документами.
10. Комплекс видов и разновидностей документов определяется в соответствии с функциональным назначением каждого документа.
11. Согласно существующего порядка в организациях подготавливаются организационно-распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, заключения, докладные записки, письма) и документы, не относящиеся к этой группе, то есть статистические, финансовые, проектно-конструкторские, медицинские и другие.
12. Статистические, финансовые, проектно-конструкторские, медицинские и другие специальные документы составляются и оформляются согласно требованиям соответствующих нормативных актов.
13. Управленческая деятельность организаций регулируется путём принятия документов форме нормативно правовых актах в соответствии с Законом Республики Таджикистан "О нормативных правовых актах".
§2. Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов
14. Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются в соответствии с государственными стандартами. Все организационно-распорядительные документы составляются на единых бланках. В случае если к справкам, сводкам и другим документам составляется сопроводительное письмо, то тогда эти документы могут оформляться не на бланках. Использование поддельных бланков категорически запрещается. Документы печатаются на бланках двух форматов: А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Бланки формата А5 применяются только для сопроводительных писем и для документов, текст которых не превышает 8-10 строк компьютерного набора. Форма бланков организации в соответствии государственными стандартами утверждает руководитель с согласованием государственным архивным органом.
15. Каждый документ должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Максимальный состав реквизитов и их расположение устанавливаются государственным стандартом.
16. Составление и оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований: указание вида документа, названия организации и заголовка документа, адресата, датирование документа, проставление отметок о согласовании текста документа, утверждение документа (подписание и утверждение, проставление отметок о прохождении и исполнении документа, проставление печати (в случае необходимости).
17. В случаях, когда дается ответ, одновременно с отметкой под исходящим номером указываются номер и дата входящего документа. Приложения к документу должны перечисляться после его текста с указанием количества листов. Документ не должен содержать более шести разных адресов. При отправлении документа более чем на шесть адресов на отдельном листе бумаги составляется список на рассылку.
18. Указание наименования вида документа должно быть на каждом документе, за исключением письма, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и так далее (этот элемент печатается прописными буквами).
19. Заголовок составляется к любому документу, оформляемому на листе формата А4, независимо от его назначения. Заголовок должен быть кратким и точным, отвечая на вопрос: "О чем", "Об изменении...", "О выделении... ", "Об отмене..." и так далее. Если в документе отражается несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок формируется составителем документа.
20. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- документы адресуются организации, её структурному подразделению или конкретному должностному лицу (структурное подразделение или должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, переписке с постоянными корреспондентами и в других случаях, когда установление точного адресата не вызывает трудностей);
- наименование организации и её структурная часть указывается в следующем порядке. Например:
Министерство юстиции
Республики Таджикистан
Управление записи
актов гражданского состояния
- при направлении документа должностному лицу указывается название организации в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном.
Например: Министерство труда, миграции и занятости
населения Республики Таджикистан
Начальнику Департамента миграции
________________________________
фамилия, имя, отчество
- при адресовании документа руководству организации наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.
Например: Министру культуры
Республики Таджикистан
________________________________
фамилия, имя, отчество
- при адресовании документа непостоянным корреспондентам указывается почтовый адрес получателя документа.
Например: Душанбинское авторемонтное предприятие,
73401S, Душанбе, улица Джами, №15
- если документ, адресуется частному лицу, сначала следует указать адрес, фамилию, имя, отчество и его почтовый индекс.
Например: 734024,
г. Турсунзаде,
улица С. Айни, дом 15, кв. 10
Асрорзода Икром Вали
21. Датой документа является дата его подписания или утверждения.
22. Государственный стандарт устанавливает два способа написания даты документа: полное (например: 17 января 2017 года) и краткое (17.01.17). Более рациональным является краткое написание даты тремя парами арабских цифр, разделенных точками (отдельные пары цифр означают число, месяц, год). Если дата и порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится "ноль", например: 3 февраля 2017 года следует написать 03.02.17.
23. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, датируются и подписываются синими чернилами. Датой постановлений, распоряжений, приказов, писем, заключений, докладных записок и справок является дата их подписания. Датой протоколов, актов считается дата мероприятия.
24. Документы подписываются синими чернилами одним лицом. Две или более подписей проставляются в том случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.). Исходящие документы представляются на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились, и должны быть отредактированы, отпечатаны шрифтом установленного образца без помарок, тщательно проверены составителями на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
25. Согласование является, способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов: качество подготовленного проекта документа, его целесообразность, своевременность, политическую, экономическую и научно-техническую обоснованность его содержания, соответствие подготовленного проекта документа действующим нормативным правовым актам.
26. Согласование проектов документов производится как внутри организации (со структурными подразделениями, должностными лицами и профсоюзным комитетом), так и вне её (с другими организациями).
27. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя разборчивую личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости могут быть указаны должность, фамилия, имя, отчество визирующего.
Например: Главный бухгалтер подпись фамилия, имя, отчество
15.12.16
28. Замечания или дополнения к документу, если таковые имеются, прилагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается следующая виза:
Главный бухгалтер подпись фамилия, имя, отчество
Замечания прилагаются. 15.12.16
29. Как правило, визы проставляются на нижнем поле первого экземпляра проекта документа после реквизита "подпись". Если документ визируется несколькими лицами, визы располагаются одна под другой в порядке их проставления.
30. Внешнее согласование оформляется грифом согласования или справкой о согласовании.
31. Гриф внешнего согласования включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, личную подпись, фамилию, имя, отчество, с которым документ согласовывается и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Республики Таджикистан
_______________________________
подпись, фамилия, имя, отчество
5 февраля 2017 года
или Согласовано с Министерством финансов Республики Таджикистан (письмо от 05.02.17. №124-1).
32. Гриф внешнего согласования ставится на титульном листе документа.
33. Подпись обязательный элемент документа, означающий ответственность подписавшего документ за его содержание и законность.
34. Исходящий документ подписывается только руководителем организации. В отсутствии руководителя документ может подписываться его заместителем. На финансовые документы только синими чернилами проставляются подписи руководителя организации или лица, которое уполномочено по закону и главного бухгалтера.
35. В документе подпись проставляется только на первом экземпляре синим чернилам. В случае рассылки документа в адрес первых лиц органов и государственных организаций или зарубежных организаций, второй экземпляр подлинника хранится, в деле соответствующего структурного подразделения организации в соответствии с номенклатурой дел а первый экземпляр подлинника структурным подразделением по делопроизводству отправляется в индивидуальном порядке. В случае множества адресов, документы адреса отправляются в виде копии, их подлинники сохраняются в структурных подразделениях и государственных организациях в соответствии с номенклатурой дел.
36. В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписавшего документ, подпись, фамилия, имя, отчество.
Например: Директор подпись фамилия, имя, отчество
37. При подписании документа, составленного комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение их обязанностей в комиссии. Фамилия председателя комиссии записывается отдельно, а фамилии членов комиссии перечисляются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии подпись фамилия, имя, отчество
Члены комиссии подпись фамилия, имя, отчество
подпись фамилия, имя, отчество и так далее.
38. Протоколы заседаний коллегиальных органов подписываются председателем коллегиального органа.
39. Утверждение - особый способ утверждения документа после его подписания, санкционирующий распространение его действия на должностные лица.
40. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
41. Документы утверждаются руководителем организации или его заместителем, если решение вопроса, изложенного в документе, входит в его компетенцию.
42. Элементами грифа утверждения являются слово "Утверждаю", наименование должности, личная подпись, фамилия, имя, отчество липа, утвердившего документ, дата утверждения.
Например:
Утверждаю
Директор общества
с ограниченной ответственностью "Шарбатхо"
__________________фамилия, имя, отчество
подпись
15 июля 2016 года
43. При утверждении документа правовым актом, на документе проставляются гриф по форме.
Например:
Утверждено
приказом директора
общества с ограниченной
ответственностью "Шарбатхо"
от 5 мая 2016 года, № 10
44. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, кроме подписи ставится печать.
45. Печать ставится на документах материально-финансового характера, справках, удостоверениях, трудовых книжках, а также в необходимых случаях и на других документах. Оттиск печати должен захватывать наименование должности и личную подпись. Применение гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения прав граждан и юридических лиц, подтверждения расходования средств и материальных ценностей, а также на договорах, доверенностях. Печать, воспроизводящая наименование организации или его структурного подразделения, ставится на копиях распорядительных документов, направляемых в другие учреждения при их рассылке. Перечень документов, которые необходимо скреплять гербовой печатью, а также порядок изготовления, использования и хранения печатей определяется руководителем организации.
§3. Требования к документам, изготовляемым средствами компьютерного оборудования
46. Изготовление документов компьютерным способом или средствами электронной техники производится в соответствии с требованиями государственного стандарта.
47. В документах все реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом государственного стандарта.
48. При отправке документов должны обязательно соблюдаться следующие правила и размеры полей:
- письма должны отравляться в конвертах;
- шрифтом Times New Roman с использованием таджикского алфавита, размером шрифта 16 на имя Президента Республики Таджикистан и шрифтом 14 Правительству Республики Таджикистан и министерствам, ведомствам
- пронумерованы, если документ более 1 страницы;
- обычный шрифт без выделения;
- поля бланка: сверху 1,5 см; слева 2,5 см; снизу для формата А4-не менее 4 см (приложение 1, место для печати министерства или организации, получивших письмо), а для формата А5 - не менее 1 см.
49. Текст документов печатается через один или полтора межстрочных интервала.
50. Первая строка каждого абзаца текста печатается с красной строки.
51. При необходимых случаях с документами могут быть представлены и электронные версии.
§4. Порядок составление и оформление протоколов
52. Обязательному протоколированию подлежат проводимые заседания коллегиальных органов, совещаний и собраний. Протоколы заседаний коллегиальных органов нумеруются в продолжение календарного года.
53. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания коллегиального органа, совещания указывается общее количество участвовавших и количество приглашённых на заседание лиц, повестка дня, состав президиума, фамилия, имя, отчество председателя и секретаря собрания, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению, с указанием должностей, фамилии, имени, отчества докладчиков.
54. Если количество приглашенных на заседание коллегиального органа, совещания, собрания превышает 5 человек, то составляется их список в виде отдельного документа, прилагаемого к протоколу.
55. Основная часть протоколов заседания коллегиального органа, совещаний и собраний должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
56. Текст каждого раздела основной части должен состоять из позиций: слушали, выступили, решили.
57. После слова "СЛУШАЛИ" ставится порядковый номер вопроса по повестке дня.
58. Слово "СЛУШАЛИ" печатается прописными буквами от границы левого поля, после чего ставится двоеточие: на следующей строке (с абзаца) указываются фамилия, имя, отчество докладчика и в скобках указывается (доклад прилагается).
59. В разделе протокола "ВЫСТУПИЛИ" излагаются содержание всех выступлений, вопросов, ответов на них и справок.
60. После окончания изложения выступлений записывается решение по первому вопросу повестки дня.
61. Протоколы заседаний коллегиального органа, совещаний также могут оформляться кратко.
62. В краткой форме протокола в основной его части не излагается содержание выступлений, а дается лишь перечень рассматриваемых вопросов с указанием фамилии, имени, отчества докладчиков, выступивших и принятых решений.
63. Протоколы заседаний коллегиального органа печатаются на бланках, подписываются председателем коллегиального органа, протоколы совещаний подписываются лицом, проводившем совещание, а протоколы собраний председателем и секретарем собрания.
§5. Порядок составления и оформления распоряжений
64. Название распоряжения должно кратко излагать его содержание и располагается в середине бланка распоряжения.
65. Текст распоряжения состоит из двух частей: установительной и распорядительной. В установительной части излагаются факты, послужившие основанием для издания распоряжения, а в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если распоряжение издается на основании соответствующего документа вышестоящего органа, то в установительной части приводится название, номер, дата и название этого документа.
66. Распорядительная часть распоряжение начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста и в конце ставится двоеточие. Намечаемые мероприятия располагаются по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт следует начинать с указания конкретного исполнителя. Затем излагаются предписываемые действия и указывается срок исполнения.
67. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями или должностными лицами. Визы согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В окончательно подготовленный проект изменения может вносить только должностное лицо, подписывающее распоряжение и одновременно проставляет дату.
68. Распоряжение нумеруется в течение календарного года.
§6. Порядок составления и оформления справок и докладных записок
69. Текст справки и докладной записки должен состоять из двух основных частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, во второй - выводы и предложения.
70. Дата или период времени, относящиеся к сведению, изложенные в справке или докладной записке, должны включаться в заголовок.
Например: "О подготовке кадров по состоянию на 01.05.16".
71. Исходящие справки и докладные записки печатаются на бланках и подписываются руководством. Внутренние справки и докладные записки печатаются на чистых листах бумаги формата А4 и подписываются их составителями.
72. Справки, выдаваемые по просьбе граждан, составляются на бланках, подписываются руководством и заверяются печатью.
§7. Порядок составления и оформления акта
73. Текст акта должен состоять из двух частей: вводной и установительной.
74. В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствующие. После слова "Основание" указывается распорядительный документ или устное предписание о проведении актируемого мероприятия. После слова "Составлен" перечисляются должности, фамилия, имя, отчество лиц, присутствующих при составлении акта.
75. В установительной части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и предложения.
76. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта и формулироваться отвечая на вопрос "О чем".
77. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей должности не указываются.
78. Лицо, принимавшее участие при составлении акта и не согласное с мнением других, участников, подписывает документ и имеет право высказать свое мнение в письменной форме, которое прилагается к акту.
§8. Порядок составления и оформления служебных писем, телеграмм и телефонограмм
79. Служебные письма составляются для изложения просьбы (запроса), ответа на просьбу, а также сообщений информационного характера.
80. Препроводительные письма составляются лишь в том случае, когда они содержат пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.
81. Текст письма должен состоять из двух логических связанных между собой частей. В первой части приводится описание фактов или событий, послуживших основанием для составления письма. Во второй излагаются выводы, предложения или просьба.
82. Переписка посредством телеграфа ведется только по вопросам срочного характера. При ответе на запрос перед текстом телеграммы указываются номер этого запроса. В конце текста (до подписи) ставится исходящий номер.
83. Телеграмма печатается в двух экземплярах и визируются исполнителем. После подписи телеграмма передается структурному подразделению по делопроизводству для отправления.
84. Телефонограмма используется для передачи сведений по телефону. При передаче телефонограммы указывается: кому она адресована, должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего ее, дата и час передачи, номер телефона, фамилия, имя, отчество передающего и получающего лица.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
§1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов
85. Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции осуществляется структурным подразделением по делопроизводству.
86. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
87. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
88. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес профсоюзного комитета, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. В случае повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах и документах, составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении по делопроизводству, второй вместе с документом передается по назначению, а третий возвращается отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документа.
89. На всех входящих документах в обязательном порядке, даже если страница занята текстом, в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп (приложение 1). Регистрация производится в день получения документов.
90. Нерегистрируемые документы, документы, поступившие в адрес профсоюзного комитета и с пометкой "лично" передается непосредственно по назначению.
91. Поступившие документы после их регистрации в журнале входящих документов (приложение 2) передаются на рассмотрение руководства.
92. Документы должны передаваться руководству на рассмотрение в день их поступления. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются на рассмотрение и исполнение в первую очередь.
93. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившими документами или соответствующей справкой.
94. Документы, поступающие в нерабочее время, выходные и праздничные дни, принимаются дежурными государственного органа и организации, докладываются руководству и после рассмотрения передаются для регистрации в структурное подразделение по делопроизводству.
95. Неподписанные или подписанные не уполномоченным на то лицом, с неразборчивым текстом или не содержащие необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю структурным подразделением по делопроизводству с указанием причин возврата.
96. Результаты рассмотрения отражаются в резолюциях, которые проставляются в верхней правой части документа или на любом свободном месте от текста, либо на отдельном бегунке. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителей.
97. Документы должны быть рассмотрены в установленные сроки.
98. Поступившие документы после их рассмотрения руководством возвращаются структурному подразделению по делопроизводству для перенесения текста резолюции в соответствующую графу журнала входящей корреспонденции и доставляются по назначению.
99. Ответственным за исполнение документов является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.
100. Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя предоставить ему все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
101. Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам согласно номенклатуре дел.
§2. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки
102. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
103. Подписанные руководством документы передаются структурному подразделению по делопроизводству для регистрации в журнале регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 3) и отправки.
104. Документы передаются для отправки полностью оформленными. Структурное подразделение по делопроизводству проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, оформляет в конверт и в тот же день сдает в соответствующий орган связи.
105. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата управления.
106. Проекты документов после подготовки и согласования с соответствующими работниками организации передаются на рассмотрение или на подпись руководству. После подписания указанные документы регистрируются в журнале регистрации исходящих и внутренних документов и передаются для исполнения.
107. Докладные записки на имя руководства, справки, сводки и другие документы оперативного характера после их рассмотрения и исполнения помещаются в соответствующее дело.
§3. Порядок приема и передачи документов
108. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их прохождения осуществляется под расписку. Передача документов из одного структурного подразделения в другое или от одного работника к другому в обязательном порядке производится через структурное подразделение по делопроизводству, регистрируется в журнале регистрации движения документов.
§4. Регистрация документов
109. Регистрация документов осуществляется централизованно структурным подразделением по делопроизводству. Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении
110. Каждый документ регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания.
111. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из порядкового регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре.
Например:
№ 14/12 от 05.01.17 Министерство финансов
Республики Таджикистан
Направляется годовой бухгалтерский отчёт за 2016 год.
Директор подпись фамилия, имя, отчество
- где 14 - порядковый регистрационный помер, 12 - индекс дела по номенклатуре.
112. Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяются следующие регистрационные книги:
- журнал регистрации входящих документов;
- журнал регистрации внутренних документов;
- журнал регистрации исходящих документов;
- журнал регистрации законов, нормативных правовых актов Президента Республики Таджикистан и Правительства Республики Таджикистан;
- журнал регистрации письменных поручений и протоколов совещаний Президента Республики Таджикистан;
- журнал регистрации поручений и протоколов совещаний у Премьер министра Республики Таджикистан и его заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Республики Таджикистан;
- журнал регистрации обращений физических и юридических лиц;
- журнал регистрации правительственных телеграмм;
- журнал регистрации возвращенных документов.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
113. Берутся под контроль все важные государственные документы, которые должны быть исполнены, в том числе законы, нормативные правовые акты Президента Республики Таджикистан, Правительства Республики Таджикистан, поручения Премьер-министра Республики Таджикистан и его заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан и его заместителей, запросы, поручения вышестоящих органов и указы и распоряжения руководства организации.
114. Контролю также подлежит исполнение наиболее важных внутренних документов.
115. Порядок взятия под контроль и снятия с контроля контролируемых документов, а также случаи продления сроков их исполнения, в зависимости от характера организации работы, устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации.
116. Процесс исполнения документов и имеющихся в них поручений руководство контролирует через структурное подразделение по делопроизводству или отдельных ответственных лиц.
117. Взятие под контроль контролируемых документов осуществляется через контрольные карточки установленной формы А5 размера 148х210мм в соответствии с приложением 5.
118. С целью организации контроля за исполнением контролируемых документов на имя соответствующего структурного подразделения в двух экземплярах заполняется контрольная карточка за подписью руководителя структурного подразделения по делопроизводству или ответственного должностного лица.
119. В контрольной карточке должны быть кратко отражены все необходимые данные о процессе исполнения контролируемого документа.
120. Срок исполнения документа отсчитывается с момента его поступления в организацию.
121. Документы должны быть исполнены (рассмотрены) в следующие сроки:
- законы Республики Таджикистан - в соответствии с требованиями законодательства;
- разработка подзаконных актов - в сроки установленные Правительством Республики Таджикистан;
- совместные постановления Маджлиси милли и Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, постановления Маджлиси милли и и Маджлиси намояндагон Маджлиси Оли Республики Таджикистан, указы и распоряжения Президента Республики Таджикистан, постановления и распоряжения Правительства Республики Таджикистан - в сроки, указанные в них;
- запросы и письма членов Маджлиси милли, депутатов Маджлиси намояндагон и Местных маджлисов народных депутатов в зависимости от их депутатской деятельности до одного месяца, если требуют дополнительного изучения и контроля - безотлагательно;
- поручения Премьер-министра Республики Таджикистан и его заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Президента и его заместителей - в течение одного месяца или в сроки, указанные в них;
- поручения Премьер-министра Республики Таджикистан и его заместителей, Руководителя Исполнительного аппарата Президента и его заместителей о представлении Правительству и Исполнительному аппарату Президента Республики Таджикистан информации, документов и других необходимых материалов - в течение пяти дней со дня их принятия, если не указан другой срок;
- письма, заявления и жалобы физических и юридических лиц - в соответствии с Законом Республики Таджикистан "Об обращениях физических и юридических лиц";
- постановления коллегии, коллегиального органа и распоряжения руководителя организации - в сроки, указанные в них;
- письма, запросы и поручения вышестоящих организаций - до десяти дней или в сроки, указанные в них;
- телефонограммы - в сроки, указанные в них или в зависимости от срочности вопроса.
122. Если в актах Президента и Правительства Республики Таджикистан, а также протоколах заседания Правительства Республики Таджикистан и заседания у Руководителя Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан конкретно не определен срок исполнения указаний, поручений, мероприятий, пунктов, то в контрольной карточке в зависимости от содержания поручения контрольный срок исполнения по согласованию со структурными подразделениями Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан устанавливается следующим образом:
- указы Президента Республики Таджикистан - ежеквартально, каждое полугодие и ежегодно;
- распоряжения Президента Республики Таджикистан - ежеквартально;
- постановления Правительства Республики Таджикистан - ежеквартально;
- распоряжения Правительства Республики Таджикистан - ежеквартально;
- протоколы совещаний у Президента Республики Таджикистане - ежеквартально;
- протоколы заседаний Президиума и Правительства Республики Таджикистан - ежеквартально;
- протоколы заседаний при Руководителе Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан - ежемесячно;
- программы, концепции, стратегии и планы мероприятий - каждое полугодие, ежегодно;
- исполнение плана мероприятий, утверждаемых Президентом Республики Таджикистан - каждое полугодие, ежегодно;
- исполнение рабочего плана Правительства Республики Таджикистана - месяца до указанного месяца.
123. С целью организации и координации процесса контроля исполнения на должном уровне, структурное подразделение по делопроизводству организации по согласованию с соответствующими структурными подразделениями Исполнительного аппарата Президента Республики Таджикистан и вышестоящими органами может определить срок исполнения контролируемых документов и указать в контрольных карточках.
124. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан исчерпывающий и правильный ответ.
125. Данные о состоянии исполнительной дисциплины и результатов исполнения контролируемых документов обобщаются структурным подразделением по делопроизводству или отдельными ответственными лицами по состоянию на 1-е число каждого месяца и докладываются руководству.
126. На основе анализа, в целом разрабатываются рекомендации и предложения по ускорению процесса исполнения документов, повышению исполнительной и управленческой дисциплины.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
§1. Составление номенклатуры дел
127. Документы после их исполнения (использования) группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу, подшитой в отдельную обложку.
128. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, составляется номенклатура дел, являющаяся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.
129. Номенклатура дел составляется структурным подразделением по делопроизводству совместно с другими работниками аппарата. Составленная номенклатура дел согласовывается с соответствующим государственным архивом, утверждается руководством и вводится в действие с 1 января нового года (приложение 6).
130. Утвержденная номенклатура действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры организации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года лишь только уточняется и перепечатывается.
131. В номенклатуру дел включается вся документация, как создаваемая самой организацией, так и получаемая извне.
132. В номенклатуру дел не включаются получаемые печатные издания, брошюры, справки, бюллетени и другие подобные издания.
133. Индексы дел в номенклатуре состоят из обозначений структурных подразделений и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или направления деятельности.
134. Заголовки дел располагаются в соответствующих разделах номенклатуры по значимости документов, формируемых в дела.
135. Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.
136. Заголовки дел по вопросам, не разрешённым в течение года являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем лее индексом.
137. Если в течение года в деятельности аппарата возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
138. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (приложение 7).
139. Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций разрабатывают типовые номенклатуры дел для однотипных подведомственных учреждений, организаций и предприятий. Например:
"Типовая номенклатура дел средних общеобразовательных учреждении", "Типовая номенклатура дел городских (районных) центров здоровья" и другие.
§2. Формирование дел
140. Исполненные и соответственно оформленные документы группируются и формируются (брошюруются) в дела. Формирование дел в соответствии с номенклатурой осуществляется в структурных подразделениях по месту исполнения документов.
141. Одно из основных требований к формированию документов раздельное формирование в дела документов постоянного и временного хранения.
142. При формировании дел требуется строго соблюдать их объем и состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий не допускается. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.
143. Документы внутри дела располагаются в порядке разрешения вопросов, по хронологии и индексации.
144. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
145. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
146. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
- анкета, листок по учету кадров;
- автобиография;
- документы об образовании;
- выписка из распоряжений о назначении, перемещении, увольнении.
147. Карточки формы Т-2 (личная карточка работника - документ унифицированной формы, который заполняется на основании распоряжения руководителя организации о приеме на работу работников всех категорий образец, который утверждается статистическим органом) располагаются в алфавитном порядке.
148. Переписка группируется в дела за период календарного года.
149. В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.
150. Переписка с вышестоящими организациями группируется по конкретным вопросам.
6. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ПОРЯДОК ИХ УНИЧТОЖЕНИЯ
§1. Экспертиза научной и практической ценности документов
151. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на последующее хранение или выделение к уничтожению.
152. Экспертиза. ценности документов осуществляется работниками структурных подразделений под методическим руководством постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации.
153. Отбор документов к уничтожению оформляется актом по определённой форме. Акты рассматриваются экспертной комиссией, подписываются председателем и членами этой комиссии, утверждаются руководством.
154. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится только после того, как описи дел постоянного и временного сроков хранения за соответствующий период времени утверждены органами государственного архива.
§2. Оформление дел
155. В начале года в каждом структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел оформляются обложки формируемого дела.
156. Оформление дел включает в себя работу по описанию обложки дела, его брошюровка, нумерации листов и составление заверительной надписи.
157. Дела постоянного и долговременного сроков хранения (от 10 лет и выше) переплетаются с твердой обложкой, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
158. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, описи дел не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
159. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.
160. По сложным вопросам, связанным с оформлением дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с соответствующим государственным архивом.
§3. Описание документов постоянного и долговременного хранения
161. По окончании делопроизводственного года по результатам проведённой экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного срока хранения, которые подлежат включению в опись (приложение 8).
162. Опись составляется структурным подразделением по делопроизводству при методической помощи соответствующего государственного архива. Годовые описи дел подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) организации государственным архивным органом.
163. Описи составляются раздельно на дела постоянного, долговременного срока хранения и на дела по личному составу.
164. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Дела в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой дел.
§4. Обеспечение сохранности документов
165. За сохранность документов организации несут ответственность структурное подразделение по делопроизводству и руководители структурных подразделений.
166. Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив организации или уничтожения хранятся в рабочих комнатах, в закрываемых шкафах или специально отведенных закрывающихся помещениях.
167. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководства с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта об изъятии подлинника.
§5. Передача дел в архив организации
168. В архив организации передаются дела постоянного и долговременного срока хранения через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях.
169. Архив организации принимает дела по описям или номенклатурам дел.
170. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
§6. Порядок уничтожения документов
171. Список уничтожения документов составляется структурным подразделением по делопроизводству совместно с другими работниками организации. В то же время составленный список уничтожения документов согласовывается с соответствующим государственным архивом и утверждается руководством.
172. Уничтожение документов должно соответствовать следующим правилам:
- оформляться юридически (акт об уничтожении);
- быть надежным и конфиденциальным (исключать возможность восстановления);
- получение письменного разрешения на уничтожение от экспертной комиссии организации;
- проводиться в присутствии экспертной комиссии.
173. Уничтожаться должны только те документы, которые прошли экспертизу ценности и у которых истек срок хранения.
174. Основным методом уничтожения бумажных документов является шредирование (измельчение) в зависимости от степени конфиденциальности или сожжения.
175. При уничтожении документов вне территории организации доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ВО ВРЕМЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ, РАЗМНОЖЕНИЯ И МАГНИТНЫХ ЗАПИСЕЙ
176. В процессе работы с документами в государственных органах и организациях используются компьютеры и другие технические средства, в ток числе используется аудио и видео техника. Методическое руководство разработки документов с использованием технических средств осуществляет ответственным работником организации.
177. Размножение копий документов осуществляется под строгим контролем руководителя структурного подразделения. Размножения неслужебных документов или имеющих гриф секретности запрещено.
178. Ответственный специалист структурного подразделения по делопроизводству ответственен за сохранение сведений размноженных документов, за предотвращения излишнего и незаконного размножения, не попадание копии документов в руки других лиц.
179. Магнитофонная запись мероприятий, которое проводится в организации завершается со стороны соответствующих структурных организаций. Расшифровка записи мероприятий в необходимых случаях осуществляется с разрешения руководителя организации. Магнитофонная запись заседаний других мероприятий сохраняется в порядке установленном для документов имеющих гриф "Для служебного пользования".
180. Порядок использования компьютеров, принтеров, сканеров, доступность к накопленным информационным материалам, защита от незаконного, использования документов определяется в отдельном порядке.
181. При принятии на работу сотрудника работодателем проверяется его знания и навыков пользования работы с техническими средствами.
* Приложение 1-8
